Nederlands | Français Belgium

Wat te doen bij een shutdown van een bedrijf?

 

Veiligheid: leidraad tijdelijke bedrijfssluiting en/of ‘lockdown’ van sites

 

Risicopreventie voor tijdelijk gesloten bedrijven vanwege het coronavirus


Lokale overheden zetten regio’s tijdelijk op slot (‘lockdown’) vanwege het coronavirus; veel organisaties gaan daarom over tot tijdelijke bedrijfssluiting of het stopzetten van activiteiten. Waar moet u op letten als u dit doet? Onze experts op het gebied van veiligheid geven u een leidraad voor een goede risicopreventie voor bedrijven tijdens de ‘lockdown’.

 

Waar moet u aan denken bij het tijdelijk sluiten / ‘lockdown’ van bedrijven?


De risico's van tijdelijk stilgelegde bedrijven zijn meestal anders dan die van bedrijven die operationeel zijn. Bovendien staan deze bedrijven vaak niet onder het dagelijks toezicht van het management en uw personeelsleden. Daarnaast kunnen tijdelijk stilgelegde bedrijven aantrekkelijk zijn voor jongeren en vandalen. Daarom dienen er voorzorgsmaatregelen te worden genomen om ongeoorloofde toegang te voorkomen tijdens de ‘lockdown’ periode.

Voor de korte termijn zijn de veiligheidsrisico’s waar u rekening mee moet houden: brand (die bijvoorbeeld wordt veroorzaakt door brandstichting of slecht functioneren van elektrische apparaten), diefstal, vandalisme en misschien in bepaalde regio’s of periodes het bevriezen van waterinstallaties.

Op basis van schadestatistieken kunnen we vaststellen dat schade ook kan optreden wanneer een site weer wordt opgestart na een periode van stillegging – bijvoorbeeld na afloop van een ‘lockdown’ periode. Denk eraan dat het hier twee verschillende fases betreft, met elk zijn eigen aandachtspunten op het gebied van veiligheid.

Heeft u al een procedure voor het stilleggen van bedrijfsprocessen tijdens de zomer of rond de Kerst? Gebruik deze dan ook voor het stilleggen en opnieuw opstarten van uw bedrijf na de ‘lockdown’ periode

 

Algemene leidraad voor risicobeheersing bij tijdelijke sluiting van bedrijven

Gebruik deze leidraad als een richtlijn van goede praktijk, het is geen regelgevend document.

 

Autoriteiten

  • Controleer of er wettelijke aspecten zijn aan het tijdelijk sluiten van locaties. Stel de autoriteiten in een vroeg stadium op de hoogte van de plannen om uw bedrijfspand(en) tijdelijk te sluiten.
  • Geef politie en/of brandweer de sleutels van het gesloten gebouw of verstrek in ieder geval de gegevens van een of meerdere contactpersonen voor noodsituaties.

Verzekeringen

  • Stel de verantwoordelijke voor de verzekeringen en/of de riskmanager van uw bedrijf in een vroeg stadium op de hoogte van de plannen voor de sluiting van de site. Informeer ook uw contactpersoon bij Aon.

Beveiliging

  • Houd de beveiliging in stand tijdens de ‘lockdown’ periode. Indien dit praktisch niet mogelijk is of wanneer er geen cameratoezicht (CCTV-systeem) of inbraakalarmsysteem is, dient er meerdere keren per dag een rondgang te worden gemaakt binnen en buiten de gebouwen. De rondgang op de site dient willekeurig te zijn, dus niet elke dag rond dezelfde tijd en in dezelfde volgorde. Als alternatief hiervoor kunt u denken aan een tijdelijk mobiel (gehuurd) CCTV-systeem met continue bewaking.
  • Zorg dat CCTV-camerabeelden door de bewaker van de site of op afstand kunnen worden bekeken.
  • Houd elektronische inbraakalarmsystemen in dienst tijdens de tijdelijke bedrijfssluiting. Laat de externe meldkamer weten dat het gebouw onbemand is. De meldkamer dient het nummer van de politie te hebben; of van andere contactpersonen voor de locatie die zij, indien nodig, kunnen bellen.
  • Vraag uw beveiligingsbedrijf of particuliere alarmcentrale of zij een effectief bedrijfscontinuïteitsplan hebben, zodat zij hun dienstverlening tijdens de ‘lockdown’ periode kunnen garanderen.
  • Houd 's nachts de buitenverlichting aan en controleer de werking daarvan regelmatig.
  • Schakel de binnenverlichting waar mogelijk uit.
  • Sluit alle poorten, deuren en ramen. Ga na of het hekwerk in goede staat is en controleer dit regelmatig.
  • Houd een sleutelregistratiesysteem bij. Alleen bevoegde personen mogen toegang hebben tot de tijdelijk gesloten gebouwen.
  • Sla vertrouwelijke en belangrijke documenten veilig op. Zorg dat bedrijfskritische (ICT-)systemen beveiligd zijn. Verwijder brandbare materialen uit ICT-ruimtes en sluit deze ruimtes af.

