Onko yrityksesi kansainvälistyvä tai jo laajasti maailmalla toimiva? Onko vakuutusratkaisussa huomioitu niin lainsäädännön, asiakkaan kuin omistajan tai emoyhtiön vaatimukset? Hyödynnätkö ostovoimaasi täysimittaisesti? Mistä löydät vakuutusratkaisuusi liittyvät dokumentit, kun niitä eniten tarvitset?
Yrityksen liiketoiminnan ollessa kansainvälistä myös vakuutusturvan täytyy vastata maantieteellistä ulottuvuutta. Tämä ei kuitenkaan yksistään riitä, vaan vakuutusturvan tulisi vastata myös yrityksen riskejä ja tahtotilaa siitä, mitä riskejä hallitaan ja siirretään vakuutusten avulla. Parhaimmillaan vakuutukset ovat rasvaa liiketoimintasi rattaissa, ja vakuutusturva toimii turvatyynyn tavoin, jos vahinko sattuu.
Vakuuttamista säädellään voimakkaasti useimmissa maissa. Kansainvälisen vakuutusratkaisun on mukauduttava paikallisiin viranomaisvaatimuksiin samalla, kun sen tulee palvella vakuutuksenottajan liiketoiminnan tarpeita. Vakuutusratkaisua laadittaessa on siis tasapainoiltava suoraviivaisen ja säädöstenmukaisen ratkaisun kanssa.
Huolimatta näistä haasteista yrityksen on yleensä järkevää pyrkiä järjestämään globaali vakuutusratkaisu, jota sitten täydennetään mahdollisten maakohtaisten järjestelyiden avulla. Näin varmistutaan siitä, että koko yrityksellä on tasalaatuinen vakuutusturva. Samalla saadaan hyödynnettyä ostovoimaa, ja vakuutusten kustannuksia voidaan kontrolloida. Vakuutusratkaisu koostuu tällöin todellisuudessa useista vakuutussopimuksista.
On kuitenkin tärkeää, että sopimukset on asianmukaisesti dokumentoitu ja helposti saatavilla silloin, kun niitä tarvitaan – esimerkiksi vahinkotilanteessa. Tämä voi olla haaste, koska vakuutusratkaisu sisältää kymmeniä dokumentteja. Pahimmillaan vakuutuksiin liittyvä hallinnointi vie leijonanosan riskienhallintaan varatuista voimavaroista.
Paljonko on paljon?
Esimerkki:
Äxä Oyj toimii kymmenessä maassa, joista viisi on EU/ETA-maita, ja viisi EU/ETA:n ulkopuolisia maita. Äxällä on neljä kansainvälistä vakuutusratkaisua: omaisuus- ja keskeytysvakuutus, kuljetusvakuutus, toiminnan ja tuotevastuuvakuutus sekä hallinnon vastuuvakuutus. EU/ETA-maiden toiminta vakuutetaan suoraan Suomessa ns. master-vakuutuksessa ja EU/ETA:n ulkopuoliset maat kukin omassa vakuutuksessaan, jotka on tehty osana kokonaisratkaisua. Vakuutussopimukseen liittyviä keskeisiä dokumentteja ovat yleensä vakuutuskirja, vakuutusehdot, vakuutusmaksu(lasku) ja vakuutustodistus.
Jos Äxällä on neljä vakuutusohjelmaa, niin Äxällä on kokonaisvakuutusratkaisuun liittyen vähintään 6 x 4 = 24 vakuutussopimusta: EU/ETA-maat voivat olla suoraan vakuutettuna ns. master-vakuutuksessa, ja EU/ETA:n ulkopuoliset maat on vakuutettu kukin omassa vakuutuksessaan, joka on tehty osana em. vakuutusratkaisua.
Jos puolestaan jokaisesta vakuutussopimuksesta huomioidaan kaikki tyypilliset vakuutusdokumentit, niin kaiken kaikkiaan vakuutusdokumentteja on 24 x 4 = 96 kpl.
