Tulorekisteri ja sen tuomat muutokset

Uusi kansallinen sähköinen tietokanta tulorekisteri otetaan käyttöön 1.1.2019. Tämän jälkeen työnantajien tulee ilmoittaa tiedot maksetuista ansiotulosta tulorekisteriin viiden päivän kuluessa niiden maksupäivästä. Vuodesta 2019 alkaen tulorekisteriin ilmoitetaan palkkatiedot: tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava.

Ensimmäisessä vaiheessa tulorekisterin tietoja tulevat käyttämään seuraavat toimijat: Verohallinto, Kela, Työttömyysvakuutusrahasto (TVR, jonka nimi muuttuu 1.1.2019 alkaen Työllisyysrahastoksi), työeläkelaitokset ja ETK. Seuraavassa vaiheessa vuodesta 2020 alkaen tulorekisteriin ilmoitetaan myös eläke- ja etuustiedot ja sen käyttäjäkunta laajenee.

Muutoksen myötä tulorekisteri tuleekin korvaamaan työeläkeyhtiöön, Verohallintoon, Kelaan ja Työttömyysvakuutusrahastoon tehtävät palkkailmoitukset. Tämä helpottaa työnantajia, sillä jatkossa ansiotiedot ilmoitetaan vain yhteen paikkaan. Tulorekisteri tulee tarjoamaan ajantasaista tietoa ja yksinkertaistamaan nykyisiä prosesseja.

Maksettujen palkkojen ilmoittaminen tulorekisteriin

Tulorekisteri edellyttää muutoksia yritysten palkkajärjestelmiin sekä palkkahallinnon prosesseihin siirryttäessä reaaliaikaiseen palkkailmoittamiseen. Tämän vuoksi on tärkeää keskustella oman palkkajärjestelmän toimittajan tai tilitoimiston kanssa, että kaikki tarvittavat muutokset tulevat tehdyksi vuoden 2018 aikana. Näiden lisäksi yrityksissä on huolehdittava siitä, että kaupparekisterin nimenkirjoitusoikeudet ovat ajan tasalla valtuuttamista varten, ja että tarvittavat valtuutukset tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun tehdään suomi.fi-sivuston kautta. Yritys voi huolehtia palkkojen ilmoittamisesta joko itse sähköisen rajapinnan kautta tai valtuuttaa esimerkiksi ulkopuolisen tilitoimiston huolehtimaan palkkojen ilmoittamisesta.

Tulorekisteri ja työeläkevakuutusmaksut

Tulorekisterin myötä TyEL-vakuutusmaksut tulevat perustumaan 1.1.2019 jälkeen toteutuneeseen palkkasummaan aikaisemman ennakkopalkkasumman sijaan. Vuosi- tai kuukausi-ilmoittaminen ei ole enää mahdollista, vaan kaikki työnantajat ovat jatkuvia ilmoittajia. Työeläkevakuutuksista tulee poistumaan tulorekisterin myötä myös eläkeryhmä- ja osastotiedot. Palkkatietoilmoituksen yhteyteen on lisättävä työeläkeyhtiön yhtiötunnus ja eläkejärjestelynumero (TyEL-vakuutusnumero). Viimeinen vuosi-ilmoitus vuoden 2018 maksetuista palkoista tulee antaa työeläkeyhtiöille entiseen tapaan 31.1.2019 mennessä.

Merkittävää on huomata, että TyEL-vakuutusmaksujen rytmitys muuttuu. Mikäli työeläkevakuutusyhtiön kanssa ei muuta erikseen ennalta sovita, rytmittyvät TyEL-vakuutusmaksut 2019 vuodesta lähtien perussäännön mukaisesti: Työeläkevakuutusmaksu erääntyy palkanmaksukuukautta seuraavan toisen kuukauden loppuun mennessä.

