Met onderstaande hoofdonderdelen kunt u toetsen of u een volledig overzicht heeft van het aanpassingsproces.

Pensioenuitvoerder
U ontvangt van de pensioenuitvoerder een voorstel voor de aanpassing van uw pensioenregeling. U dient dit voorstel te toetsen op:

• volledigheid: worden alle facetten van de pensioenregeling die worden geraakt benoemd?
• passendheid: past de voorgestelde wijziging nog bij het geformuleerde pensioenbeleid?
• fiscale aspecten: voldoet de voorgestelde pensioenregeling aan het nieuwe fiscale kader?

Ondernemingsraad
Voordat u akkoord gaat met het voorstel van de uitvoerder, moet u eerst een instemmingsverzoek indienen bij de ondernemingsraad. De ondernemingsraad moet hierbij voldoende tijd krijgen om het instemmingsverzoek te kunnen beoordelen. Ook kan de ondernemingsraad besluiten om een adviseur in te schakelen om het wijzigingsvoorstel te laten toetsen. Het is daarom aan te bevelen om de ondernemingsraad vroegtijdig te betrekken bij het aanpassingstraject. Na instemming van de ondernemingsraad kunt u akkoord gaan met het voorstel van de uitvoerder.

Werknemer
Een instemming van de ondernemingsraad bindt de individuele werknemer niet. Een individuele werknemer kan met gegronde redenen bezwaar maken tegen de aanpassing van zijn arbeidsvoorwaarde. U dient met deze werknemer in gesprek te gaan en mogelijkerwijs te voorzien van aanvullende informatie. Deze aanvullende informatie kan ook van belang zijn voor andere werknemers. Als u en de werknemer die bezwaar maakte uiteindelijk overeenstemming hebben bereikt is het aan te bevelen dat u dit schriftelijk goed vastlegt en documenteert.

Communicatie
Zorgvuldige en begrijpelijke communicatie richting alle belanghebbenden is erg belangrijk. Zowel de ondernemingsraad als de werknemers moeten de impact en de gevolgen van de aanpassing kunnen overzien. Alleen dan kunt u op een juiste wijze het instemmingsproces doorlopen. Ook beperkt u hiermee toekomstige claims als een werknemer zich beroept op onjuiste of onzorgvuldige informatieverstrekking.

Zorgplicht
U heeft als werkgever een zorgplicht bij de wijziging van de pensioenregeling. U dient uit ‘goed werkgeverschap’ zorgvuldig om te gaan met de belangen van de werknemer bij wijzigingen in hun arbeidsvoorwaarden. Ook is het, in het kader van compliancy, essentieel om uw dossiervorming op orde te hebben.

Webinar
Meer weten? Bekijk ook ons webinar over de verhoging van de pensioenrichtleeftijd en de gevolgen voor uw organisatie.