Tietosuojaseloste

Tietosuojailmoitus

Suojaamme henkilötietojasi
Työnantajasi tekee yhteistyötä Aon Finland Oy:n kanssa antaakseen sinulle parhaan mahdollisen vakuutusneuvonnan. Tässä yhteydessä käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja, jotka saamme joko työnantajaltasi, sinulta tai Know Your Customer ("KYC") -palveluntarjoajiltamme. Meille on erittäin tärkeää suojella ja kunnioittaa yksityisyyttäsi, ja siksi haluamme tässä ilmoituksessa kertoa, mitä teemme käsitellessämme henkilötietojasi turvallisesti ja suojatusti.

Mitä ovat henkilötiedot?
Henkilötiedot ovat kaikenlaisia tunnistettavissa olevaa henkilöä koskevia tietoja, toisin sanoen kaikenlaisia tietoja, jotka liittyvät suoraan tai välillisesti henkilöön. Niitä voivat olla esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero, asema, taloudelliset asiat, valokuvat ja IP-osoitteet.

Vastuulliset tiedot
Aon on vastuussa (rekisterinpitäjä) palveluista, joita tarjoamme vakuutusmeklarina. Tämä tarkoittaa, että keräämme, säilytämme, käsittelemme, poistamme ja mahdollisesti luovutamme henkilötietojasi kolmannelle osapuolelle, kun se on tarpeen, jotta voimme antaa sinulle parasta mahdollista neuvontaa ja palvelua vakuutukseesi liittyen.

Mitä henkilötietoja käytämme?
Aon kerää ja käsittelee seuraavia henkilötietoja sinusta

1. kun annat työnantajallesi neuvoja tiettyyn vakuutushakemukseen liittyen: yhteystiedot, henkilötunnus ja terveydentilaa tai vammoja koskevat tiedot,
2. kun annat työnantajallesi eläkevakuutusneuvontaa: yhteystiedot, henkilötunnus sekä palkkaasi ja eläkettäsi koskevat tiedot,
3. kun annat työnantajalle tai itsellesi vakuutuksia koskevia neuvoja: yhteystiedot, henkilötunnus ja palkkatiedot. Aon käsittelee tarvittaessa myös terveystietoja,
4. asiakkaan tuntemisen huolellisuusvelvollisuutta suorittaessamme, jos olet joko UBO, toimitusjohtaja, hallituksen jäsen tai asiakkaamme edustaja: yhteystiedot, henkilötunnus, pankkitunnus ja tehtävänimike, ja
5. jos saat meiltä vakuutuspalveluja ulkomailla asuvana tai matkustaessasi, saatamme käsitellä seuraavia sinua ja perheenjäseniäsi koskevia henkilötietoja: yhteystiedot, sukulaisuussuhteet ja henkilötunnus. Jos sinä itse annat meille perheenjäsentesi henkilötiedot, varmista, että he ovat tietoisia siitä, että käsittelemme heidän henkilötietojaan, ja että he saavat kopion tästä ilmoituksesta.

Käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötiedot, joita keräämme antaessamme neuvoja vakuutuksista tai tietystä vakuutushakemuksesta, kerätään seuraavin perustein

1. se on tarpeen oikeutetun etumme toteuttamiseksi, jotta voimme antaa työnantajallesi parasta mahdollista neuvontaa vakuutuspalveluihimme liittyen täyttääkseen sopimusvelvoitteemme työnantajaasi kohtaan,
2. se on tarpeen Aonin, sinun tai työnantajasi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, käyttämiseksi tai puolustamiseksi, ja,
3. se on tarpeen meitä koskevien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, mukaan lukien kirjanpitolainsäädäntö, ja
4. Henkilötunnuksen osalta sinun yksiselitteinen tunnistamisesi on tärkeää, jotta voimme täyttää velvollisuutemme työnantajaasi kohtaan.