Esimerkkitapauksen lähes sadan vakuutusdokumentin arkistointi ja saatavuus ajantasaisesti niitä tarvittaessa voi olla haaste – varsinkin, kun vakuutusten kausi on tyypillisesti yksi vuosi. Dokumentit pitää siis päivittää vuosittain. Esimerkin yrityksellä olisi todennäköisesti vieläpä kymmeniä muita vakuutussopimuksia, sillä yrityksillä on paikallisen lainsäädännön vaatimia pakollisia vakuutuksia, joita ei voida sisällyttää globaaleihin ratkaisuihin. Tällaisia vakuutuksia ovat usein henkilövakuutukset, jotka eivät olleet esimerkissä mukana.
Vaikka vakuutusyhtiöt tarjoavat nykyään asiakkaidensa käyttöön kehittyneitä sähköisiä palveluita, niiden haaste on vakuuttajakohtaisuus: Yrityksellä voi olla useita vakuuttajakumppaneita eri vakuutuslajeissa. Esimerkin Äxä on kuitenkin hyvässä asemassa sikäli, että se on pystynyt ratkaisemaan vakuutustarpeensa ainakin osittain keskitetyllä ratkaisulla, ja voi siten varmistua, ettei vakuutusturvassa todennäköisesti ole tunnistamattomia päällekkäisyyksiä tai merkittäviä aukkoja.
Anna Aonin auttaa!
Kansainvälisen verkostonsa avulla meklari voi toimia yrityksesi riskienhallinnan jatkeena. Aonin asiantuntijoiden palvelut voidaan valjastaa yrityksesi tueksi globaalisti. Meillä on ratkaisu myös vakuutusdokumenttien hallintaan: Tarjoamme käyttöösi selainpohjaisen palvelun, jonka avulla vakuutuksiin liittyvä dokumentaatio pysyy näpeissäsi. Aonin asiakkaana Äxän vakuutusten tietoja ja dokumentteja ylläpidetään digitaalisessa arkistossa – ei ”mappi-Ö:ssä”.
Aonin Global Account Management System, Risk Manager Dashboard (kuvakaappaus)
Kysy lisää ratkaisuistamme
- Global Account Management System (GAMS): Aon kokoaa tiedot vakuutussopimuksista ja dokumenteista yhteen paikkaan puolestasi. Yksittäisten vakuutusten tiedot kirjataan järjestelmään tietokannaksi. Saat pääsyn näihin tietoihin selaimen kautta, ja voit käsitellä tietoja laskentataulukossa. GAMSista voit lisäksi seurata esimerkiksi vakuutusuudistuksen tilannetta. Linkkien kautta saat lisätietoa muun muassa paikallisista vakuutusvaatimuksista ja markkinoista.
- Kansainvälinen vakuutusselvitys: Vakuutusselvityksessä kerätään tieto yrityksen tämän hetken vakuutusturvasta sovitussa laajuudessa, esimerkiksi vahinkovakuutusten tai henkilövakuutusten osalta. Tiedoista kootaan rekisteri, josta käyvät ilmi muun muassa vakuutusmaksut ja meklarinpalkkiot. Tietojen konsolidoinnissa voidaan hyödyntää Aonin GAMS-järjestelmää. Tietojen perusteella Aon antaa arvion siitä, millä tavoin vakuutusturva vastaa yrityksen riskejä, hyvää vakuutustapaa, kansallisia vaatimuksia ja saatavilla olevaa vakuutusturvaa. Selvityksen tuloksena yritys saa suositukset vakuutusratkaisun kehittämiseksi (päällekkäisyydet ja aukot) ja arvioita kustannusvaikutuksista (muun muassa mahdollinen säästöpotentiaali tai kustannukset kattamattomien riskien vakuuttamisen osalta).
- Global Optimization Index on työkalu, joka auttaa arvioimaan riskienhallinnan käytäntöjä kansainvälisessä organisaatiossa. Kysely antaa arvioinnin tuloksena palautetta seitsemän eri osa-alueen toimivuudesta. Vastauksia verrataan parhaisiin käytäntöihin – saat parannusehdotuksia välittömästi kyselyn jälkeen. Saat lisäksi raportin, johon arviota täydentää Aonin asiantuntija. Arvioinnin raportti yhdessä asiantuntijan vinkkien kanssa auttaa kehittämään kansainvälisiä vakuutusohjelmia ja muita riskienhallinnan prosesseja entistä paremmiksi.
- Aon Global Client Network: Lisätietoa Aonin verkoston palveluista.