Perusmallista poikkeavien maksurytmitysten käytännöissä on eroja työeläkeyhtiöittäin. Poikkeavista maksujärjestelyistä tulee sopia etukäteen työeläkeyhtiön kanssa, mikäli haluaa noudattaa muuta kuin TyEL-vakuutusmaksuaikataulun perusmallia. Etukäteen sovittavissa olevia perussäännöstä poikkeavia tapoja ovat muiden muassa:

Saman kuukauden laskujen niputtaminen: Mikäli yritys maksaa palkkoja useammin kuin kerran kuukaudessa, on mahdollista sopia työeläkeyhtiön kanssa, että kuukautta kohti lähtee vain yksi vakuutusmaksulasku, eikä jokaisesta palkanmaksusta erikseen. Joidenkin työeläkeyhtiöiden kanssa tämä on sovittava etukäteen, kun taas osa niputtaa saman kuukauden laskut automaattisesti.
TyEL-maksun maksaminen pääsääntöä pidemmällä maksuajalla: maksuun lisätään vakuutusmaksukorko palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden lopusta alkaen.
TyEL-maksujen maksaminen ennakkoon: asiakas maksaa etukäteen rahaa saldoksi työeläkeyhtiöönsä tulevia maksuja varten. Tässä on kuitenkin huomattava, että etukäteen maksetulle työeläkevakuutusmaksulle ei hyvitetä korkoa.

Tulorekisteri ja työttömyysvakuutusmaksut

Vuodesta 2019 alkaen myös työttömyysvakuutusmaksujen osalta siirrytään toteutuneen palkanmaksun mukaiseen vakuutusmaksumalliin. Oletusarvona on, että kaikki jotka eivät ole ennalta muuta ilmoittaneet, siirtyvät 1.1.2019 jälkeen toteumamalliin, jossa on nykyistä reaaliaikaisemmat maksut ja ei tasausmenettelyä. Toteumamallissa työttömyysvakuutusmaksut määrätään maksettavaksi neljä kertaa vuodessa (huhti-, heinä-, loka- ja tammikuussa). Maksut perustuvat tällöin tietoihin, jotka on ilmoitettu tulorekisteriin maksunpanoa edeltävän kolmen kalenterikuukauden perusteella.

Työnantajilla on halutessaan kuitenkin mahdollisuus pysyä nykyisenkaltaisessa ennakkomallissa. Tästä ennakkomallissa pysymisestä on tehtävä erillinen ilmoitus 15.11.2018 mennessä. Valittua maksutapaa ei tämän jälkeen voi vaihtaa kesken kauden. Mikäli yritys haluaa myöhemmin siirtyä toteumamallista ennakkomalliin, on pyyntö tästä tehtävä Työllisyysrahastolle aina edeltävän vuoden marraskuun 15. päivään mennessä.

Tulorekisteri tiivistetysti

Kansallinen sähköinen tietokanta ansiotiedoille
Työnantaja ilmoittaa 1.1.2019 jälkeen maksetuista ansioista tiedot tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä.
Tulorekisteri aiheuttaa muutoksia palkkajärjestelmiin, joista tulisi keskustella oman palkkajärjestelmän toimittajan kanssa ja varmistaa, että tarvittavat toimenpiteet ovat tehtynä jo vuoden 2018 aikana.

Tulorekisterin myötä TyEL-vakuutusmaksut tulevat perustumaan 1.1.2019 jälkeen toteutuneeseen palkkasummaan aikaisemman arvion sijaan.

Mikäli työeläkevakuutusyhtiön kanssa ei muuta erikseen ennalta sovita, rytmittyvät TyEL-vakuutusmaksut vuodesta 2019 lähtien perussäännön mukaisesti: Työeläkevakuutusmaksu erääntyy palkanmaksukuukautta seuraavan toisen kuukauden loppuun mennessä.
Maksettaessa perusmallista poikkeavalla maksurytmiikalla on huomioitava työeläkeyhtiöiden erot käytännön maksutapojen osalta. Näistä tulee sopia etukäteen työeläkeyhtiön kanssa, mikäli haluaa noudattaa muuta kuin TyEL-vakuutusmaksuaikataulun perusmallia.