Henkilötiedot, joita keräämme antaessamme työnantajallesi eläkevakuutusneuvontaa, kerätään seuraavin perustein

1. se on tarpeen oikeutetun etumme toteuttamiseksi, jotta voimme antaa työnantajallesi parasta mahdollista neuvontaa eläkevakuutuspalveluistamme täyttääkseen sopimusvelvoitteemme työnantajaasi kohtaan, ja
2. henkilötunnuksen osalta, että henkilöllisyytesi yksiselitteinen tunnistaminen on tärkeää, jotta voimme täyttää velvollisuutemme työnantajaasi kohtaan.

Henkilötiedot, joita keräämme, kun saat meiltä vakuutuspalveluja ulkomaanmatkalla tai matkustaessasi, kerätään seuraavien tietojen perusteella.

1. se on tarpeen oikeutetun etumme toteuttamiseksi, jotta voimme antaa työnantajallesi parasta mahdollista neuvontaa vakuutuspalveluihimme liittyen täyttääkseen sopimusvelvoitteemme työnantajaasi kohtaan, ja
2. henkilötunnuksen osalta, että sinun tai perheenjäsentesi yksiselitteinen tunnistaminen on tärkeää, jotta voimme täyttää velvollisuutemme työnantajaa kohtaan.

Henkilötiedot, joita keräämme asiakkaan tuntemisen huolellisuutta suorittaessamme, kerätään sillä perusteella, että ne ovat välttämättömiä Suomen ja EU:n rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevaan lainsäädäntöön liittyvien oikeudellisten velvoitteidemme täyttämiseksi.

Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Henkilötietojesi asianmukainen käsittely on Aonille erittäin tärkeää. Emme myy, julkaise tai millään tavalla luovuta tietoja kolmannelle osapuolelle ilman suostumustasi, ellei se ole välttämätöntä kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai Suomen voimassa olevan lainsäädännön noudattamisen varmistamiseksi. Emme käytä tietojasi muihin kuin tässä asiakirjassa kuvattuihin tarkoituksiin.

Saattaa olla tarpeen luovuttaa tietojasi sidosyrityksille ja tytäryhtiöille tai valituille ja luotetuille yhteistyökumppaneille, jotta ne voivat tarjota sinulle palveluitamme ja neuvojamme. Täydellinen luettelo konserniyhtiöistämme on saatavilla täällä. Luovutamme tietojasi myös vakuutus- ja eläkeyhtiöille, jotka käyttävät tietojasi vakuutus- ja eläkejärjestelmän perustamiseen, mukauttamiseen ja käyttämiseen liittyen.

Tietotekniikan kehittämisen, isännöinnin ja tuen yhteydessä henkilötietoja voidaan siirtää henkilötietojen käsittelijöille, mukaan lukien Yhdistyneessä kuningaskunnassa sijaitsevat henkilötietojen käsittelijät, jotka EU:n komissio on hyväksynyt turvalliseksi kolmanneksi maaksi.

Henkilötietojen tallentaminen Aonissa
Aon on velvollinen suojaamaan henkilötietojasi. Käytämme teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojautuaksemme henkilötietojesi luvattomalta käytöltä ja käytöltä sekä henkilötietojesi muutosten tuhoamiselta tai julkaisemiselta minkä tahansa henkilön tai organisaation taholta. Turvallisuutesi ja suojelusi takaamiseksi henkilötietoihin on pääsy vain rajoitetulla määrällä henkilöitä, joilla on objektiivinen tarve.

Varmistaaksemme tietosi mahdollisimman hyvin, olemme hyväksyneet tietoturvaa koskevat sisäiset säännöt, joihin sisältyy ohjeita ja toimenpiteitä, joilla henkilötietojasi suojataan tuhoutumiselta, katoamiselta tai muuttumiselta tai siltä, että asiattomat henkilöt eivät pääse käsiksi tietoihin tai saa niitä tietoonsa. Lisäksi kaikkien Aonin työntekijöiden on noudatettava henkilötietojen käsittelyä koskevia sisäisiä menettelyjä ja sääntöjä, ja he ovat velvollisia osallistumaan henkilötietojen asianmukaista käsittelyä koskevaan koulutukseen.

