Privatlivsmeddelelser

Privatlivsmeddelelse

Vi passer på dine personoplysninger
Din arbejdsgiver (eventuelt din partners arbejdsgiver) samarbejder med Aon om at yde dig den bedst mulige service og rådgivning inden for forsikring og pension. Aon vil i den forbindelse behandle personoplysninger om dig, som vi enten får fra din arbejdsgiver, din nuværende eller tidligere pensions- eller forsikringsleverandør, din partner eller dig selv. Det er meget vigtigt for os, at vi beskytter og respekterer dit privatliv, og derfor vil vi i denne meddelelse informere dig om, hvad vi gør for at behandle dine personoplysninger lovligt og sikkert.

Aon er dataansvarlig for personoplysningerne vi behandler om dig
Aon Denmark A/S er dataansvarlig i forhold til den ydelse, vi som pensions- og forsikringsmægler yder. Det betyder, at vi vil indsamle, opbevare, behandle, slette og eventuelt videregive dine personoplysninger til en tredjepart, når det er nødvendigt, for at kunne yde dig den bedste service og rådgivning i forbindelse med din forsikring eller din pension.

Hvilke personoplysninger bruger vi?
Vi indsamler og behandler følgende personoplysninger om dig hos Aon i forbindelse med følgende:

1. Rådgivning om indtegning af forsikring: kontaktoplysninger, CPR-nummer, og familierelationer (hvis du selv oplyser dette).
2. Rådgivning om et konkret forsikringskrav: kontaktoplysninger, CPR-nummer og oplysninger angående helbred eller skader.
3. I forbindelse med udstationering eller en rejse kan vi behandle følgende personoplysninger om både dig og eventuelt dine familiemedlemmer: kontaktoplysninger, familierelationer og CPR-nummer. Hvis du videregiver oplysninger om dine familiemedlemmer til os, skal du sikre dig, at de er indforstået med vores behandling af deres oplysninger, og at de modtager denne meddelelse.
4. I visse tilfælde modtager vi også oplysninger om dit navn og fødselsdagsdato fra din arbejdsgiver for at allokere præmieomkostningerne i forbindelse med afregning til din arbejdsgiver.
5. Hvis du har en pensionsordning gennem Aon, vil vi behandle information om ansættelsesdato samt CPR-nummer, løn- og evt. formueoplysninger om dig og eventuelt din partner (hvis I selv oplyser dette). Hvis du videregiver oplysninger om din partner til os, skal du sikre dig, at de er indforstået med vores behandling af deres oplysninger, og at de modtager denne meddelelse.

Formål med behandlingen og lovligt grundlag
De personoplysninger, som vi indsamler i forbindelse med din rådgivning, indsamler vi på grundlag af, at de er nødvendige for

1. at vi kan forfølge vores legitime interesse i at give dig og din (partners) arbejdsgiver den bedst mulige rådgivning i relation til vores forsikrings- og pensionsydelser, og for at opfylde vores kontraktlige forpligtelser overfor din (partners) arbejdsgiver, og for
2. at overholde de retlige forpligtelser, som påhviler os, herunder i henhold til bogførings- og hvidvasklovgivningen.
3. For så vidt angår CPR-nummer, behandler vi dette på grundlag af, at behandlingen er et naturligt led i den normale drift af vores virksomhed, og da behandlingen er af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af dig, og i visse tilfælde af dine familiemedlemmer, eksempelvis i forbindelse med ansøgning af visum.
4. Såfremt det bliver nødvendigt at indhente helbredsoplysninger fra dig i forbindelse med rådgivning om et konkret forsikringskrav eller i forbindelse med tegning af forsikring, vil vi bede dig om særskilt samtykke hertil – husk du altid er i din fulde ret til at tilbagekalde dit samtykke.
5. Såfremt vi modtager helbredsoplysninger om dig fra din arbejdsgiver eller pensions- eller forsikringsleverandør i forbindelse med rådgivning om et konkret forsikringskrav, behandler vi disse oplysninger for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare vores, dine eller din arbejdsgivers retskrav.

Videregivelse af personoplysninger til tredjeparter
Korrekt håndtering af dine personoplysninger er meget vigtigt for Aon. Vi vil ikke sælge, offentliggøre eller på nogen måde videregive oplysninger til en tredjepart uden dit samtykke, medmindre det er påkrævet for at leve op til en aftale med dig eller nødvendigt for at sikre overholdelse af gældende dansk lovgivning. Vi bruger ikke dine informationer til andre formål end beskrevet i denne meddelelse.

Det kan blive nødvendigt at videregive dine personoplysninger til udvalgte og betroede samarbejdspartnere samt til Aons koncernforbundne selskaber for at kunne levere vores ydelser og rådgivning til dig. Du kan se en liste over vores koncernforbundne virksomheder her. Eksempelvis videregiver vi informationer til samarbejdspartnere, der er berettiget til at benytte dine oplysninger i forbindelse med oprettelse og tilpasning af din pensions- eller forsikringsordning.

Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger ikke bliver misbrugt. Derfor stiller vi høje krav til vores partnere, når dine forsikrings- eller personoplysninger bliver brugt uden for Aon. Vi kræver og sikrer altid, at vores partnere garanterer, at dine personoplysninger er beskyttet, jf. gældende lovgivning.

I forbindelse med IT-udvikling, hosting og support kan personoplysninger blive overført til databehandlere, herunder databehandlere i Storbritannien som EU-Kommissionen har godkendt som et sikkert tredjeland.

Sikker opbevaring af personoplysninger
Aon er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger. Vi benytter tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at sikre dine personoplysninger mod uautoriseret adgang og anvendelse, ødelæggelse, ændringer eller offentliggørelse. For at sikre datasikkerhed og -integritet, er det kun et begrænset antal medarbejdere i Aon med et konkret, sagligt og nødvendigt behov, der har adgang til dine personoplysninger.

Alle medarbejdere i Aon skal desuden følge interne procedurer og regler omkring håndteringen af personoplysninger og er forpligtiget til løbende at deltage i undervisning i sikker behandling af disse.