Toteumamallissa työttömyysvakuutusmaksut määrätään maksettavaksi neljä kertaa vuodessa (huhti-, heinä-, loka- ja tammikuussa). Maksut perustuvat tällöin tietoihin, jotka on ilmoitettu tulorekisteriin maksuunpanoa edeltävän kolmen kalenterikuukauden perusteella.

Incomes Register – A new way of reporting the earnings information in 2019

The Incomes Register is a new electronic national database, which will compose the data on earned incomes, benefits and pensions in the future. The Finnish Tax Administration is the authority maintaining the new database. The first phase of the Incomes Register comes effective in 2019. Beginning then the data concerning the earned incomes should be submitted to the Incomes Register. In the second phase, which is estimated to be after 2020, the data concerning the pensions and benefits will be also reported to the Incomes Register.

What will change?

The Incomes Register will change the procedures of reporting the paid wages starting from 1.1.2019. This up-to-date information concerning the paid wages will also affect TyEL pension insurance and unemployment insurance contributions and their invoicing frequency.

Reporting the paid wages

Starting from the beginning of 2019 the paid wages should be reported directly to the Incomes Register. The information is submitted to the Incomes Register by the payroll providing the wages information or an authorized party like accounting firm producing company’s wages data. It would be important for the companies to make sure their payroll systems are updated and ready for the changes which the Incomes Register will bring in 2019.

Already in 2018, the companies need to take care of that the trade register contains up-to-date information about the organization’s persons responsible. This is needed for companies to grant an authorization through the suomi.fi service for an accounting firm to act on behalf of a company or person to report paid wages to Incomes Register.

Annual TyEL and unemployment insurance contributions – change in the invoicing frequency

TyEL pension insurance

Starting from 1.1.2019 TyEL pension insurance plan won’t include pension group data or divisions by department. Incomes Register also changes the insurance contribution payment cycle. TyEL pension insurance companies will send invoice based on the payroll information the company has submitted to the Incomes Register. Basic rule is that there will be monthly invoice if the wages are being paid monthly in the company.

Different pension insurance providers offer slightly different opportunities for the companies who would like to adjust the normal contribution payment cycle. There are for example options to have consolidated invoices and pre-payment of the upcoming contribution invoices (nb. without interest benefit). As a result, companies’ TyEL contributions will always be based on the actual payroll instead of an estimate, like earlier. Wages paid in 2018 are still reported separately to pension insurance company by 31st January 2019.

Unemployment insurance

Incomes Register will also affect the unemployment insurance contribution payment cycle. TVR is one of the data users of Incomes Register and starting from 1.1.2019 will use the reported earnings data. Please note that 1.1.2019 TVR will change its name from Työttömyysrahasto to Työllisyysrahasto.

In 2019 if not separately agreed otherwise all the employers will receive annually four unemployment insurance contribution invoices (invoiced in April, July, October and January). Terms of payment will be 21 days. If company still wants to stay in the older model with contribution invoices based on the estimated total payroll then this need to be agreed with TVR on 15.11.2018 at the latest.

The Incomes Register in a nutshell

Electronic national database including information about earned incomes, benefits and pensions.
Provides up-to date information for the income earners about the earned incomes and benefits.
First phase is effective from the 1st of January 2019:
- Earnings information of the employees should be reported directly to the Incomes Register.
- Earnings information should be submitted within five days from the earnings being paid.

How to prepare for the Incomes Register?

Already in 2018 companies should make sure their payroll systems are updated and ready for the change. Also the authorizations (through suomi.fi) and company’s trade-register information should be up-to-date.

Companies should notice that starting from 2019 their TyEL pension insurance and unemployment insurance policies will follow automatically new contribution payment cycle. If company wants to pay the contributions following different payment cycle, this should be negotiated beforehand with the insurance company.

Incomes Register changes the insurance contribution payment cycle of TyEL pension insurance and unemployment insurance. The contributions will follow the actually paid salaries and not the estimated payroll sums.

For more information please contact your insurance broker or insurance company.