Privatlivsmeddelelse

Health & Wealth Solutions

Vi passer på dine personoplysninger

Din arbejdsgiver samarbejder med Aon om at yde dig den bedst mulige service inden for forsikring og eventuelt pension. Aon vil i den forbindelse behandle personoplysninger om dig, som vi enten får fra din arbejdsgiver, din tidligere pensionsleverandør eller dig selv.

Det er meget vigtigt for os, at vi beskytter og respekterer dit privatliv, og derfor vil vi i dette brev gerne fortælle dig om, hvad vi gør for at behandle dine personoplysninger trygt og sikkert. Dette gælder både for nye kunder og for de kunder, som vi allerede behandler personoplysninger om.

Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er alle former for oplysninger, der direkte eller indirekte kan knytte sig til en person. Det kan fx være navn, adresse, telefonnummer, stilling, økonomiske forhold, fotografier og IP-adresser.

Dataansvarlig

Aon Denmark A/S er dataansvarlig i forhold til den ydelse, vi som pensions- og forsikringsmægler yder. Det betyder, at vi vil indsamle, opbevare, behandle, slette og evt. videregive dine personoplysninger til en tredjepart, når det er nødvendigt, for at kunne yde dig den bedste rådgivning og service i forbindelse med din forsikring eller din pension.

Hvilke personoplysninger bruger vi?

Vi indsamler og behandler følgende personoplysninger om dig hos Aon i forbindelse med forsikring: kontaktoplysninger, CPR-nummer, og familierelationer (hvis du selv oplyser dette).

Hvis du også har en pensionsordning gennem Aon, vil vi herudover også behandle løn- og evt. formueoplysninger om dig og eventuelt din partner (hvis du selv oplyser dette) samt information om ansættelsesdato.

Såfremt det er nødvendigt, for at enten vores eller dit retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, kan vi yderligere behandle følsomme personoplysninger om dit helbred eller andre følsomme oplysninger, som du deler med os.

Formål med behandlingen og behandlingsgrundlag

De personoplysninger, vi indsamler, bruger vi til at kunne rådgive dig bedst muligt i forhold til forsikring eller pension. Desuden opbevarer vi oplysninger, som vi er forpligtet til efter lovgivningen, herunder hvidvask- og bogføringslovgivningen, eller for at beskytte Aon mod retskrav.

Vores grundlag for at behandle dine oplysninger er:

1. At behandling er nødvendig, for at enten vores eller dit retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares (hvis der er tale om følsomme personoplysninger, jf. ovenfor).
2. Vores legitime interesse i at opfylde vores aftale med din arbejdsgiver.
3. At behandlingen er nødvendig for, at Aon som tredjemand i forbindelse med dit ansættelsesforhold kan rådgive dig om forsikring eller pension.
4. Vores forpligtelser efter lovgivningen herunder hvidvask- og bogføringslovgivningen.
5. For så vidt angår CPR-nummer, behandler vi dette på grundlag af, at dette er et naturligt led i den normale drift af vores virksomhed, og da behandlingen er af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af dig.

Videregivelse af personoplysninger til tredjepart

Korrekt håndtering af dine personoplysninger er meget vigtigt for Aon. Vi vil ikke sælge, offentliggøre eller på nogen måde videregive oplysninger til en tredjepart uden dit samtykke, medmindre det er påkrævet for at leve op til en aftale med dig eller nødvendigt for at sikre overholdelse af gældende dansk lovgivning. Vi bruger ikke dine informationer til andre formål end beskrevet i denne meddelelse.

Det kan blive nødvendigt at videregive dine personoplysninger til udvalgte og betroede samarbejdspartnere samt til Aons koncernforbundne selskaber for at kunne levere vores ydelser og rådgivning til dig. Du kan se en liste over vores koncernforbundne virksomheder her. Eksempelvis videregiver vi informationer til samarbejdspartnere, der er berettiget til at benytte dine oplysninger i forbindelse med oprettelse og tilpasning af din pensions- eller forsikringsordning.

Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger ikke bliver misbrugt. Derfor stiller vi høje krav til vores partnere, når dine forsikrings- eller personoplysninger bliver brugt uden for Aon. Vi kræver og sikrer altid, at vores partnere garanterer, at dine personoplysninger er beskyttet, jf. gældende lovgivning.

I forbindelse med IT-udvikling, hosting og support kan der overføres personoplysninger til databehandlere, herunder databehandlere i tredjelande uden for EU og EØS, eksempelvis USA, Storbritannien, Singapore, Indien og Filippinerne.

Vi bruger en række juridiske mekanismer, herunder standardkontrakter godkendt af EU-Kommissionen eller Datatilsynet, til at sikre, at dine rettigheder og dit lovgivningssikrede beskyttelsesniveau bliver iagttaget.

Hvis du ønsker flere informationer om, hvordan dine oplysninger behandles uden for EU/EØS, er du velkommen til at kontakte os på nedenstående e-mailadresse. Her kan du bede om flere oplysninger om, hvilke sikkerhedsforanstaltninger vi har for at sikre, at dine personoplysninger bliver behandlet ordentligt og korrekt, hvis vi videregiver dem til lande uden for EU/EØS - bl.a. kan du få indsigt i de kontraktbestemmelser, der regulerer dataoverførslen.

Opbevaring af personoplysninger i Aon

I Aon opbevarer vi dine personoplysninger så længe, du er kunde hos os, og så længe det er nødvendigt for os at dokumentere vores rådgivning til dig. Vi beholder og bruger også dine oplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde juridiske forpligtelser og håndhæve vores aftaler.

Aon er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger. Vi benytter tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at sikre mod uautoriseret adgang og anvendelse, ødelæggelse, ændringer eller offentliggørelse af dine personoplysninger fra enhver enkeltperson eller organisation. For at sikre tryghed og beskyttelse for dig, er det kun et begrænset antal personer med et sagligt behov, der har adgang til personoplysninger.

For at sikre dine oplysninger bedst muligt har vi vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder både instruktioner og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret eller, at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Alle medarbejdere i Aon skal desuden følge interne procedurer og regler omkring håndteringen af personoplysninger og er forpligtiget til at følge undervisning i korrekt håndtering af dem.

Sletning af personoplysninger i Aon

Vi sletter dine personoplysninger, når du ikke længere er kunde hos Aon, og vi ikke længere har brug for at dokumentere, hvilken rådgivning vi har givet dig. Identitets- og transaktionsoplysninger gemmes i fem år i henhold til bogføringsloven og hvidvaskningsloven.

Dine rettigheder

Som kunde i Aon kan du ved forespørgsel få indsigt i, hvilke oplysninger vi har behandlet om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi bruger dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine oplysninger, og hvem der modtager oplysninger om dig i det omfang, vi videregiver data i Danmark og i udlandet. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Hvis oplysningerne er forkerte, ufuldstændige eller irrelevante, har du ret til at få oplysningerne rettet eller slettet. Du har også ret til at gøre indsigelse mod vores behandlinger. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine personoplysninger. Da vores service er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, vil vi være taknemmelige, hvis du vil oplyse os om relevante ændringer af dine oplysninger.

Få mere at vide

Hvis du vil have mere information, ændre eller slette dine oplysninger, er du velkommen til at kontakte vores Databeskyttelsesrådgiver (DPO). Du kan enten skrive til vores Databeskyttelsesrådgiver på adressen Aon Denmark A/S, Strandgade 4C, 1401 København K eller til [email protected].

Du har også mulighed for at klage over Aons behandling af dine personoplysninger. Klagen skal indgives til det danske Datatilsyn, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tlf.: 3319 3200, e-mail: [email protected].

Du kan læse mere om Aons privatlivspolitik, herunder evt. opdateringer af, hvordan vi håndterer personoplysninger på vores hjemmeside: http://www.aon.com/denmark/om-aon-denmark/privatliv.jsp.

Sidst opdateret den 28. september 2022