Actes de terrorisme, catastrophes naturelles, instabilité politique et épidémies sont des situations face auxquelles personne n’est totalement à l’abri. Lorsque vos collaborateurs voyagent pour affaires, vous devez vous assurer que ces derniers soient bien préparés. Cela relève autant de la mise en place d’une couverture d’assurance que des dispositions à prendre en considération avant et pendant la mission.
Un segment en continuelle expansion
Les entreprises sont toujours plus nombreuses à dépasser nos frontières en quête de nouveaux marchés, produits, connaissances et main d’œuvre. Les collaborateurs de ces entreprises sont dès lors envoyés dans des endroits généralement inconnus et potentiellement plus risqués. L’employeur prend typiquement en charge l’organisation du voyage et contracte généralement une assurance pour couvrir les risques supplémentaires qui y sont liés. Cependant, leur devoir en qualité d’employeur ne s’arrête pas là. Il en va aussi de leur responsabilité d’informer leurs collaborateurs, de les préparer face aux risques que ceux-ci pourraient rencontrer, mais également de déterminer les mesures à suivre en cas d’incident. C’est pour cela que grand nombre d’assureurs et de sociétés spécialisées dans la matière ne se contentent plus uniquement de proposer des couvertures de risque et d’assistance mais fournissent dorénavant d’intéressants services en lien direct avec les obligations de l’employeur. Vous trouvez ci-dessous un aperçu des pistes pouvant aider les employeurs à remplir ce « Duty of Care ».
Comment bien se préparer ?
Lorsque vos collaborateurs partent à l’étranger pour des raisons professionnelles, il est essentiel de leur communiquer toutes les informations pertinentes au bon déroulement de leur voyage. Ces informations devront leur permettre de pouvoir se préparer dans de bonnes circonstances et évaluer au mieux les risques potentiels auxquels ils pourraient être confrontés. Ces derniers doivent par exemple être mis au courant de la qualité des soins de santé du pays dans lequel ils se rendent, des vaccins nécessaires, des mesures de sécurité à prendre ou encore des incidents récents qui y sont survenus. Dans certains cas, il peut s’avérer opportun de fournir des instructions plus détaillées, voire de proposer des entrainements ou des procédures plus spécifiques afin d’assurer des voyages en toute sérénité.
La technologie au service des voyageurs, comme des employeurs
Afin de rendre ces voyages d’affaires plus sûrs et plus faciles à gérer, les acteurs du marché vont au-delà de leur raison première qui est de fournir des couvertures d’assurance en étendant leurs offres à des services complémentaires toujours plus nombreux. Dorénavant ceux-ci veillent également à accompagner les voyageurs pendant toute la durée de leurs déplacements en fournissant par l’intermédiaire de sites web ou autres applications pour smartphones des informations détaillées et en temps réels sur l’endroit dans lequel ils se trouvent. Ces nouvelles sources de renseignement fournissent aux utilisateurs des informations précieuses sur des sujets divers et variés comme la localisation de centres médicaux, les récents évènements politiques, la météo, les différentes autorisations requises, la culture, les infrastructures etc… Qui plus est, ces sites web et applications peuvent généralement être personnalisables afin que chacun reçoive les informations pour lesquelles il est directement concerné. En cas de danger, tant le collaborateur que l’employeur est dès lors au courant du moindre évènement. Ils peuvent décider de postposer ou ajuster le voyage, et prendre les bonnes mesures de sécurité si nécessaire. Certains fournisseurs proposent également des systèmes de géolocalisation qui permettent à un collaborateur de faire connaître sa position à tout moment et de rassurer son employeur comme sa famille dans le cas où celui-ci pourrait être concerné par un évènement.
Bien gérer un incident
Bien entendu, les meilleures mesures de précaution ne peuvent pas toujours empêcher un incident de se produire. Dans ces cas-là, les collaborateurs doivent pouvoir connaître les procédures à suivre afin de recevoir une assistance dans les plus brefs délais. Grâce à la mise en place d’une structure de communication efficace, l’employeur et la société d’assurance vont pouvoir coordonner leur intervention et répondre de manière pragmatique à ces situations. Il est d’autant plus important d’agir rapidement qu’une situation peut généralement très vite se dégrader si une solution n’est pas apportée au plus vite. En outre, ces incidents prennent également une toute autre dimension lorsque non pas un, mais plusieurs collaborateurs sont concernés en même temps. Ici aussi la technologie est mise à disposition des personnes concernées notamment grâce à la possibilité d’envoyer des messages d’alerte groupés.
La solution proposée par Aon
Aon propose des solutions indépendantes destinées à des organisations opérant à échelle mondiale. Nos consultants ont une parfaite connaissance du marché ainsi que des assureurs et prestataires de services œuvrant dans le domaine des assurances voyages d’affaires. En effet, là où aucune autre entité n’est en mesure de vous proposer ce dont vous avez besoin, Aon élabore pour vous la solution adéquate en combinant les services et solutions qui vous conviennent. Nous travaillons en collaboration avec tous les autres prestataires de services mondiaux renommés, pourvu qu’ils répondent à nos conditions rigoureuses. Nous sommes dès lors en mesure de vous aider dans l’exercice de vos obligations, d’assurer la sécurité de vos collaborateurs voyageant à l’étranger.
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