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À propos de la protection de vos renseignements personnels

Chez Aon, la protection de vos renseignements personnels était et demeure très importante pour nous. Nous nous engageons à vous fournir un service de qualité tout en protégeant votre vie privée et vos renseignements personnels.

Les « renseignements personnels » concernent une personne identifiable. Cependant, ces renseignements n’incluent généralement pas les coordonnées professionnelles qui sont utilisées pour communiquer avec une personne du fait de son rôle professionnel ou de son poste. Dans certains cas, nous sommes tenus de dépersonnaliser les renseignements afin de les utiliser et de les communiquer à des fins professionnelles d'une manière qui ne permet pas de vous identifier. Par exemple, nous pouvons ajouter vos renseignements personnels à ceux d'autres personnes pour compiler des statistiques sur les sinistres.

Pourquoi recueillons-nous, utilisons-nous et communiquons-nous des renseignements personnels?

Il est essentiel que nous recueillions des renseignements personnels sur vous pour que nous puissions vous offrir les produits et les services qui répondent le mieux à vos besoins (y compris les personnes associées à vous que nous appelons « client » dans la présente politique de confidentialité). Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent provenir directement de vous, mais également de nos sociétés affiliées ou de tiers (comme les employeurs, les sociétés d'assurance, les courtiers ou les agents d’assurance, les agences d’évaluation du crédit, les autorités d’immatriculation des véhicules automobiles et des permis de conduire, les institutions financières, les médecins, etc.).

Les renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins suivantes :

  • Déterminer l’admissibilité aux produits et aux services, en traiter la demande et fournir les renseignements et les services requis
  • Comprendre et évaluer les besoins continus des clients actuels et potentiels et offrir des produits et services pour y répondre
  • Accomplir les tâches de communication, de prestation de services, de facturation et d’administration
  • Fournir des services d’administration des sinistres et d’analyse des données
  • Détecter et prévenir les fraudes
  • Effectuer des analyses
  • Créer des bases de données et des outils exclusifs
  • Fournir des services-conseils aux sociétés d'assurance
  • Se conformer aux exigences légales, réglementaires, de vérification et de sécurité
  • Lorsque les transactions sont effectuées à crédit, obtenir des renseignements sur le crédit auprès des tiers concernés, comme les agences de notation, et les mettre à jour
  • À d’autres fins qui sont prévues dans les clauses de nos contrats ou qui vous seront communiquées au moment de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de ces renseignements.

Quels renseignements recueillons-nous?

Selon les produits ou services que vous demandez, nous pouvons être amenés à recueillir les renseignements que vous fournissez dans le cadre de votre demande, à savoir vos coordonnées, votre âge, votre état de santé, vos informations financières, vos antécédents professionnels ainsi que les renseignements sur votre revenu. Afin d’évaluer le risque ou au cas où vous déposeriez une réclamation, nous pouvons recueillir des renseignements auprès des assureurs, des associations professionnelles, des experts en sinistres et des agences de renseignements sur les consommateurs. Nous pouvons aussi recueillir automatiquement des renseignements par l’intermédiaire de nos programmes de commercialisation, grâce à l'utilisation de témoins, de balises et d’autres technologies qui nous permettent de suivre la façon dont vous utilisez notre site Web et nos communications commerciales.

Consentement à utiliser vos renseignements personnels

Nous pouvons obtenir votre consentement explicite ou déterminer qu’un consentement implicite a été donné selon les circonstances. Le consentement explicite peut être verbal (en personne ou par téléphone), écrit ou envoyé par proposition électronique (notamment, par courriel). Votre consentement implicite nous est accordé lorsque nous pouvons présumer que vous avez donné votre consentement selon une certaine mesure que vous prenez ou décidez de ne pas prendre. Par exemple, si vous nous demandez un produit ou un service particulier et que vous nous fournissez vos renseignements personnels à cet égard, nous déduirons raisonnablement que vous consentez à ce que nous utilisions ces renseignements personnels dans le but de vous offrir ce service.

Si vous devez fournir des renseignements personnels sur d'autres personnes (p. ex., vos employés, vos personnes à charge, etc.), vous devez obtenir leur consentement à ces fins, avant de nous les communiquer.