Sletning af personoplysninger i Aon
Vi sletter dine personoplysninger 10 år efter udgangen af det år, hvori du (eventuelt din partner) ikke længere er ansat hos din (partners) nuværende arbejdsgiver, og vi ikke længere har brug for at dokumentere, hvilken rådgivning vi har givet dig.

Dine rettigheder
Du har ret til at modtage information om behandlingen af dine personlige oplysninger samt en kopi af de personlige oplysninger, som vi behandler om dig. Hvis du bliver opmærksom på, at de personlige oplysninger, vi behandler om dig, er unøjagtige eller ufuldstændige, har du ret til at få dem rettet.

Du har også ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personlige oplysninger og anmode om, at de bliver slettet eller behandlingen begrænset.

Hvis din anmodning er berettiget, vil vi rette, slette eller begrænse behandlingen af dine personlige oplysninger i overensstemmelse hermed. Vi forbeholder os retten til at kræve, at du bekræfter din identitet, før vi besvarer din anmodning.

Såfremt behandlingen af helbredsoplysninger om dig hviler på dit samtykke, har du altid ret til at trække dette samtykke tilbage - dette vil dog påvirke vores mulighed for at bistå og rådgive dig.

Under visse omstændigheder kan du få de personoplysninger, som vi har indhentet hos dig, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og at få overført disse oplysninger til en anden dataansvarlig.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet over Aons behandling af dine personoplysninger. Klagen skal indgives til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tlf.: 3319 3200, e-mail: [email protected].

For mere information
Hvis du vil vide mere, eller hvis du vil benytte en af dine rettigheder beskrevet ovenfor, er du velkommen til at kontakte vores Databeskyttelsesrådgiver (DPO) ved at skrive til [email protected].

Sidst opdateret 26. september 2024.

Privatlivsmeddelelse

Vi passer på dine personoplysninger
Danmarks Motor Union (”DMU”) samarbejder med Aon om at yde dig den bedst mulige service i forbindelse med din skadesforsikring. Aon vil i den forbindelse behandle personoplysninger om dig, som vi modtager fra DMU eller forsikringsselskabet Chubb.

Det er meget vigtigt for os, at vi beskytter og respekterer dit privatliv, og derfor vil vi i denne meddelelse informere dig om, hvad vi gør for at behandle dine personoplysninger lovligt og sikkert.

Dataansvarlig
Aon Denmark A/S er dataansvarlig i forhold til den ydelse, vi som forsikringsmægler yder. Det betyder, at vi vil indsamle, opbevare, behandle, slette og eventuelt videregive dine personoplysninger til en tredjepart, når det er nødvendigt, for at kunne yde dig den bedste rådgivning og service i forbindelse med din forsikring eller din pension.

Hvilke personoplysninger bruger vi?
Vi indsamler og behandler følgende personoplysninger om dig hos Aon i forbindelse med din forsikring: kontaktoplysninger, CPR-nummer, og oplysninger angående din skade herunder helbredsoplysninger.

Formål med behandlingen og lovligt grundlag
De personoplysninger, som vi indsamler, når vi yder rådgivning om et konkret forsikringskrav, indsamler vi på grundlag af, at de er nødvendige for

1. at vi kan forfølge vores legitime interesse i at give din arbejdsgiver den bedst mulige rådgivning i relation til vores forsikringsydelser, og for at opfylde vores kontraktlige forpligtelser overfor din arbejdsgiver,
2. for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare vores, dine eller din arbejdsgivers retskrav eller for
3. at overholde de retlige forpligtelser, som påhviler os, herunder bogføringslovgivningen.

For så vidt angår CPR-nummer, behandler vi dette på grundlag af, at behandlingen er et naturligt led i den normale drift af vores virksomhed, og da behandlingen er af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af dig.

Videregivelse af personoplysninger til tredjepart
Korrekt håndtering af dine personoplysninger er meget vigtigt for Aon. Vi vil ikke sælge, offentliggøre eller på nogen måde videregive oplysninger til en tredjepart uden dit samtykke, medmindre det er påkrævet for at leve op til en aftale med dig eller nødvendigt for at sikre overholdelse af gældende dansk lovgivning. Vi bruger ikke dine informationer til andre formål end beskrevet i denne meddelelse.

Det kan blive nødvendigt at videregive dine personoplysninger til udvalgte og betroede samarbejdspartnere samt til Aons koncernforbundne selskaber for at kunne levere vores ydelser og rådgivning til dig. Du kan se en liste over vores koncernforbundne virksomheder her. Eksempelvis videregiver vi informationer til samarbejdspartnere, der er berettiget til at benytte dine oplysninger i forbindelse med oprettelse og tilpasning af din pensions- eller forsikringsordning.

Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger ikke bliver misbrugt. Derfor stiller vi høje krav til vores partnere, når dine forsikrings- eller personoplysninger bliver brugt uden for Aon. Vi kræver og sikrer altid, at vores partnere garanterer, at dine personoplysninger er beskyttet, jf. gældende lovgivning.

I forbindelse med IT-udvikling, hosting og support kan personoplysninger blive overført til databehandlere, herunder databehandlere i Storbritannien som EU-Kommissionen har godkendt som et sikkert tredjeland.

Opbevaring af personoplysninger i Aon
I Aon opbevarer vi dine personoplysninger så længe det er nødvendigt for os at dokumentere vores rådgivning i forbindelse med din forsikring og eventuelle skader. Vi beholder og bruger også dine oplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde juridiske forpligtelser og håndhæve vores aftaler.

Aon er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger. Vi benytter tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at sikre mod uautoriseret adgang og anvendelse, ødelæggelse, ændringer eller offentliggørelse af dine personoplysninger fra enhver enkeltperson eller organisation. For at sikre tryghed og beskyttelse for dig, er det kun et begrænset antal personer med et sagligt behov, der har adgang til personoplysninger.

For at sikre dine oplysninger bedst muligt har vi vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder både instruktioner og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret eller, at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Alle medarbejdere i Aon skal desuden følge interne procedurer og regler omkring håndteringen af personoplysninger og er forpligtiget til at følge undervisning i korrekt håndtering af dem.

Sletning af personoplysninger i Aon
Vi sletter dine personoplysninger 10 år efter udgangen af det år, hvori vi har modtaget dem, og vi ikke længere har brug for at dokumentere, hvilken rådgivning vi har givet dig. Identitets- og transaktionsoplysninger gemmes i fem år i henhold til bogføringsloven og hvidvaskningsloven.

Dine rettigheder
Du har ret til at modtage information om behandlingen af dine personlige oplysninger samt en kopi af de personlige oplysninger, som vi behandler om dig. Hvis du bliver opmærksom på, at de personlige oplysninger, vi behandler om dig, er unøjagtige eller ufuldstændige, har du ret til at få dem rettet.

Du har også ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personlige oplysninger og anmode om, at de bliver slettet eller behandlingen begrænset.

Hvis din anmodning er berettiget, vil vi rette, slette eller begrænse behandlingen af dine personlige oplysninger i overensstemmelse hermed. Vi forbeholder os retten til at kræve, at du bekræfter din identitet, før vi besvarer din anmodning.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet over Aons behandling af dine personoplysninger. Klagen skal indgives til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tlf.: 3319 3200, e-mail: [email protected].

For mere information
Hvis du vil vide mere, eller hvis du vil benytte en af dine rettigheder beskrevet ovenfor, er du velkommen til at kontakte vores Databeskyttelsesrådgiver (DPO) ved at skrive til [email protected].

Sidst opdateret 30. april 2024.

Privatlivsmeddelelse om videoovervågning

Aon Denmark A/S
Århusgade 118
2150 Nordhavn

Formål og behandlingsgrundlag
Aon foretager videoovervågning på adressen Århusgade 118, 2150 Nordhavn. Aon behandler disse optagelser af dig som dataansvarlig.

Videoovervågning finder sted ved indgangene til Aons kontorer på 2. sal, printerrummet og de to aflåste serverrum, af hensyn til sikkerhed og kriminalitetsforebyggelse, herunder særligt af tyveri og IT-sikkerhed.

Aon foretager denne videoovervågning på baggrund af Aon’s legitime interesse (jf. GDPR artikel 6, stk. 1 (f)), i at kunne varetage den daglige drift og sikkerhed af ejendommen, Aon’s medarbejdere og dets materiel.

Opbevaring og videregivelse
Videooptagelser slettes efter 30 dage. Under visse omstændigheder og i forbindelse med en konkret sag kan oplysningerne opbevares i en længere periode.

Optagelserne er alene tilgængelige for få udvalgte medarbejdere, som kun gennemgår optagelserne i tilfælde af en begrundet henvendelse om, at en gennemgang måtte være nødvendigt eller i tilfælde af efterprøvning af overvågningsudstyret. Visse af disse medarbejdere er tilknyttet Aons kontor Storbritannien som EU-Kommissionen har godkendt som et sikkert tredjeland.

Herudover, vil optagelserne alene videregives til politiet, og kun i forbindelse med forebyggelse, efterforskning, afsløring eller retsforfølgning af strafbare handlinger eller fuldbyrdelse af strafferetlige sanktioner, herunder beskyttelse mod og forebyggelse af trusler mod medarbejderne.

Dine rettigheder
Du har ret til at modtage information om behandlingen af dine personlige oplysninger samt en kopi af de personlige oplysninger, som vi behandler om dig.

Adgangen til at få udleveret en kopi kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, forretningshemmeligheder, immaterielle rettigheder samt som følge af forebyggelse, efterforskning, afsløring eller retsforfølgning af strafbare handlinger eller fuldbyrdelse af strafferetlige sanktioner, herunder beskyttelse mod og forebyggelse af trusler mod medarbejderne.

Du har også ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personlige oplysninger og anmode om, at de bliver slettet eller behandlingen begrænset.

Hvis din anmodning er berettiget, vil vi rette, slette eller begrænse behandlingen af dine personlige oplysninger i overensstemmelse hermed. Vi forbeholder os retten til at kræve, at du bekræfter din identitet, før vi besvarer din anmodning.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet over Aons behandling af dine personoplysninger. Klagen skal indgives til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tlf.: 3319 3200, e-mail: [email protected].

For mere information
Hvis du vil vide mere, eller hvis du vil benytte en af dine rettigheder beskrevet ovenfor, er du velkommen til at kontakte vores Databeskyttelsesrådgiver (DPO) ved at skrive til [email protected].

Sidst opdateret 30. april 2024.

Aons Privatlivspolitik

Aon Denmark A/S er en førende, global leverandør af løsninger inden for risiko, pension og sundhed. Aon Denmark A/S ønsker at beskytte dit privatliv og dine personoplysninger.

Hvad er formålet med denne politik om databeskyttelse?
Denne politik om databeskyttelse beskriver, hvordan Aon Denmark A/S behandler personoplysninger. Den gælder for alle de personoplysninger, du måtte give os, samt eventuelle personoplysninger, som vi indsamler fra andre kilder. Politikken beskriver vores procedurer og dine rettigheder i forhold til dine personoplysninger. Der er ikke tale om en retlig aftale, og politikken skaber hverken rettigheder eller forpligtelser for nogen af parterne ud over de rettigheder og forpligtelser, som allerede eksisterer i henhold til databeskyttelseslovgivningen.

Denne politik gælder ikke for din brug af eventuelle tredjepartshjemmesider, som denne hjemmeside linker til.

Hvem har ansvaret for dine oplysninger?
I denne politik henviser "Aon Denmark A/S" til hele Aon Denmark A/S inklusive tilknyttede virksomheder og datterselskaber (hvilket også tilkendegives ved anvendelsen af "vi", "os" og "vores"). Aon Denmark A/S har ansvaret for de personoplysninger (og er således dataansvarlig i databeskyttelseslovgivningens forstand), som vi indsamler om dig.

