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Fünf Fragen an ...
Alexandra Pracht und Christopher Lesch | Administration der betrieblichen Altersversorgung – Make or Buy?

In einem Umfeld steigender Komplexität, wachsender Erwartungen von Mitarbeitern und Rentnern sowie dem weiterhin bestehenden Fachkräfte-Mangel ist die Auslagerung der bAV-Administration an einen kompetenten Partner eine Option, die Unternehmen in Betracht ziehen sollten.

Welche Prozesse und Aufgaben können ausgelagert werden?

Pracht: Bei Aon haben wir die Prozesse nach Rentnern und Anwärtern getrennt. Ob beide Bereiche oder nur einer - grundsätzlich können nahezu alle operativen Tätigkeiten ausgelagert werden, die bei der Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung anfallen.

Konkret umfasst dies für die Anwärterverwaltung das Datenmanagement inkl. Schnittstellenfunktion zur Depotverwaltung, das Führen von Einzelkonten, die fallbezogene Erstellung von Berechnungen und Bescheiden, die Bereitstellung regelmäßiger Standmitteilungen über die Höhe der Anwartschaft sowie den Geschäftsbetrieb eines CTA. Einen großen Mehrwert stellen die individuelle Beratung und Betreuung von Mitarbeitern über verschiedene Kanäle dar.

In der Rentnerverwaltung ist die vollumfängliche Abrechnung von Betriebsrenten der wesentliche Kern unserer Dienstleistung. Die professionelle Kommunikation mit den Betriebsrentnern ist hierbei etwas, das unsere Kunden und deren Leistungsempfänger sehr schätzen.

In beiden Bereichen können sich unsere Kunden auf ein qualifiziertes Reporting inklusive der Datenlieferung an den versicherungsmathematischen Gutachter verlassen.

Warum sollten Unternehmen über die Auslagerung der Administration ihrer betrieblichen Versorgungswerke nachdenken?

Lesch: Die Komplexität in der bAV-Verwaltung nimmt weiter zu. Mitarbeiter und Rentner haben zu Recht die Erwartung, dass Ihre Anliegen serviceorientiert und auf moderne Weise bearbeitet werden. Dem gerecht zu werden ist mit Blick auf den Fachkräftemangel, knappe finanzielle Budgets und die generell bereits sehr hohe Arbeitsbelastung in der Personalabteilung nur schwer möglich. Mit einem auf bAV-Verwaltung spezialisierten Partner kann ein Arbeitgeber viel Geld und Ärger sparen und seinen Mitarbeitern und Pensionären eine hochprofessionelle Betreuung ermöglichen. Bedient sich ein Unternehmen bei der Planverwaltung oder der Rentner-Payroll eines Dienstleisters und hält keine eigenen Kapazitäten vor, sind „Personenrisiken“ wie längere Krankheit, Fluktuation und Nachbesetzung ausgeschlossen. Zudem werden Kosten für Trainings und Schulungen bzgl. neuer Rechtsprechungen und aktueller Entwicklungen in der Sozialversicherung eingespart. Auch ist es im Rahmen der strategischen Neuausrichtung einer HR-Organisation vorstellbar, dass Zuständigkeiten neugeregelt und Funktionen ausgelagert werden. Dadurch gewinnt die eigene HR-Abteilung massiv an Agilität und kann sich auf die Kernaufgaben konzentrieren.

Die betriebliche Altersversorgung unterliegt einem ständigen Wandel. Wie wirkt sich das auf deren Verwaltung aus?

Lesch: Ein wesentliches Merkmal der betriebliche Altersversorgung ist ihre Langfristigkeit. Erst mit dem Rentenbeginn bzw. dem Tod des letzten Begünstigten endet die Relevanz einer Versorgungsordnung. Insofern ist es typisch, dass in Unternehmen verschiedene Generationen von Versorgungszusagen zu verwalten sind. Wir von Aon schrecken vor dieser Komplexität nicht zurück und entlasten unsere Kunden gern von der Verwaltung der gesamten Vielfalt der existierenden Versorgungsordnungen, um anschließend gemeinsam mit ihnen in die Zukunft zu gehen.

Der Trend der letzten Jahre, wertpapiergebundenen Versorgungszusage einzuführen, ebbt nicht ab. Diese Zusagen sind, insbesondere aufgrund des vorherrschenden Niedrigzinsumfelds, ein hoch attraktives Versorgungsmodell, da sie Arbeitgebern ein geringes Risiko, hohe Flexibilität, Bilanzneutralität und das Beitragsprimat bietet. Arbeitnehmer werden über diese Zusageform an den Renditechancen der Kapitalmärkte beteiligt. Die Verwaltung solcher Zusagen ist operativ komplex und aufgrund des zusätzlichen Datenaustauschs mit dem Depotverwalter technisch äußerst anspruchsvoll. Mehrfach haben wir von Aon unsere Kunden bei der Einführung fondsakzessorischer Zusagen erfolgreich begleitet und anschließend die Planverwaltung übernommen. Unsere Systeme und Prozesse sind darauf ausgerichtet auch solche administrativ anspruchsvollen Versorgungswerke effektiv zu verwalten.

Nicht zuletzt wegen unserer prozessualen und technischen Expertise in der Verwaltung komplexer Zusagen sind wir für unsere Kunden immer wieder ein geschätzter Berater bei der Umstrukturierung von Versorgungszusagen. Denn eines muss klar sein, selbst die beste Versorgungszusage verliert an Akzeptanz in der Belegschaft, wenn die Verwaltung und Kommunikation nicht professionell durchgeführt werden.

Welche Schritte hat Aon bei der Digitalisierung und Automatisierung der bAV-Verwaltung unternommen?  

Pracht: Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ist auch in der bAV heute von zentraler Bedeutung. Nur mit digitalisierten Prozessen ist eine transparente und reibungslose Zusammenarbeit zwischen HR und ausgelagerter bAV-Administration bei beidseitigem mobilen Arbeiten realisierbar. Dafür ist es erforderlich, die wiederkehrenden Standardprozesse, wie die Verarbeitung und Plausibilisierung der regelmäßigen Datenmeldung des Kunden, das Reporting sowie die Bereitstellung von Standmitteilungen zu automatisieren. Dieses Vorgehen ist für uns selbstverständlich. In Kombination mit einem HR-Zugriff auf das Aon-Verwaltungssystem und ein interaktives Mitarbeiterportal, auf das mit allen Endgeräten zugegriffen werden kann, wird die Digitalisierung abgerundet. Gerade ein interaktives Mitarbeiterportal, das alle relevanten Informationen zum jeweiligen Versorgungsplan eines Mitarbeiters enthält und die Möglichkeit bietet, auf Basis von Echtdaten verlässliche Hochrechnungen über die zu erwartende Leistung zu verschiedenen Stichtagen zu erhalten, generiert einen echten Mehrwert für Arbeitnehmer.

Warum ist Aon der richtige Partner?

Pracht: Bei Aon verfügen wir über langjährige Erfahrung in der Verwaltung von betrieblichen Versorgungswerken und der Rentner-Payroll. Unsere eingesetzten Technologien und erprobten Prozesse sind auf die Bedürfnisse unserer Kunden ausgerichtet. Als erster Anbieter von Verwaltungsservices im deutschen bAV-Markt sind wir nach ISO 27001 zertifiziert und garantieren damit ein Höchstmaß an Informationssicherheit. Für die Transition halten wir eigene Ressourcen vor, um zu garantieren, dass das Auslagerungsprojekt kostenschonend und erfolgreich durchgeführt wird.

Lesch: In der bAV sind die Übergänge von versicherungsförmiger und nicht versicherungsförmiger Durchführung oftmals fließend. Die jeweils auf einen Teilbereich spezialisierten Kollegen arbeiten interdisziplinär und kundenorientiert zusammen. Zudem haben wir langjährige Erfahrung als Geschäftsstelle von CTAs. Damit erbringen wir eine ganzheitliche bAV-Administration, realisieren mit unserem Blick für das Ganze Synergien und sind auch für die Mitarbeiter unserer Kunden ein sehr geschätzter Service-Provider.

Als Fazit:

Die Pension Administration von Aon verschafft den Mitarbeitern und Rentnern unserer Kunden einen Zugang zu erstklassigem Service und professioneller Beratung. Dabei wird die Personalabteilung entlastet und die Konzentration auf das eigene Kerngeschäft ermöglicht. Frei nach dem Motto: „Komplexität auslagern – Zufriedenheit einlagern“.

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