À propos de la protection de vos renseignements personnels

 

Qu’entend-on par « renseignements personnels »?

Les « renseignements personnels » concernent une personne identifiable. Cependant, ces renseignements n’incluent généralement pas les coordonnées professionnelles qui sont utilisées pour communiquer avec une personne en fonction de son rôle ou de son poste. Dans certains cas, nous sommes tenus de dépersonnaliser les renseignements afin de les utiliser et de les communiquer à des fins professionnelles d’une manière qui empêche de vous identifier. Par exemple, nous pouvons ajouter vos renseignements personnels à ceux d’autres personnes pour compiler des statistiques sur les sinistres.

Pourquoi recueillons-nous, utilisons-nous et communiquons-nous des renseignements personnels?

Il est essentiel que nous recueillions des renseignements personnels sur vous pour que nous puissions vous offrir les produits et les services qui répondent le mieux à vos besoins (y compris les personnes associées que nous appelons « client » dans la présente politique de confidentialité). Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent provenir directement de vous, mais également de nos sociétés affiliées ou de tiers (comme les employeurs, les compagnies d’assurance et les experts en sinistre, les courtiers ou les agents d’assurance, les agences d’évaluation du crédit, les autorités d’immatriculation des véhicules automobiles et des permis de conduire, les institutions financières, les médecins, etc.).

Les renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins suivantes, qui font partie intégrante de nos services :

• Déterminer l’admissibilité aux produits et aux services, en traiter la demande et fournir les renseignements et les services requis.
• Comprendre et évaluer les besoins continus des clients actuels et potentiels, et offrir des produits et services qui y répondent.
• Accomplir les tâches de communication, de prestation de services, de facturation et d’administration.
• Fournir des services d’administration des sinistres et d’analyse des données.
• Détecter et prévenir les fraudes.
• Lorsque les transactions sont effectuées à crédit, obtenir des renseignements sur le crédit auprès des tiers concernés, comme les agences de notation, et les mettre à jour.
• À d’autres fins qui sont prévues dans les clauses de nos contrats ou qui vous seront communiquées au moment de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de ces renseignements.

Les renseignements personnels peuvent également être utilisés à d’autres fins, notamment pour :

• Effectuer des analyses
• Créer des bases de données et des outils exclusifs
• Fournir des services-conseils aux compagnies d’assurance
• Se conformer aux exigences légales, réglementaires, de vérification et de sécurité.

Quels renseignements recueillons-nous?

Selon les produits ou services que vous demandez, nous pouvons être amenés à recueillir les renseignements que vous fournissez dans le cadre de votre demande, à savoir vos coordonnées, votre sexe, votre âge et votre date de naissance, votre état de santé, vos informations financières, vos antécédents professionnels, des renseignements financiers, les antécédents d’emploi, les renseignements sur le revenu et les autres renseignements et documents pertinents et nécessaires relatifs aux services que nous fournissons. Afin d’évaluer le risque ou au cas où vous déposeriez une réclamation, nous pouvons recueillir des renseignements auprès des assureurs, des associations professionnelles, des experts en sinistres et des agences de renseignements sur les consommateurs. Nous pouvons également recueillir automatiquement des renseignements par l’intermédiaire de nos programmes de commercialisation, grâce à l’utilisation de témoins, de balises et d’autres technologies qui nous permettent de suivre la façon dont vous utilisez notre site Web et nos communications de marketing.

Consentement à utiliser vos renseignements personnels

Nous pouvons obtenir votre consentement explicite ou déterminer qu’un consentement implicite a été donné selon les circonstances. Le consentement explicite peut être verbal (en personne ou par téléphone), écrit ou envoyé par un mode électronique (notamment, par courriel). Votre consentement implicite nous est accordé lorsque nous pouvons présumer que vous avez donné votre consentement selon une certaine mesure que vous prenez ou décidez de ne pas prendre. Par exemple, si vous nous demandez un produit ou un service particulier et que vous nous fournissez vos renseignements personnels à cet égard, nous déduirons raisonnablement que vous consentez à ce que nous utilisions ces renseignements personnels dans le but de vous offrir ce service.

Si vous devez fournir des renseignements personnels sur d’autres personnes (p. ex., vos employés, vos personnes à charge, etc.), vous devez obtenir leur consentement à ces fins, avant de nous les communiquer.