Hvornår og hvordan indsamler vi dine personoplysninger?
Vi indsamler personoplysninger på følgende måder:

• Når vi leverer ydelser til vores kunder.
• Når du anmoder om en serviceydelse fra os.
• Når du registrerer dig eller bruger nogen af vores hjemmesider eller applikationer
• Når du besøger Aon eller deltager i et event.
• Når du ansøger om en stilling hos Aon.
• Hvis du kontakter os med en klage eller et spørgsmål.
• Hvis du interagerer med os på de sociale medier.

Hvilke oplysninger indsamler vi?

Oplysninger, som du giver os

Når du anmoder om at få leveret en ydelse, beder vi dig om præcise og nødvendige oplysninger, der gør det muligt for os at besvare din anmodning. Når du giver os personoplysninger, bruger vi dem til de formål, hvormed de er indsamlet, og som oplyses på indsamlingstidspunktet, eller som fremgår af den sammenhæng, hvori oplysningerne gives, eksempelvis hvis du ønsker et tilbud, ansøger om en stilling hos os eller laver en profil på vores hjemmeside eller applikation.

Når vi leverer de ovennævnte serviceydelser til vores kunder, kan vi indsamle personoplysninger som eksempelvis:

• Kontaktoplysninger, såsom navn, e-mailadresse, postadresse, telefonnummer og mobilnummer
• Videoovervågning på Aons forretningssteder
• Familieforhold
• CPR-nummer
• Helbredsoplysninger
• IMEI-nummer på bærbare enheder
• Legitimationsbevis
• Dødsattester
• Økonomiske oplysninger
• Testresultater i forbindelse med ansøgning om stilling hos Aon
• Kommunikationspræferencer, eksempelvis hvilke nyhedsbreve du ønsker at modtage
• Andre relevante oplysninger, eksempelvis stilling og sprog

Du kan læse mere om de personoplysninger, der indsamles for vores forskellige serviceydelser nedenfor, hvor vi også beskriver formålet og retsgrundlaget for indsamling.

Oplysninger, som vi indsamler via Aons hjemmesider, mobilapplikationer og sociale medier

I denne privatlivspolitik omfatter "hjemmeside" også vores mobilapplikationer.

Vi kan bede dig om nogle eller alle af de følgende typer oplysninger, når du tilmelder dig events, anmoder om serviceydelser, håndterer dine konti, tilgår forskelligt indhold og forskellige funktioner eller besøger vores hjemmesider. Disse oplysninger omfatter, men er ikke begrænset til:

• Kontaktoplysninger, såsom navn, e-mailadresse, postadresse, telefonnummer og mobilnummer, titel)
• Brugernavn, password, spørgsmål til password og svar på spørgsmål til password
• Kommunikationspræferencer, eksempelvis hvilke nyhedsbreve du ønsker at modtage
• Søgninger
• Kontaktoplysninger om andre, når du eksempelvis henviser en ven til en bestemt hjemmeside eller serviceydelse (bemærk: disse oplysninger anvendes udelukkende til at foretage den ønskede kommunikation) og
• Oplysninger, der slås op i diskussioner på nettet og andre interaktive online-funktioner.

I nogle tilfælde indsamler vi automatisk visse typer oplysninger, når du besøger vores hjemmesider og via eventuelle e-mails, vi måtte udveksle. Automatiserede teknologier kan omfatte brug af web-server-logs til indsamling af IP-adresser, cookies og web beacons. Du kan finde yderligere oplysninger om vores brug af cookies under Cookie Preferences i bunden af siden.

Sociale medier

Du kan interagere med os via sociale medier eller via funktioner som plug-ins eller applikationer på vores hjemmesider, som er integreret til sociale medier. Du kan også vælge at linke din konto hos os til tredjeparters sociale medier. Når du linker din konto eller interagerer med os på eller via tredjeparters sociale medier, plug-ins eller applikationer, tillader du os løbende adgang til visse oplysninger fra din konto på det pågældende sociale medie (eksempelvis navn, e-mailadresse, foto, køn, fødselsdag, dine opslag og de 'likes', du giver).

Hvis du bidrager med opslag og kommentarer, når du interagerer med vores hjemmesider via sociale medier, plug-ins eller andre applikationer, kan disse oplysninger, afhængigt af dine privatlivsindstillinger, blive offentligt tilgængelige på internettet. Du kan kontrollere, hvilke oplysninger du deler, ved hjælp af privatlivsindstillingerne på visse sociale medier. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du kan tilpasse dine privatlivsindstillinger, og om hvordan tredjeparts sociale medier håndterer dine personoplysninger, i disses vejledninger, meddelelser om databeskyttelse og brugsvilkår.

Mobile enheder

Hvis du tilgår vores hjemmesider via din mobiltelefon eller mobile enhed, kan vi også indsamle din mobile enheds unikke identifikatorer og IP-adresse samt oplysninger om enhedens styresystem, mobiloperatør samt oplysninger om din geografiske placering. Vi kan også bede dig om dit mobilnummer (således at vi eksempelvis kan sende SMS-meddelelser).

Hvordan bruger vi dine personoplysninger?

Neden for følger en beskrivelse af de formål, som vi indsamler personoplysninger til. Du kan læse mere om de personoplysninger, der indsamles for vores forskellige serviceydelser nedenfor, hvor vi også beskriver formålet med og retsgrundlaget for indsamling af disse oplysninger.

Levering af serviceydelser til vores kunder

Vi behandler personoplysninger, som vi får af vores kunder, med henblik på at kunne levere professionelle konsulentydelser samt risikobaseret rådgivning. Det kan berøre dig, hvis du eksempelvis er medarbejder hos en kunde eller er medlem af en kundes pensionsordning. Det præcise formål, hvormed dine personoplysninger behandles, bestemmes af omfang og specifikationer i den aftale, vi har indgået med vores kunde, samt af gældende lovgivning, myndighedsforskrifter og faglige standarder. Det er kundens pligt at sikre, at du forstår, at dine personoplysninger videregives til Aon Denmark A/S (eller til serviceleverandører såsom Aon Denmark A/S).

Administration af vores kundeengagementer

Vi behandler personoplysninger om vores kunder og de enkelte repræsentanter for vores erhvervskunder med henblik på:

• at gennemføre "Kend din kunde"-kontrol og screening før opstart af nye engagementer,
• at foretage kundekommunikation, service, fakturering og administration,
• at behandle kundeklager eller
• at håndtere retskrav.

Kontakt og markedsføring til vores kunder og potentielle kunder

Vi behandler personoplysninger om vores kunder og kontaktpersoner hos vores erhvervskunder med henblik på:

• at kontakte vores kunder i forbindelse med aktuelle, fremtidige og potentielle engagementer,
• at sende vores kunder nyhedsbreve, knowhow, markedsføringsmateriale samt anden markedsføringsrelateret kommunikation,
• at invitere vores kunder til events (samt arrangere og administrere disse events).

Dataanalyse

Vi er en innovativ virksomhed, som er afhængig af, at der udvikles avancerede produkter og serviceydelser. Det gør vi ved at trække på vores erfaring fra eksisterende og tidligere kundeforhold. Vi ønsker ikke at analysere identificerbare personer, og vi tager forholdsregler for at sikre, at dine rettigheder og vores aktiviteters lovlighed sikres ved brug af aggregerede eller på anden vis anonymiserede oplysninger.

Behandling af ansøgere til stillinger hos Aon

Vi behandler personoplysninger om ansøgere, der ønsker en stilling hos Aon Denmark A/S.
Hvis vi ønsker at bruge dine personoplysninger til et formål, der ikke er foreneligt med det formål, som de er indsamlet til, beder vi om dit samtykke. Under alle omstændigheder foretager vi en afvejning af vores lovlige brug af dine personoplysninger i forhold til dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder i overensstemmelse med gældende lovgivning og regler, så vi sikrer, at dine personoplysninger ikke er genstand for unødig risiko.

Retsgrundlag

Vi skal have et retsgrundlag (hjemmel) for al behandling (dvs. brug) af dine personoplysninger. I de fleste tilfælde er dette grundlag, at:

• behandlingen er nødvendig med henblik på at opfylde en kontrakt, som du er part i, eller at tage skridt til (på din anmodning) at indgå en kontrakt (eksempelvis hvor vi hjælper en medarbejder med at opfylde en forpligtelse over for dig i henhold til en ansættelseskontrakt, der vedrører levering af medarbej
• dergoder),behandlingen er nødvendig med henblik på, at vi kan opfylde en juridisk forpligtelse (eksempelvis hvor vi er forpligtet til at indsamle visse oplysninger om vores kunder af skattemæssige eller regnskabsmæssige hensyn, eller hvor vi er forpligtet til at videregive oplysninger til domstole eller myndigheder) eller.
• behandlingen er i vores legitime, forretningsmæssige interesse med respekt af dine interesser og grundlæggende rettigheder (eksempelvis hvor vi bruger personoplysninger, som vi har fået af vores kunder, til at levere vores serviceydelser, og denne behandling ikke er nødvendig i forhold til en kontrakt, som du er part i).

I enkelte tilfælde vil vi bruge dit samtykke som grundlag for behandling af dine personoplysninger, eksempelvis hvor vi er forpligtet til at indhente dit forudgående samtykke, for at vi kan sende dig markedsføringsrelaterede oplysninger.

Før vi indsamler og/eller bruger følsomme personoplysninger, eller oplysninger om straffeattest, sikrer vi, at der er et retsgrundlag, der gør det muligt for os at anvende de pågældende oplysninger. Dette grundlag vil typisk være:

• dit udtrykkelige samtykke,
• hvis vi eller tredjeparter skal etablere, forsvare eller gøre et retskrav gældende eller
• en bestemt undtagelse, som følger af lokal lovgivning i EU-medlemsstaterne eller andre lande, som implementerer persondataforordningen, som eksempelvis i forbindelse med behandlingen af personoplysninger til forsikringsformål eller med henblik på at fastsætte ydelsen i henhold til en erhvervspensionsordning.

Indsamler vi oplysninger fra børn?

Vi tilbyder ikke nogen serviceydelser direkte til børn, og vi indsamler ikke bevidst personoplysninger fra børn.

Videregiver vi dine personoplysninger?

Inden for Aon-koncernen

Vi kan dele dine personoplysninger med andre enheder, brands, afdelinger og datterselskaber i Aon-koncernen med henblik på at betjene dig som kunde, herunder i forbindelse med ovennævnte aktiviteter. Du kan finde en liste over Aons koncernselskaber her.

Vi udlejer, sælger eller videregiver ikke på anden vis personoplysninger til ikke-tilknyttede tredjeparter til disses egne markedsføringsformål. Vi deler ikke dine personoplysninger med tredjeparter under andre end nedennævnte omstændigheder.

Forretningspartnere

Vi videregiver personoplysninger til forretningspartnere, som leverer visse specialiserede serviceydelser til os, eller som samarbejder med os på projekter. Disse forretningspartnere fungerer selv som dataansvarlige og er dermed selv ansvarlige for at overholde databeskyttelseslovgivningen. Vi anbefaler, at du læser deres politik om databeskyttelse, så du kender deres procedurer.

Eksempler:

• Bank- og finansieringsprodukter - kreditoplysning og indberetning af svig, inkassofirmaer, forsikringsselskaber, genforsikringsselskaber samt forvaltningsvirksomheder med henblik på økonomisk planlægning, investeringsprodukter, forvaltnings- eller depotserviceydelser, som du måtte investere i.
• Forsikringsmægling og forsikringsprodukter - forsikringsselskaber, genforsikringsselskaber og andre forsikringsmæglere, forsikringshenvisningsfirmaer, leverandører af lægelige ydelser, svigefterforskning, vores rådgivere, eksempelvis taksatorer, advokater og revisorer samt andre, der måtte være involveret i skadesanmeldelsesprocessen.

