エーオンソリューションズジャパン株式会社

個人情報に関する取扱いについて（プライバシーポリシー）

エーオンソリューションズジャパン株式会社（以下「当社」といいます）は、個人情報保護の重要性に鑑み、「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号。その後の改正を含みます）（以下「個人情報保護法」といいます）、その他の関連法令およびガイドライン等（以下総称して「個人情報保護法等」といいます）を遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。

当社は、個人情報の取扱いが適正に行われるように従業員への教育･指導を徹底し、個人情報の適正な取扱いが行われるよう取り組んでまいります。また、個人情報の取扱いに関する苦情および相談に迅速に対応し、当社の個人情報の取扱い及び安全管理に係わる適切な措置については、適宜見直し、改善いたします。


1.    個人情報の取得・利用
当社は、十分な安全管理措置を講じたうえで、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得・利用します。

2.    個人情報の利用
当社は、取得した個人情報を、下記当社の事業目的（以下「当社事業」といいます）に関して以下の利用目的でのみ利用します。法令で定める場合を除き、その他の目的に利用することはありません。

利用目的

• 当社事業における商品およびサービス等の提供
• 当社事業に関する商品およびサービス等の開発および改善
•  当社事業に関する商品およびサービス等に関する案内の送付等
•  Aon plcおよびエーオングループ各社がその事業（保険・再保険の仲介、リスク管理及び組織人事に関する各種コンサルティング、アウトソーシング業を含みますが、これらに限られません）に関して取り扱う商品およびサービス等の案内の送付等 
• お問い合わせへのご回答
• その他当社事業の遂行に必要または付随する業務

当社事業

• 従業員福利厚生制度の立案およびそれに関連する管理・相談業務
•  報酬制度等の任じ諸制度に関する管理。相談業務
• 社員の能力開発、人材開発に関わる相談および委託業務
•  社員の能力アセスメント、業務評価、選抜に関わる相談および委託業務
• 組織改革および組織風土改革に関わる相談業務
• 企業年金、特定金銭信託、その他年金・信託の資産運用実績に関するモニタリング、分析、評価、報告等の業務
• 企業年金、特定金銭信託、その他年金・信託の資産運用コンサルティング業務
• 危機管理に関わる相談業務
•  顧客の業務に係る新規取引先の紹介サービス提供
• 金融機関を対象として、給与レベルの調査および人材戦略に関するコンサルティングサービス
•  上記に付帯する一切の業務
• 上記の利用目的を変更する場合には、上記の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲にて行うものとし、その内容をご本人に対し書面等により通知し、またはホームページ（https://www.aon.com/japan）等により公表します。　

3.    第三者提供及び第三者からの取得
当社は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供することはありません。また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき、提供・取得経緯等の確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。

1. 法令に基づき、第三者に提供する場合
2. 人の生命、身体または財産の保護の為に第三者提供の必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5. 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く）。

ただし、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データの取扱いを外部委託する場合、および次項の共同利用を行う場合、ならびに合併、事業譲渡等の事業の承継を伴う契約等に関連した提供の場合は、第三者提供に該当しないものとします。

当社が個人データを外国（本邦の域外にある国または地域をいい、個人情報保護法第２４条で定める場合を除く）にある第三者（個人情報保護法第２４条で定める場合を除く）に提供する場合は、上記(1)から(5)に該当する場合を除き、当該提供について外国の第三者への提供を認める旨のご本人の同意を得るものとします。

4.    エーオングループ各社との共同利用
当社は、個人データを、前記2.に記載した利用目的のために、次のとおり共同利用することがあります。

1. 個人データの項目：住所、氏名、電話番号・FAX番号・電子メールアドレス、性別、生年月日、所属組織名・役職など
2. 個人データの共同利用の目的：　前記2.の「個人情報の利用」と同じ
3. 共同して利用する者の範囲：エーオングループ各社 (エーオングループ各社については当社ホームページ（https://www.aon.com/japan）をご覧ください。）　※個人情報保護法第24条の外国にある第三者に該当するエーオングループ各社は除きます。
4.  共同利用する個人データの管理責任者：　エーオンソリューションズジャパン株式会社（連絡先：下記「お問合せ窓口」に記載）

5.    個人データ取扱いの外部委託
当社は、個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データの取扱いを外部に委託する場合があります。その場合、当社は、委託先に対して、必要かつ適切な監督を行い、その他法令上必要な措置を講じます。

6.    外国における情報の取扱い
当社は、個人データの取扱いを海外にある外部に委託するにあたって、以下の安全管理措置を講じるとともに、個人情報保護法で求められる、委託先における個人データの安全管理措置に相当する措置（以下、相当措置といいます）を義務付けた委託契約を委託先との間で締結しています。

