Vier stappen voor het doorvoeren van een effectief online benefitsplatform

Geconfronteerd met een krappe arbeidsmarkt, een verslechterende gezondheid van medewerkers en stijgende zorgkosten, proberen bedrijven hun personeelskosten in evenwicht te houden en tegelijkertijd de waardepropositie voor hun medewerkers (EVP) te verbeteren.
En dat doen ze in een tijd waarin organisaties technologie gebruiken om efficiëntie te bevorderen en minder afhankelijk zijn van interne middelen.
Dit leidt vaak tot het uitbesteden van de benefitsadministratie en -technologie, wat kan leiden tot een gefragmenteerde ervaring voor medewerkers.
Als gevolg van deze dynamiek zien we een toenemende vraag naar het opschalen van online benefitsplatforms voor het totale personeelsbestand.

Een doeltreffend platform biedt het volgende:

• Een consistente algemene basis voor de medewerkerservaring
• Technologie en automatisering om inschrijvingen en integraties te beheren; en in de toekomst mogelijkheden om datastromen van HR-systemen direct via het medewerkersportaal naar providers te laten gaan
• Medewerkers bewuster maken van hun totale beloningspakket, met de nadruk op beloningstransparantie
• Toegang tot data voor zowel werkgevers als medewerkers om slimmere beslissingen te kunnen nemen over benefitskeuzes

Here are four ways to design a benefit program can achieve these goals.

1. Focus op wereldwijde consistentie met lokale aanpassingen.

Multinationals zouden een mondiale visie moeten hanteren om consistentie en gelijkheid binnen de hele organisatie te waarborgen, vooral in dit tijdperk van loontransparantie en gelijkheid. Zodra dit is bereikt, moeten ze een lokaal perspectief inbrengen om naleving, culturele relevantie en concurrentievermogen binnen lokale markten te waarborgen.

Door een wereldwijde database te creëren, kan op schaal worden gewerkt, zodat lokale teams zich niet hoeven bezig te houden met de meer technische details, wat resulteert in snellere regionale oplossingen.

Praktijkvoorbeeld: Beheer van benefits op maat voor een toonaangevend farmaceutisch bedrijf

Een multinational in de farmaceutische industrie wilde zijn 80.000 medewerkers in verschillende landen een uitgebreide en consistente ervaring op het gebied van benefits bieden, waarbij lokale flexibiliteit mogelijk bleef. Een ander doel was om de kosten van de HR-administratie beter te begrijpen.

Met behulp van Aon’s Online Benefits platform hebben we geholpen om een consistente wereldwijde branding te realiseren met lokale aanpassingen op het platform, zodat elk land hiervan kan profiteren.

Als gevolg hiervan heeft de klant nu:

• Een totaaloverzicht van de hele wereld met de mogelijkheid om in te zoomen op het perspectief van een bepaald land
• Hulpbronnen in het land die de details en nuances van de praktijken op het gebied van benefits in die landen laten begrijpen
• Promotiemiddel van de bedrijfsfilosofie en -beleid over benefits door middel van een gestroomlijnd goedkeuringsproces
• Communicatiemiddelen van de totale investering van de klant in medewerkers via een totale beloningsmodule op het benefitsplatform 

Mogelijke valkuilen die zich kunnen voordoen:

2. Integreer het totale beloningspakket in één platform om de betrokkenheid bij benefits te vergroten.

Door compensatie en benefits onder te brengen in één platform kunnen medewerkers een volledig beeld krijgen van wat ze ontvangen. De juiste technologie kan een gebruiksvriendelijke ervaring bieden die proactief benefits voorstelt op basis van datagestuurde kennis van medewerkers. Dit stimuleert medewerkers om gebruik te maken van benefits waarvan ze misschien niet wisten dat ze beschikbaar waren, waardoor ze meer controle krijgen over hun financiële beslissingen.

Als medewerkers bijvoorbeeld hun pensioenspaargeld vergelijken met andere benefits, kunnen ze besluiten om gebruik te maken van het individueel keuzebudget door bijvoorbeeld de 13e maand en vakantiegeld maandelijks uit te laten betalen, vakantiedagen bij te kopen of mee te doen in een fietsregeling.

Bedrijven moeten een framework hebben om op een gepersonaliseerde manier over het totale beloningspakket te communiceren. Met de juiste integraties en datafeeds kunt u een realtime overzicht van het totale beloningspakket bieden in plaats van een momentopname uit het verleden.

Mogelijke valkuilen die zich kunnen voordoen:

3. Houd data op één toegankelijke locatie om inzicht in de data en de transparantie van betalingen te vergroten.

Wanneer de wereldwijde data van een organisatie worden opgeslagen op een compatibel platform in plaats van op verschillende lokale oplossingen die met elkaar moeten communiceren, kunnen bedrijven efficiënter toegang krijgen tot informatie. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat men gemakkelijk benefits kan vergelijken en totale beloningsoverzichten kan ontvangen. Door de data op één locatie te hebben, wordt het verzamelen van data uit verschillende bronnen vereenvoudigd en is onbeperkte opslag mogelijk, zodat waardevolle inzichten snel en nauwkeurig toegankelijk zijn.

Directe toegang tot data helpt bedrijven ook om in te spelen op marktontwikkelingen, zoals loontransparantie.

Mogelijke valkuilen die zich kunnen voordoen:

4. Integreren van een communicatiestrategie in de vroege stadia van de planontwikkeling.

Werkgevers moeten zich niet alleen richten op het lanceren van het online benefitsprogramma zelf. Ze zullen ook tijd moeten besteden aan het ontwikkelen en implementeren van een communicatieprogramma voor medewerkers waarin de beschikbare benefits en het gebruik van het platform worden uitgelegd. Als de betrokkenheid laag is nadat er veel tijd en middelen zijn besteed aan het ontwerpen van het benefitsprogramma, ligt de oorzaak waarschijnlijk bij een gebrek aan communicatie.

Mogelijke valkuilen die zich kunnen voordoen:

Betere besluitvorming voor uw online benefitsplatform

Benefits vormen een cruciaal onderdeel van het totale beloningspakket en de EVP van een bedrijf. Maximaliseer hun waarde door te investeren in een programma dat lokaal relevant is met een platform dat het totale beloningspakket omvat, zodat zowel de medewerker als de werkgever betere beslissingen kunnen nemen.
The Benefits Solution (TBS) is een flexibel technologieplatform dat bedrijven helpt bij het implementeren van hun benefitsstrategie en het verzamelen van waardevolle data om toekomstige keuzes te onderbouwen.

Kom meer te weten over hoe deze technologie uw bedrijf effectief kan helpen bij het leveren van de benefitsstrategie.