Autoriserede serviceleverandører

Vi kan videregive dine oplysninger til serviceleverandører, som vi har engagereret (som databehandlere) til at levere serviceydelser på vores vegne (enten i forbindelse med serviceydelser, der udføres for vores kunder, eller oplysninger, som vi bruger til egne formål, eksempelvis markedsføring). Disse serviceleverandører er ved kontrakt underlagt en begrænsning i brug og videregivelse af oplysningerne, idet dette kun kan ske, når det er nødvendigt for at levere serviceydelser på vores vegne eller opfylde lovkrav. Disse aktiviteter kan omfatte en hvilken som helst af de behandlingsaktiviteter, vi udfører, som beskrevet oven for i afsnittet 'Hvordan bruger vi dine personoplysninger'."

Eksempler:

• IT-Leverandører af it-tjenester, som står for vores it og administrationssystemer samt telekommunikationsnetværk
• Leverandører af callcenterydelser
• Leverandører af markedsføringsautomatik
• Rekrutteringsfirmaer

Disse tredjeparter har iværksat passende beskyttelsesforanstaltninger med henblik på at passe på dine personoplysninger, og deres aktiviteter er begrænset til de formål, hvormed dine oplysninger er givet.

Retlige forpligtelser og forretningsoverdragelser

 Vi kan videregive dine personoplysninger (i) hvis vi er forpligtet dertil i henhold til lovgivningen, juridiske processer, love, regler, forskrifter eller faglige standarder eller i forbindelse med en vidnestævning, ransagningskendelse eller anden juridisk anmodning, (ii) i forbindelse med anmodninger fra retshåndhævende myndigheder eller statslige organer, (iii) hvis vi mener, at videregivelse er nødvendig eller hensigtsmæssig med det formål at forhindre fysisk skade eller økonomisk tab, (iv) i forbindelse med efterforskning af en mistanke om eller en faktisk ulovlig aktivitet, eller (v) hvis vi bliver genstand for fusion eller opkøb til virksomhedens nye ejer. Videregivelse kan også være nødvendig i forbindelse med revision eller med henblik på at undersøge en klage eller sikkerhedstrussel.

Overfører vi dine personoplysninger til andre lande?

Vi er en global organisation, og vi kan overføre visse personoplysninger til andre lande til vores leverandører eller forretningspartnere i andre lande, som arbejder på vores vegne i overensstemmelse med gældende lovgivning. Vores tilknyttede virksomheder og tredjeparter kan enten være placeret her i landet eller i andre lande, hvoraf nogle Europa-Kommissionen har vurderet, ikke har et tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau.

Hvis vi overfører personoplysninger, anvender vi en række juridiske mekanismer, som skal sikre, at dine rettigheder og beskyttelsen af dine oplysninger følger med:

• vi sikrer, at overførsler er omfattet af aftaler, der er baseret på Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, som kontraktligt forpligter hvert medlem til at sørge for, at der eksisterer et tilstrækkeligt og ensartet beskyttelsesniveau, uanset hvor de befinder sig, eller
• hvis vi modtager anmodninger om oplysninger fra retshåndhævelsesmyndigheder eller lovgivere, validerer vi anmodningen omhyggeligt, før vi videregiver nogen personoplysninger.

Eksempler på lande, som vi overfører personoplysninger til, er USA, Storbritannien, Irland, Singapore, Indien og Filippinerne.

Hvis du ønsker yderligere oplysninger om, hvorvidt dine oplysninger videregives til modtagere i udlandet, bedes du kontakte os som anført nedenfor. Du har også ret til at kontakte os og få flere oplysninger om de garantier, vi har etableret (herunder en kopi af relevante kontraktlige forpligtelser, som dog kan være redigeret af hensyn til fortrolige forretningsoplysninger) for at sikre tilstrækkelig beskyttelse af dine personoplysninger, når disse overføres som beskrevet ovenfor.

Har vi sikkerhedsforanstaltninger, der beskytter dine oplysninger?

Det er vigtigt for os, at dine personoplysninger opbevares sikkert, og vi har derfor iværksat rimelige fysiske, tekniske og administrative sikkerhedsforanstaltninger med henblik på at beskytte dine personoplysninger mod tab, misbrug, ændring eller tilintetgørelse. Vi beskytter dine personoplysninger mod uautoriseret adgang, brug eller videregivelse ved hjælp af sikkerhedsteknologier og -procedurer, såsom kryptering og begrænset adgang. Kun autoriserede personer har adgang til dine personoplysninger, og de bliver uddannet i, hvor vigtigt det er at beskytte personoplysninger.

Vores serviceleverandører og agenter er forpligtet ved kontrakt til at bevare personoplysningernes fortrolighed, og de må ikke bruge oplysningerne til ikke-autoriserede formål.

Hvilke valgmuligheder har du i forhold til dine personoplysninger?

Vi tilbyder forskellige valgmuligheder i forhold til, hvordan vi kommunikerer med vores kunder, og hvilke personoplysninger vi får fra dem og deler med andre. Når du giver os personlige oplysninger, vil vi, hvis vi har til hensigt at bruge disse oplysninger til markedsføringsformål, give dig mulighed for at vælge, om du ønsker at modtage reklame fra os pr. e-mail, SMS, telefon eller almindelig post.

Du kan vælge ikke at modtage reklame fra os ved at klikke på frameld-linket eller følge vejledningen i vores e-mailmarkedsføring eller kontakte os som anført nedenfor.

Hvordan kan du opdatere dine kommunikationspræferencer?

Vi sørger i fornødent omfang for kommunikation om dine oplysninger. Du kan opdatere dine kommunikationspræferencer på følgende måder.

Profil
Hvis du har oprettet en profil eller en konto på en af vores hjemmesider, kan du opdatere dine kontaktoplysninger, når du er logget ind.

Nyhedsbreve
Hvis du ønsker elektronisk kommunikation, som eksempelvis nyhedsbreve, kan du til enhver tid framelde dig igen ved at følge vejledningen i kommunikationen.