Lorsque vous nous demandez de vous fournir un service, vous devez nous communiquer les renseignements qui nous permettront de répondre à votre demande. Ce faisant, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions ces renseignements personnels aux tiers concernés, et ce, aux fins susmentionnées. Vous nous autorisez également à utiliser et à conserver ces renseignements personnels autant de temps qu’il est nécessaire aux fins décrites ci-dessus. Votre autorisation reste valable même après la fin de notre relation avec vous, à moins que vous nous soumettiez un avis écrit nous informant que vous retirez votre consentement. Prenez note qu'en retirant votre consentement ou en vous abstenant de le donner, vous pouvez nous empêcher de vous offrir ou d’offrir au tiers autorisé (comme un employeur) les produits ou services que vous désirez.

Dans certaines circonstances, lorsque vous refusez de fournir des renseignements personnels ou que vous retirez votre consentement, vous n'aurez plus droit à l’émission ou au renouvellement de votre police d'assurance, à la souscription d'assurances, ni à l'administration des sinistres en vertu des polices en vigueur. En outre, dans certaines circonstances, nous ne sommes pas tenus d’obtenir votre consentement ou d'expliquer les objectifs de la collecte, de l'utilisation ou de la communication des renseignements personnels. Par exemple, une telle exception s'appliquerait s’il y a une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d'une personne, dans le cadre de la détection et de la prévention des fraudes, ou si nous devons nous conformer à une ordonnance de tribunal.

Partage des renseignements personnels avec d'autres personnes

Aon communique les renseignements personnels uniquement comme exigé et décrit par la présente politique ou comme prévu par la loi. En vous fournissant nos services, nous pourrons être tenus de communiquer les renseignements personnels que nous recueillons à des sociétés affiliées, à des filiales, à des successeurs et à d’autres fournisseurs ou agents de services qui exercent diverses fonctions pour notre compte. Ces parties peuvent se trouver au Canada ou dans d'autres pays. Bien que vos renseignements personnels soient toujours assujettis aux obligations de confidentialité, s’ils sont conservés dans un autre pays, ils peuvent être assujettis aux lois dudit pays.

Selon les produits ou services que nous vous fournissons, nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des sociétés d'assurance, à des réassureurs et à d'autres parties qui en ont besoin afin de pouvoir vous offrir une couverture d’assurance et d'autres produits et services. Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels avec les experts en sinistres et les assureurs afin de régler les sinistres. Si nous sommes légalement autorisés à le faire, nous pouvons partager des renseignements avec les agences de renseignements sur le consommateur, les agences de déclaration d'assurance et des autorités publiques, lorsqu’on nous demande de le faire ou que nous devons protéger nos affaires. Nous pouvons également être tenus de partager des renseignements en vertu de la loi, des règlements d'arbitrage ou un tribunal.

Aon développe et utilise des plateformes et des bases de données exclusives pour recueillir, stocker et utiliser des informations sur les polices d'assurance, notamment les noms, les codes d'industrie, les types de police, les primes et les dates d'expiration des polices ainsi que des informations sur les sociétés d'assurance qui fournissent une couverture à leurs clients ou se font concurrence pour placer des assurances pour le compte de leurs clients. Aon utilise et combine ces renseignements et d’autres renseignements recueillis auprès de ses clients dans le but de développer des produits et des services, de renforcer sa relation avec ses clients (par exemple, analyses comparatives, études de marché, analyses de données et commercialisation de produits et services qui pourraient intéresser les clients d’Aon) et d’aider les sociétés d'assurance à améliorer leurs offres. Aon et ses sociétés affiliées peuvent avoir accès aux bases de données afin de fournir des services-conseils ou d'autres services aux sociétés d'assurance pour contrepartie et à d'autres fins décrites dans la présente politique de confidentialité.

À mesure qu’Aon prenne de l’essor, nous pouvons acheter d’autres entreprises ou vendre des divisions. Étant donné que nos activités reposent essentiellement sur nos relations avec les clients, les renseignements sur les comptes ou les services particuliers qui sont achetés ou vendus pourraient inclure des renseignements personnels et faire partie de l’actif transféré. Nous pouvons également utiliser ces renseignements personnels pour que nous, nos sociétés affiliées ou les entreprises réputées que nous choisissons puissions évaluer vos besoins futurs et vous offrir les produits et services qui répondent le mieux à ces besoins. Si vous ne souhaitez pas recevoir de telles offres ou de telles informations, veuillez communiquer avec notre agent de protection des renseignements personnels en consultant la partie sur les coordonnées ci-dessous.