Brandbeveiliging

  • Maak vóór de ‘lockdown’ van het gebouw een afsluitende rondgang met minimaal twee medewerkers, om systemen en elektrische apparaten uit te schakelen en ramen en deuren te sluiten.
  • Houd de brandbeveiliging in het gebouw operationeel tijdens de tijdelijke bedrijfssluiting; bijvoorbeeld de automatische sprinklerinstallatie, het branddetectiesysteem en de branddeuren.
  • Blijf indien mogelijk doorgaan met de periodieke inspecties, testen en onderhoud van de brandbeveiligingssystemen. Is dit niet mogelijk, neem dan contact op met uw lokale contactpersoon bij Aon (bijvoorbeeld uw accountmanager of risk control engineer) om alternatieven te bespreken. Deze activiteiten kunnen eventueel, in overleg met Aon en verzekeraars, worden uitgesteld tot na de ‘lockdown’ periode.
  • Controleer of dieseltanks van bluswatervoorzieningssystemen (o.a. sprinklers) vol zijn.
  • Sluit branddeuren. Indien branddeuren open moeten blijven, controleer dan of deze deuren automatisch volledig gesloten kunnen worden en of ze niet geblokkeerd worden door voorwerpen die in de weg staan.
  • Controleer fysiek of de sprinklerafsluiters in een volledig open positie staan.
  • Controleer of brandmeldinstallaties goed werken en dat brand- en technische alarmen worden verzonden naar de juiste locaties (niet naar de onbemande receptie maar naar de bewaker, de particuliere alarmcentrales of de brandweer).
  • Controleer of ondergrondse brandkranen op het terrein niet bedekt/geblokkeerd worden door buitenopslag, containers of geparkeerde vrachtwagens. Ga ook na of de afsluiters van de hoofdsecties van brandkranen open staan.
  • Zorg dat de watervoorziening voor de brandweer volledig operationeel en toegankelijk is en blijft tijdens de ‘lockdown’ periode.
  • Laat de externe meldkamer voor brandalarmopvolging weten dat het gebouw tijdelijk leeg staat. De meldkamer dient te beschikken over het telefoonnummer van een centrale contactpersoon van het bedrijf of de brandweer, zodat ze die indien nodig kunnen bellen.
  • Houd een procedure voor het buiten gebruik stellen (impairment) van brandbeveiligingssystemen in stand, bijv. in geval van (al dan niet gepland) onderhoud. Verwittig per mail Aon ([email protected]) en eventueel de verzekeraar van het (gedeeltelijk) buiten gebruik stellen van sprinklersystemen, gasblussystemen, branddetectiesystemen, CCTV of inbraakmeldsystemen.
  • Controleer voorafgaand aan de tijdelijke sluiting of snelblussers en brandslangen niet geblokkeerd worden en goed zichtbaar zijn.
  • Verwijder brandbaar materiaal van het terrein vóór de tijdelijke bedrijfssluiting. Denk daarbij aan ongebruikte pallets, afval en andere brandbare materialen.
  • Verwijder, voor zover praktisch mogelijk, alle brandbare materialen uit het tijdelijk gesloten gebouw, zoals afval, ontvlambare/brandbare vloeistoffen en andere niet-essentiële brandbare stoffen.
  • Sluit buiten opgeslagen gascilinders of vaten met brandbare vloeistoffen af.
  • Zorg ervoor dat tanks en leidingen die tijdelijk geen ontvlambare vloeistoffen of gassen bevatten, worden afgetapt en doorgespoeld, om zo het gevaar van brand of explosie door resterende dampen te verminderen.
  • Vrachtwagens dienen op een afstand van minimaal tien meter van het hoofdgebouw te worden geparkeerd.

Installaties en apparaten

  • Schakel alle niet-essentiële nutsvoorzieningen uit: elektriciteit, water, gas, olie, perslucht, enz. Houdt evenwel essentiële nutsvoorzieningen in dienst zoals de voeding van brandbeveiligings- en inbraakbeveiligingssystemen.
  • Controleer of er geen brandbare materialen (te dicht) in de buurt staan van verwarmingstoestellen. Kleine mobiele verwarmingstoestellen dienen te worden uitgezet tijdens de ‘lockdown’, tenzij ze echt nodig zijn en op een veilige manier worden gebruikt.
  • Koppel indien mogelijk alle batterijlaadsystemen los. Controleer voor de systemen die niet kunnen worden losgekoppeld, of alle batterijladers en op te laden toestellen op voldoende afstand (minimaal 3 meter) staan van brandbare materialen.
  • Houd voor gebieden met een bevriezingsrisico de verwarmingsinstallaties operationeel om te voorkomen dat essentiële waterinstallaties, zoals sprinklersystemen en proceswatersystemen, tanks en leidingen, bevriezen.
  • Sluit de kranen van de waterleiding of koppel apparaten zoals koffiemachines los tijdens de tijdelijke bedrijfssluiting of neem ze mee in de dagelijkse controleronde.

Onderhoud

  • Indien de tijdelijke ‘lockdown’-periode wordt gebruikt voor onderhoud of projecten, gebruik dan een procedure voor 'veilig werken door aannemers'.
  • Er dient een schriftelijke vuurvergunning voor brandgevaarlijke werkzaamheden te worden afgegeven voor alle bouw-, sloop- en onderhoudswerkzaamheden waarbij snijden, slijpen, lassen enz. nodig is. Een brandwacht dient de werkplek te controleren voor, tijdens en na deze werkzaamheden. Op uw verzoek kan Aon meer informatie geven over de voorschriften bij brandgevaarlijke werkzaamheden.


Aanvullende informatie
 

Brochure
  • Neem indien nodig contact op met uw Aon accountmanager of met uw Aon Risk Control Consultant voor aanvullende informatie.
  • Aon bezorgt u bij deze ook de Engelstalige Risk Control checklist voor tijdelijk gesloten sites waarin bovenstaande punten overzichtelijk opgenomen zijn. Handig en gewoon consulteerbaar door een click op het document.