Lorsque vous nous demandez de vous fournir un service, vous devez nous communiquer les renseignements qui nous permettront de répondre à votre demande. Ce faisant, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions ces renseignements personnels aux tiers concernés, et ce, aux fins susmentionnées. Vous nous autorisez également à utiliser et à conserver ces renseignements personnels autant de temps qu’il est nécessaire aux fins décrites ci-dessus. Votre autorisation reste valable même après la fin de notre relation avec vous, à moins que vous nous soumettiez un avis écrit nous informant que vous retirez votre consentement. Prenez note qu’en retirant votre consentement ou en vous abstenant de le donner, vous pouvez nous empêcher de vous offrir ou d’offrir au tiers autorisé (comme un employeur) les produits ou services que vous désirez.

Dans certaines circonstances, lorsque vous refusez de fournir des renseignements personnels ou que vous retirez votre consentement, vous n’aurez plus droit à l’émission ou au renouvellement de votre police d’assurance, à la souscription d’assurances, ni à l’administration des sinistres en vertu des polices en vigueur. En outre, dans certaines circonstances, nous ne sommes pas tenus d’obtenir votre consentement ou d’expliquer les objectifs de la collecte, de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels. Par exemple, une telle exception s’appliquerait s’il y a une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne, dans le cadre de la détection et de la prévention des fraudes, ou si nous devons nous conformer à une ordonnance de tribunal.

Partage des renseignements personnels avec d’autres personnes

Aon communique les renseignements personnels uniquement comme exigé et tel que décrit dans la présente politique ou tel que prévu par la loi. En vous fournissant nos services, nous pourrons être tenus de communiquer les renseignements personnels que nous recueillons à des sociétés affiliées, à des filiales, à des successeurs et à d’autres fournisseurs ou agents de services qui exercent diverses fonctions pour notre compte. Ces parties peuvent se trouver au Canada ou dans d’autres pays. Bien que vos renseignements personnels soient toujours assujettis aux obligations de confidentialité, s’ils sont conservés dans un autre pays, ils peuvent être assujettis aux lois dudit pays. Ainsi, l'information peut être consultée par les tribunaux, le gouvernement, les organismes d'application de la loi et les organismes de réglementation de ce pays.

Selon les produits ou services que nous vous fournissons, nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des compagnies d’assurance et/ou à leurs agents généraux directeurs ou souscripteurs, à des réassureurs et à d’autres parties qui en ont besoin afin de pouvoir vous offrir une couverture d’assurance et d’autres produits et services. Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels aux experts en sinistres et aux assureurs afin de régler les sinistres. Si nous sommes légalement autorisés à le faire, nous pouvons communiquer des renseignements aux agences de renseignements sur le consommateur, aux agences de déclaration d’assurance et aux autorités publiques, lorsqu’on nous demande de le faire ou que nous devons protéger nos activités. Nous pouvons également être tenus de communiquer des renseignements en vertu de la loi, des règlements d’arbitrage ou d’un tribunal.

Aon développe et utilise des plateformes et des bases de données exclusives pour recueillir, conserver et utiliser des informations sur les polices d’assurance, notamment les noms, les codes des secteurs d’activité, les types de polices, les primes et les dates d’expiration des polices, ainsi que des informations sur les compagnies d’assurance qui fournissent une couverture à leurs clients ou se font concurrence pour placer des assurances pour le compte de leurs clients. Aon utilise et combine ces renseignements ainsi que d’autres, recueillis auprès de ses clients, dans le but de développer des produits et des services, de renforcer sa relation avec ses clients (par exemple, analyses comparatives, études de marché, analyses de données, et commercialisation de produits et services qui pourraient intéresser les clients d’Aon) et d’aider les compagnies d’assurance à améliorer leurs offres. Aon et ses sociétés affiliées peuvent avoir accès aux bases de données afin de fournir des services-conseils ou d’autres services aux compagnies d’assurance contre rémunération et à d’autres fins décrites dans la présente politique de confidentialité.