Mobile enheder
Hvis du tidligere har valgt, at du vil modtage push-meddelelser fra os på din mobile enhed, men ikke længere ønsker at modtage dem, kan du administrere dine præferencer enten via din mobile enhed eller applikationsindstillingerne. Hvis du ikke længere ønsker, at vi indsamler oplysninger fra mobilapplikationen, kan du afinstallere applikationen ved at følge den afinstallationsprocedure, der findes på din mobile enhed.

E-mail
Kontakt os pr. e-mail eller postadresse som anført nedenfor. Du bedes angive dine nuværende kontaktoplysninger, de oplysninger du ønsker indsigt i samt de ønskede ændringer.

Hvis vi ikke giver dig indsigt, vil vi oplyse dig om grunden hertil samt om eventuelle undtagelser, der måtte gælde.

Andre rettigheder vedrørende dine oplysninger

Med forbehold af visse undtagelser og i nogle tilfælde afhængigt af den pågældende behandlingsaktivitet har du forskellige rettigheder i forhold til dine personoplysninger.

Vi kan bede dig om yderligere oplysninger for at bekræfte din identitet og af sikkerhedsmæssige hensyn, før vi videregiver de ønskede personoplysninger til dig. Vi forbeholder os ret til at opkræve et gebyr, hvis lovgivningen tillader dette; eksempelvis hvis din anmodning er åbenlyst ubegrundet eller urimelig.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os. Med forbehold af juridiske og andre tilladte hensyn vil vi gøre alle rimelige bestræbelser for straks at efterkomme din anmodning eller underrette dig, hvis vi har brug for yderligere oplysninger for at kunne efterkomme din anmodning.

Vi kan måske ikke altid efterkomme din anmodning fuldt ud, eksempelvis hvis det har indflydelse på den fortrolighed, vi skal sikre andre, eller hvis vi rent juridisk er berettiget til at behandle anmodningen på en anden måde.

Ret til indsigt
Du har ret til indsigt i de personoplysninger, vi har om dig. Hvis du har oprettet en profil, kan du få adgang til disse oplysninger ved at logge ind på din konto.

Ret til berigtigelse
Du har ret til at anmode om, at vi berigtiger dine personoplysninger, hvis disse ikke er korrekte eller ikke er ajourførte.

Retten til at blive glemt (ret til sletning)
Du har under visse omstændigheder ret til at få dine personoplysninger slettet. Dine oplysninger kan kun slettes, hvis dine oplysninger ikke længere er nødvendige til det formål, hvormed de blev indsamlet, og vi ikke har noget andet retsgrundlag for behandlingen af oplysningerne.

Ret til begrænset behandling
der er gjort indsigelse mod rigtigheden, således at vi kan verificere korrektheden eller
behandlingen er ulovlig, men du ikke ønsker oplysningerne slettet eller
hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige til de formål, hvormed de blev indsamlet, men vi stadig har brug for dem med henblik på at etablere, forsvare eller gøre et retskrav gældende eller
du har udøvet din ret til at gøre indsigelse, og verifikation af tungtvejende årsager afventes.

Ret til dataportabilitet
Du har ret til dataportabilitet, hvilket kræver, at vi skal udlevere personoplysninger til dig eller en anden dataansvarlig i et almindeligt anvendt, maskinlæsbart format, dog kun hvor behandlingen af disse oplysninger er baseret på (i) samtykke eller (ii) opfyldelse af en kontrakt, som du er part i.

Ret til at gøre indsigelse mod behandling
Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, dog kun hvor retsgrundlaget for behandlingen er vores legitime interesse. Hvis du gør indsigelse, har vi mulighed for at bevise, at vi har en tungerevejende legitim interesse, som tilsidesætter dine rettigheder og frihedsrettigheder.

Internationale overførsler
Som anført oven for kan du bede om at modtage en kopi af, eller henvisning til, de garantier, der gælder, når dine personoplysninger overføres til lande uden for Den Europæiske Union.

Kontakt os
Hvis du har spørgsmål, ønsker yderligere oplysninger om vores databeskyttelse og oplysninger om procedurer, ønsker at drøfte framelding eller at tilbagekalde dit samtykke, eller hvis du ønsker at klage over et brud på loven eller denne politik om databeskyttelse, bedes du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver: [email protected].

Såfremt vi ikke kan efterkomme din anmodning angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte din lokale databeskyttelsesmyndighed. Databeskyttelsesmyndigheden er Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, [email protected].

Hvis du har spørgsmål vedrørende denne politik, er du velkommen til at kontakte os på Aon Denmark A/S, Strandgade 4C, 1401 København K, eller [email protected].

Ændringer af denne politik

Vi er til enhver tid berettiget til at ændre nærværende politik om databeskyttelse. Når vi gør det, offentliggør vi den nuværende version på denne hjemmeside, og vi ændrer versionsdatoen nederst på denne side.

Vi anbefaler, at du regelmæssigt gennemlæser denne politik, således at du altid har kendskab til vores databeskyttelsesprocedure.

Denne politik er senest opdateret den 11. oktober 2022.

Privacy Notice

Protecting your personal information
Your employer (or possibly your partner's employer) is cooperating with Aon to give you the best possible service and advice within insurance and pension. This involves Aon processing personal information about you that we receive from your employer, your former pension provider, your partner, or from you. It is very important to us that we protect and respect your privacy, and in this notice, we would like to tell you what we do to keep your personal information safe and secure.

Aon is the data controller of your personal information
Aon Denmark A/S is the data controller in relation to the service we provide as a pension and insurance broker. This means that we collect, store, process, delete and, if necessary, pass on your personal data to third parties in order to be able to provide you with the best possible advice and service with regard to your insurance and pension.