(1)    以下の項目について年に1回、定期的に書面等により確認を行っています。
　①移転先の第三者による相当措置の実施状況
　②移転先の第三者の所在する外国における相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある制度の有無
(2)    相当措置の実施に支障が生じた際には、是正を求め、当該相当措置の継続的な実施の確保が困難となったときは、当該個人データの提供を停止します。
(3)    委託契約では、委託契約の範囲内で個人データを取り扱う旨、必要かつ適切な安全管理措置を講じる旨、従業者に対する必要かつ適切な監督を行う旨、再委託が必要な場合の事前承諾、個人データの第三者提供の禁止等を定めています。
(4)    海外にある外部への個人データの取扱いの委託に関するご質問については、下記9．のお問い合わせ窓口までご連絡ください。

7.    個人データの安全管理措置
当社は、取り扱う個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程等の整備および実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、個人データを取り扱う従業員や委託先（再委託先を含みます）に対して、必要かつ適切な監督を行います。また当社は、利用目的の達成に必要とされる正確性･最新性を確保するために、必要かつ適切な措置を講じ、万が一、問題等が発生した場合は、速やかに適当な是正対策を講じます。
当社は、個人データの安全管理措置に関する社内規程を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。安全管理措置に関するご質問については、下記9．のお問い合わせ窓口までお寄せください。
(ア)    基本方針の整備
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口」等について本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。
(イ)    個人データの安全管理に係る取扱規程の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直しています。
(ウ)    組織的安全管理措置

• 個人データの管理責任者等の設置
• 就業規則等における安全管理措置の整備
• 個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用
• 個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
• 個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施
• 漏えい等事案に対応する体制の整備

(エ)    人的安全管理措置

• 従業者との個人データの非開示契約等の締結
• 従業者の役割・責任等の明確化
• 従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練
• 従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認

(オ)    物理的安全管理措置
当社は、個人データの安全管理措置に関する社内規程を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。安全管理措置に関するご質問については、下記１０．のお問い合わせ窓口までお寄せください。
(カ)    技術的安全管理措置

• 個人データの利用者の識別及び認証
• 個人データの管理区分の設定及びアクセス制御
• 個人データへのアクセス権限の管理
• 個人データの漏えい・毀損等防止策
• 個人データへのアクセスの記録及び分析
• 個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析
• 個人データを取り扱う情報システムの監視及び監査

(キ)    委託先の監督
個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。
(ク)    外的環境の把握
個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

8.    機微（センシティブ）情報の取扱い
当社は、個人情報保護法第２条第３項に定める要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実等）、並びに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療及び性生活（これらのうち要配慮個人情報に該当するものを除く。）に関する個人情報（本人、国の機関、地方公共団体、個人情報保護法第７６条第１項各号若しくは同施行規則第６条各号に掲げる者により公開されているもの、又は、本人を目視し、若しくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除く。以下総称して「センシティブ情報」という。）を、次に揚げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

1. 法令等に基づく場合
2.  人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
5. 源泉徴収事務等の遂行上必要な範囲において、政治若しくは宗教等の団体若しくは労働組合への所属若しくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
6. 相続手続による権利義務の移転等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用又は第三者提供をする場合
7. 当社の事業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供をする場合
8. センシティブ情報に該当する生体認証情報を本人の同意に基づき、本人確認に用いる場合
9. なお、当社が、個人情報保護法上の要配慮個人情報を取得する場合には、個人情報保護法第１７条第２項の規定を遵守するものとします。

9.    お問い合せ
当社は、お客様ご自身の個人情報に対する開示、訂正、利用停止等の請求およびその他の個人情報に関するご相談に対応するため、窓口を設置し、速やかに対応をいたします。
当社における個人データの取扱いに関するご質問やご苦情に関しては下記窓口にご連絡ください。ご照会者のご本人確認を行ったうえで、対応をさせていただきますので、予めご了承願います。

【お問い合わせ窓口】
エーオンソリューションズジャパン株式会社
東京都千代田区永田町2丁目10番3号　東急キャピトルタワー11階
代表取締役　山下　知之
電話　　　　03-4589-4300
受付時間　　月曜日～金曜日（祝日、年末年始その他当社の休業日を除く）
            午前9時～午後5時
ホームページ　　　https://www.aon.com/japan

10.    本ポリシーの変更
当社は、個人情報保護の取り組みの改善・見直しのため、また法令等の変更に対応するために、事前の通知なく本ポリシーを変更することがあります。当社が本ポリシーを変更した場合は、このページに掲載いたします。
 

令和６年３月１日