Tenue de renseignements exacts

Il est important que vos renseignements personnels soient exacts et complets. Avoir des renseignements exacts sur vous nous permet de vous offrir le meilleur service possible. Vous avez le droit d’avoir accès aux renseignements personnels que nous tenons à votre sujet, de les vérifier et de les modifier. Si vous trouvez qu’ils sont désuets, inexacts ou incomplets, veuillez nous le faire savoir et nous y apporterons immédiatement les corrections nécessaires. Pour que nous ayons toujours des renseignements personnels à jour, veuillez nous informer de tout changement, tel qu'un changement d'adresse, de numéro de téléphone ou de toute autre circonstance, et ce, en communiquant avec votre représentant de bureau local.

Comment conservons-nous les renseignements personnels?

Chez Aon, nous employons des mesures de protection physiques, électroniques et procédurales pour protéger nos systèmes et tous les renseignements personnels contre tout accès ou toute utilisation non autorisés. Toutes les mesures de protection et de sécurité conviennent au degré de sensibilité des renseignements recueillis.

Nos agents et fournisseurs de services sont tenus de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels et ne peuvent pas s’en servir à des fins non autorisées.

Les employés sont assujettis à des normes et à des politiques strictes pour garantir que les renseignements personnels sont sécurisés et traités avec le plus grand soin et respect.

Protection des renseignements personnels en ligne

Aon peut recueillir des renseignements sur l'utilisateur à partir de ses sites Web (par exemple, au moyen de témoins qui sont des identifiants alphanumériques transmis depuis un site Web au navigateur du visiteur, ainsi que d'adresses IP ou de balises qui détectent vos activités sur nos sites Web). Nous utilisons ces renseignements pour vous offrir une expérience en ligne personnalisée et savoir comment nous pouvons améliorer notre site et nos communications commerciales. Bien que l’utilisation des témoins soit répandue, vous pouvez les désactiver par l’intermédiaire des paramètres de votre navigateur. Vous pouvez également désactiver les témoins et balises tiers en visitant le site : www.youradchoices.ca. Toutefois, si vous prenez cette décision, certains sites Web pourraient ne pas fonctionner convenablement ou de façon optimale.

Aon peut vous envoyer des messages électroniques commerciaux aux adresses électroniques que vous nous avez fournies. Nous pouvons exiger votre consentement explicite ou nous fonder sur votre consentement implicite si vous avez fait une enquête, acheté un produit ou un service auprès de notre société, conclu une entente écrite avec nous, ou dans certains autres cas déterminés. Si vous ne souhaitez pas recevoir des messages électroniques commerciaux de notre part, vous pouvez retirer votre consentement, à tout moment, en cliquant sur le lien de désabonnement dans le message ou en communiquant avec notre agent de protection des renseignements personnels, comme indiqué ci-dessous. Veuillez noter que vous recevrez toujours les messages électroniques commerciaux que nous sommes tenus de vous envoyer en vertu de la loi ou ceux qui ne requièrent pas de consentement, comme les confirmations d'opérations ou les informations relatives à votre compte.

Les sites Web d’Aon peuvent contenir des liens qui vous conduisent vers des sites de tiers qui ne sont pas régis par la présente politique de confidentialité. Bien que nous nous efforcions de proposer uniquement des liens vers des sites ayant des normes élevées de confidentialité, notre politique de confidentialité ne s'appliquera plus lorsque vous quittez ce site Web. Nous ne sommes pas responsables des politiques de confidentialité des parties tierces ou des sociétés étrangères affiliées, vu que celles-ci seraient assujetties aux lois en vigueur dans leur pays de résidence. Par conséquent, nous vous conseillons de lire les déclarations de confidentialité de ces sites pour savoir comment les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués.

Coordonnées

Veuillez communiquer avec notre agent de protection des renseignements personnels pour obtenir de plus amples renseignements sur nos politiques et procédures ou si vous avez des questions ou des préoccupations. Nous les traiterons rapidement et ferons tout notre possible pour répondre à vos préoccupations.

Vous trouverez ci-dessous les coordonnées de notre agent de protection des renseignements :

Adresse postale: Aon
20, rue Bay, Toronto (Ontario) M5J 2N9
À l’attention de l’agent de protection des renseignements personnels

Adresse électronique : privacy.officer@aon.ca

Téléc: 416.868.5887
À l’attention de l’agent de protection des renseignements personnels

Bien qu’Aon mette tout en œuvre pour sécuriser toutes les communications dont elle a la charge ou qui se trouvent dans nos locaux, notez qu'aucune méthode de livraison n'est absolument sûre et que toute communication de renseignements personnels peut être accidentellement ou délibérément interceptée par des tiers.