À mesure qu’Aon prend de l’essor, nous pouvons acheter d’autres entreprises ou vendre des activités. Étant donné que nos activités reposent essentiellement sur nos relations avec les clients, les renseignements sur les comptes particuliers ou les services qui sont achetés ou vendus pourraient inclure des renseignements personnels et faire partie de l’actif transféré. Nous pouvons également utiliser ces renseignements personnels pour évaluer vos besoins futurs et vous offrir les produits et services qui pourraient le mieux répondre à ces besoins, que ce soit de notre part, de la part de nos sociétés affiliées ou d’organisations réputées que nous sélectionnons. Si vous ne souhaitez pas recevoir de telles offres ou informations, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée, dont les coordonnées se trouvent dans la section Coordonnées ci-dessous.

Tenue de renseignements exacts

Il est important que vos renseignements personnels soient exacts et complets. Posséder des renseignements exacts vous concernant nous permet de vous offrir le meilleur service possible. Vous avez un droit d’accès aux renseignements personnels vous concernant que nous détenons, et vous pouvez les vérifier et les modifier. Si vous estimez qu’ils sont périmés, inexacts ou incomplets, veuillez nous le faire savoir et nous ferons immédiatement les corrections nécessaires. Pour les renseignements personnels que nous possédons soient toujours à jour, veuillez nous informer de tout changement, comme un changement d’adresse, de numéro de téléphone ou tout autre cas, et ce, en communiquant avec votre représentant de bureau local.

Comment préservons-nous les renseignements personnels?

Chez Aon, nous employons des mesures de protection physiques, électroniques et procédurales pour protéger nos systèmes et tous les renseignements personnels sous notre contrôle contre tout accès ou toute utilisation non autorisés. Toutes les mesures de protection et de sécurité conviennent au degré de sensibilité des renseignements recueillis.

Nos agents et fournisseurs de services sont tenus de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels et ne peuvent pas s’en servir à des fins non autorisées.

Les employés sont assujettis à des normes et à des politiques strictes pour garantir que les renseignements personnels sont sécurisés et traités avec le plus grand soin et respect.

Protection des renseignements personnels en ligne

Aon peut recueillir des renseignements sur l’utilisateur à partir de ses sites Web (par exemple, au moyen de témoins qui sont des identifiants alphanumériques transmis depuis un site Web au navigateur du visiteur, ainsi que d’adresses IP ou de balises qui détectent vos activités sur nos sites Web). Nous utilisons ces renseignements pour vous offrir une expérience en ligne personnalisée et déterminer comment améliorer notre site et nos communications marketing. Bien que l’utilisation des témoins soit répandue, vous pouvez les désactiver par l’intermédiaire des paramètres de votre navigateur. Vous pouvez également choisir de ne pas admettre des témoins et des balises de tierces parties en visitant https://youradchoices.ca/fr/outils et en cliquant Lancer l’outil Webchoices. Cependant, ce faisant, certains sites Web peuvent ne pas fonctionner correctement ou de manière optimale.

Aon peut vous envoyer des courriels commerciaux aux adresses de courriel que vous nous aurez fournies. Nous pouvons exiger votre consentement explicite ou nous fonder sur votre consentement implicite si vous présentez une demande, achetez un produit ou un service auprès de notre entreprise, concluez une entente écrite avec nous, ou dans certains autres cas particuliers. Si vous ne souhaitez pas recevoir des courriels commerciaux de notre part, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, en cliquant sur le lien de désabonnement dans le message ou en communiquant avec notre responsable de la protection de la vie privée, comme indiqué sur la page principale. Veuillez noter que vous recevrez toujours les courriels commerciaux que nous sommes tenus de vous envoyer en vertu de la loi ou ceux qui ne requièrent pas de consentement, comme les confirmations de transactions ou les informations relatives à votre compte.

Les sites Web d’Aon peuvent contenir des liens qui vous conduisent vers des sites de tiers qui ne sont pas régis par la présente politique de confidentialité. Bien que nous nous efforcions de proposer uniquement des liens vers des sites régis suivant des normes élevées de confidentialité, notre politique de confidentialité ne s’appliquera plus lorsque vous quittez ce site Web. Nous ne sommes pas responsables des politiques de confidentialité des parties tierces ou des entreprises étrangères affiliées, celles-ci étant assujetties aux lois en vigueur dans leur pays de résidence. Par conséquent, nous vous conseillons de lire les déclarations de confidentialité de ces sites pour savoir comment les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués.