Aon Solutions Canada Inc. (Retraite et Placements)

Pourquoi recueillons-nous, utilisons-nous et communiquons-nous des renseignements personnels?

Il est essentiel que nous recueillions des renseignements personnels sur vous pour que nous puissions vous offrir les produits et les services qui répondent le mieux à vos besoins (y compris les personnes associées que nous appelons « vous » dans la présente politique de confidentialité). Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent provenir directement de vous, mais également de nos sociétés affiliées ou de tiers (comme les employeurs, les institutions financières, des professionnels de la santé, le gouvernement, les agences d’enquête, etc.)

Les renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins suivantes, qui font partie intégrante de nos services :

Déterminer l’admissibilité aux produits et aux services, en traiter la demande et fournir les renseignements et les services requis.
Comprendre et évaluer vos besoins continus et offrir des produits et services qui y répondent
Fournir des services-conseils aux fiduciaires, aux promoteurs et aux participants du régime de retraite
Accomplir les tâches de communication, de prestation de services, de facturation et d’administration.
Établir des rapports au gouvernement
Analyser les données
Détecter et prévenir les fraudes.
À d’autres fins qui sont prévues dans les clauses de nos contrats ou qui vous seront communiquées au moment de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de ces renseignements.

Les renseignements personnels peuvent également être utilisés à d’autres fins, notamment pour :

Effectuer des analyses
Créer des bases de données et des outils exclusifs
Se conformer aux exigences légales, réglementaires, de vérification et de sécurité.

Quels renseignements recueillons-nous?

Selon les produits ou les services que nous fournissons, nous recueillons des renseignements que vous, ou des tiers tels que votre employeur, fournissez dans les demandes de produits et services. Les renseignements que nous recueillons peuvent comprendre les suivants :

Données personnelles de base (nom, adresse, date de naissance, âge, sexe, nationalité)
Formation et expérience professionnelle et affiliations (antécédents professionnels pour la liquidation de retraite)
Activités professionnelles (activités professionnelles des personnes-ressources)
Famille, style de vie et situation sociale (détails sur les personnes à charge, état matrimonial)
Renseignements de base sur les ressources humaines (date d’entrée en fonction, titre du poste, rôle, temps plein ou temps partiel)
Données relatives à la santé, au bien‑être et aux absences (indication de la retraite en raison d’une maladie ou confirmation d’une interruption de service liée à un congé de maternité)
Détails financiers (détails sur le revenu, numéro d’assurance sociale)
Vérification de l’identité et vérification des antécédents (vérification au titre de la lutte contre le blanchiment d’argent)

Dans certains cas, vous pouvez nous fournir des renseignements tels que votre adresse courriel par des moyens technologiques, notamment un site Web sécurisé en ligne. Ces renseignements sont utilisés pour la gestion de mot de passe en libre‑service.

Nous pouvons également recueillir automatiquement des renseignements par l’intermédiaire de nos programmes de commercialisation, grâce à l’utilisation de témoins, de balises et d’autres technologies qui nous permettent de suivre la façon dont vous utilisez notre site Web et nos communications de marketing.

Consentement à utiliser vos renseignements personnels

Nous pouvons obtenir votre consentement explicite ou déterminer qu’un consentement implicite a été donné selon les circonstances. Le consentement explicite peut être verbal (en personne ou par téléphone), écrit ou envoyé par un mode électronique (notamment, par courriel). Votre consentement implicite nous est accordé lorsque nous pouvons présumer que vous avez donné votre consentement selon une certaine mesure que vous prenez ou décidez de ne pas prendre. Par exemple, si vous nous demandez un produit ou un service particulier et que vous nous fournissez vos renseignements personnels à cet égard, nous déduirons raisonnablement que vous consentez à ce que nous utilisions ces renseignements personnels dans le but de vous offrir ce service. Au moment de l’adhésion au régime de retraite d’un employeur, nous déduisons que vous consentez à l’utilisation raisonnable de vos renseignements personnels aux fins de l’administration du régime et d’autres exigences législatives connexes.

Si vous devez fournir des renseignements personnels sur d’autres personnes (p. ex., vos employés, vos personnes à charge, etc.), vous devez obtenir leur consentement à ces fins, avant de nous les communiquer.

Lorsque vous nous demandez de vous fournir un service, vous devez nous communiquer les renseignements qui nous permettront de répondre à votre demande. Ce faisant, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions ces renseignements personnels aux tiers concernés, et ce, aux fins susmentionnées. Vous nous autorisez également à utiliser et à conserver ces renseignements personnels autant de temps qu’il est nécessaire aux fins décrites ci-dessus. Votre autorisation reste valable même après la fin de notre relation avec vous, à moins que vous nous soumettiez un avis écrit nous informant que vous retirez votre consentement. Prenez note qu’en retirant votre consentement ou en vous abstenant de le donner, vous pouvez nous empêcher de vous offrir ou d’offrir au tiers autorisé (comme un employeur) les produits ou services que vous désirez.

Dans certaines circonstances, lorsque vous refusez de fournir des renseignements personnels ou que vous retirez votre consentement, vous n’aurez plus le droit de bénéficier des services. En outre, dans certaines circonstances, nous ne sommes pas tenus d’obtenir votre consentement ou d’expliquer les objectifs de la collecte, de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels. Par exemple, une telle exception s’appliquerait s’il y a une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne, dans le cadre de la détection et de la prévention des fraudes, ou si nous devons nous conformer à une ordonnance de tribunal.

Partage des renseignements personnels avec d’autres personnes

Aon communique les renseignements personnels uniquement comme exigé et tel que décrit dans la présente politique ou tel que prévu par la loi. En vous fournissant nos services, nous pourrons être tenus de communiquer les renseignements personnels que nous recueillons à des sociétés affiliées, à des filiales, à des successeurs et à d’autres fournisseurs ou agents de services qui exercent diverses fonctions pour notre compte. Ces parties peuvent se trouver au Canada ou dans d’autres pays. Lorsque des renseignements sont recueillis au Québec, les parties auxquelles nous communiquons des renseignements personnels peuvent se trouver au Québec ou dans d’autres territoires à l’extérieur du Québec. Bien que vos renseignements personnels soient toujours assujettis aux obligations de confidentialité, s’ils sont conservés dans un autre pays, ils peuvent être assujettis aux lois dudit pays. Ainsi, l'information peut être consultée par les tribunaux, le gouvernement, les organismes d'application de la loi et les organismes de réglementation de ce pays.

Selon les produits ou services que nous vous fournissons, nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des administrateurs de pension, à des agences de recherche, à des entités gouvernementales, à des services d’impression et à d’autres parties qui en ont besoin pour mettre à disposition des produits et des services. Si nous sommes légalement autorisés à le faire, nous pouvons communiquer des renseignements aux agences de renseignements sur le consommateur et aux autorités publiques lorsqu’on nous demande de le faire ou que nous devons protéger nos activités. Nous pouvons également être tenus de communiquer des renseignements en vertu de la loi, des règlements d’arbitrage ou d’un tribunal.

Aon développe et utilise des plateformes et des bases de données exclusives pour recueillir, stocker et utiliser des renseignements sur les régimes de retraite et les participants aux régimes. Aon utilise et combine ces renseignements et ainsi que d’autres, recueillis auprès de ses clients et d’autres personnes dans le but de développer des produits et services, de renforcer la relation avec vous et ses clients (par exemple : analyses comparatives, étude de marché, analyse de données et commercialisation de produits et services qui pourraient vous intéresser, vous et les clients d’Aon) ainsi qu’à d’autres fins décrites dans la présente politique de protection des renseignements personnels.

À mesure qu’Aon prend de l’essor, nous pouvons acheter d’autres entreprises ou vendre des activités. Étant donné que nos activités reposent essentiellement sur nos relations avec les clients, les renseignements sur les comptes particuliers ou les services qui sont achetés ou vendus pourraient inclure des renseignements personnels et faire partie de l’actif transféré. Nous pouvons également utiliser ces renseignements personnels pour évaluer vos besoins futurs et vous offrir les produits et services qui pourraient le mieux répondre à ces besoins, que ce soit de notre part, de la part de nos sociétés affiliées ou d’organisations réputées que nous sélectionnons. Si vous ne souhaitez pas recevoir de telles offres ou informations, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée, dont les coordonnées se trouvent dans la section Coordonnées.

Dernière mise à jour : 22 Septembre 2023

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