Which personal information do we use?
We collect and process the following personal data about you at Aon in connection with the following:

1. Advice on signing up for insurance: contact details, social security number, and family relationships (if you provide this yourself).
2. Advice on a specific insurance claim: contact details, social security number and health or claims information.
3. In connection with a posting as an expatriate or a trip, we may process the following personal data about both you and possibly your family members: contact details, family relationships and social security number. If you provide us with your family members' information, please ensure that they agree to our processing of their data and that they receive this notice.
4. In some cases, we also receive information about your name and date of birth from your employer in order to allocate the premium costs in connection with invoicing your employer.
5. If you have a pension scheme through Aon, we will process information about your date of employment, social security number, salary and possibly asset information about you and possibly your partner (if you provide this yourself). If you disclose information about your partner to us, please ensure that they agree to our processing of their data and that they receive this notice. 

The legal basis and purpose of our processing of your personal information
The personal information we collect when providing our advice is collected on the basis that it is necessary

1. to pursue our legitimate interest in providing you and your (partner’s) employer with the best possible advice in relation to our insurance and pension services and to fulfill our contractual obligations to your (partner’s) employer, and
2. comply with our legal obligations, including under accounting and anti-money laundering legislation.
3. Regarding social security numbers, we process this on the basis that the processing is a natural part of the normal operation of our business and as the processing is essential to ensure a unique identification of you, and in certain cases of your family members, for example in connection with visa applications.
4. If it becomes necessary to obtain health information from you in connection with advice on a specific insurance claim or in connection with taking out insurance, we will ask you for your consent - remember that you are always fully entitled to withdraw your consent.
5. If we receive health information about you from your employer or pension or insurance provider in connection with advice on a specific insurance claim, we process this information to establish, assert or defend our, your or your employer's legal claims. 

 

Disclosing personal information to third parties
Correct handling of your personal information is very important to Aon. We will not sell, publish or in any way disclose information to a third party without your consent, unless it is necessary to fulfil an agreement with you or to ensure compliance with current Danish law. We will not use your information for any other purposes other than those described in the present document.

It may be necessary to disclose your information to select and trusted cooperating partners in order to be able to provide you with our service and advice. We will for example disclose information to pension and insurance companies who use your information to establish and adjust your pension and insurance scheme. It may also be necessary to pass on your personal information to Aon's group companies in order to provide our services and advice to you. You can find a list of our Aon companies here.

It is our responsibility to ensure that your personal information is not abused. We therefore place heavy demands on our partners when your personal information is used outside of Aon. We always demand and ensure that our partners’ guarantee that your personal information is protected.

In connection with IT development, hosting and support, personal information may be transferred to data processors, including data processors in the United Kingdom which the EU Commission has approved as a secure third country.

Secure storage of personal information
Aon is committed to protecting your privacy. We use technical and organizational measures to secure your personal information against unauthorized access and use, destruction, alteration, or disclosure. To ensure data security and integrity, only a limited number of Aon employees with a specific objective and a necessary need have access to your personal information.

In addition, all employees at Aon must follow internal procedures and rules regarding the handling of personal information and are obliged to regularly participate in training in the secure processing of this.

Deleting personal information in Aon
We will delete your personal information ten years after the end of the year in which you (or possibly your partner) are no longer employed with your (partner’s) current employer, and we have no longer need to document the advice we have given you.

Your rights
You have the right to receive information regarding the processing of your personal information as well as a copy of the personal information that we process about you. If you become aware that the personal information, we process about you is inaccurate or incomplete, you have the right to have it corrected.

You also have the right to object to our processing of your personal information and request it is deleted, or restricted.

If your request is justified, we will correct, delete, or restrict the processing of your personal information accordingly. We reserve the right to require from you verification of your identity before we respond to your request.

Under certain circumstances, you may obtain the personal information we have collected from you in a structured, commonly used, and machine-readable format and to have this data transferred to another controller.

You also have the right to complain to the Danish Data Protection Agency about Aon's processing of your personal information. The complaint must be submitted to the Danish Data Protection Agency, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tel.: 3319 3200, e-mail: [email protected].

For more information
If you want to know more or if you wish to exercise your rights described above, please contact our Data Protection Officer (DPO) by writing to [email protected].

Last updated 26 September 2024.

Privacy notice on video surveillance

Aon Denmark A/S
Århusgade 118
2150 Nordhavn

Purpose and basis for processing
Aon conducts video surveillance at our office at Århusgade 118, 2150 Nordhavn. Aon processes these recordings as data
controller.

Video surveillance is conducted at the entrances to Aon's 2nd floor offices, the copy room and the two locked server rooms. Video surveillance is conducted for security and crime prevention purposes, especially theft and IT security.

Aon conducts this video surveillance on the basis of Aon's legitimate interest (cf. GDPR Article 6(1)(f)) in being able to manage daily operation and security of the property, Aon's employees, and its equipment.

Storage and disclosure
Video recordings are deleted after 30 days. Under certain circumstances and in connection with a specific case, data may be stored for a longer period.

The recordings are only accessible to a few selected employees who only review the recordings in the event of a justified request that a review may be necessary or in case of verification of the surveillance equipment. Some of these employees are affiliated with Aon's UK office, which the EU Commission has approved as a safe third country.

Further, the recordings will only be disclosed to the police and only in connection with the prevention, investigation, detection or prosecution of criminal offenses or the execution of criminal sanctions, including protection against and prevention of threats against employees.

Your rights
You have the right to receive information about the processing of your personal data and a copy of the personal data we process about you.

However, the right to obtain a copy may be restricted for the protection of other persons' privacy, trade secrets, intellectual property rights, and for the prevention, investigation, detection or prosecution of criminal offenses or the execution of criminal penalties, including the protection against and prevention of threats against employees.

You also have the right to object to our processing of your personal data and request that it be erased or the processing restricted.

If your request is justified, we will correct, delete, or restrict the processing of your personal data accordingly. We reserve the right to require you to confirm your identity before we respond to your request.

You also have the right to complain to the Danish Data Protection Agency about Aon's processing of your personal information. The complaint must be submitted to the Danish Data Protection Agency, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tel.: 3319 3200, e-mail: [email protected].

For more information
If you want to know more or if you wish to exercise your rights described above, please contact our Data Protection Officer (DPO) by writing to [email protected].

Last updated 30 April 2024.