Henkilökohtaisten tietojen poistaminen Aonissa
Poistamme henkilötietosi kymmenen vuoden kuluttua sen vuoden päättymisestä, jona saimme ne, eikä meidän enää tarvitse dokumentoida antamiamme neuvoja. Säilytämme henkilötietojasi sovellettavan lainsäädännön, kuten kirjanpitolain, vakuutusten jakelulain ja rahanpesun vastaisen lainsäädännön mukaisesti.

Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus saada tietoja henkilötietojesi käsittelystä sekä kopio niistä henkilötiedoista, joita käsittelemme sinusta. Jos huomaat, että käsittelemämme henkilötiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus saada ne oikaistua.

Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä ja pyytää niiden poistamista tai rajoittamista.

Jos pyyntösi on perusteltu, korjaamme, poistamme tai rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä vastaavasti. Pidätämme oikeuden vaatia sinulta henkilöllisyytesi todentamista ennen kuin vastaamme pyyntöösi.

Voit myös tehdä valituksen, mikäli et ole tyytyväinen tapaan, jolla Aon käsittelee henkilötietojasi. Valitus tulee tehdä tietosuojavaltuutetun toimistolle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, puh.: 029 56 66700, s-posti: [email protected].

Hanki lisätietoja
Jos haluat saada lisätietoja tai muuttaa tai poistaa tietojasi, otathan yhteyttä tietosuojavaltuutettuumme sähköpostitse [email protected].

Päivitetty 16. helmikuu 2024.

Tietosuojailmoitus

Suojaamme henkilötietosi
Urheilun lajiliitto tai urheiluseura, jonka jäsen olet, toimii yhteistyössä Aon Finland Oy:n (”Aon”) kanssa tarjotakseen sinulle parasta mahdollista vakuutusneuvontaa. Tässä yhteydessä Aon käsittelee henkilötietojasi, jotka on saatu joko työnantajaltasi tai sinulta. Meille on ensisijaisen tärkeää suojella ja kunnioittaa yksityisyyttäsi. Tällä sivulla haluamme kertoa sinulle, miten varmistamme henkilötietojesi turvallisen käsittelyn.

Mitä henkilötiedot ovat?
Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joilla yksilö on tunnistettavissa. Niihin sisältyvät sekä suorat että epäsuorat yksilöön liittyvät tiedot. Näitä voivat olla esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero, asema, taloudelliset tiedot, valokuvat ja IP-osoitteet.

Tietovastuullinen
Aon Finland Oy on vastuussa vakuutusvälittäjänä tarjoamaansa palveluun liittyvistä tiedoista (rekisterinpitäjä). Tämä tarkoittaa, että keräämme, säilytämme, käsittelemme, poistamme ja mahdollisesti jaamme henkilötietojasi kolmannelle osapuolelle, silloin kun se on välttämätöntä parhaan mahdollisen neuvonnan ja palvelun tarjoamiseksi sinulle vakuutusasioihisi liittyen.

Mitä henkilötietoja käytämme?
Palvellessamme vakuutus- tai vahinkoasioissa, voimme kerätä ja käsitellä seuraavia sinua koskevia henkilötietoja: yhteystiedot, henkilötunnus sekä terveyteen liittyvät tiedot.

Jos palvelemme urheilun lajiliittoa tai urheiluseuraa, jonka jäsen olet, ammattiurheilijoiden ansionmenetysturvaan liittyvissä asioissa, voimme kerätä ja käsitellä seuraavia sinua koskevia henkilötietoja: yhteystiedot, henkilötunnus sekä palkkaan ja pelaajasopimukseen liittyvät tiedot.

Emme tietoisesti kerää henkilötietoja alle 18-vuotiailta alaikäisiltä ilman vanhempien tai huoltajan suostumusta.

Käsittelyn tarkoitus ja peruste
Antaessamme palvelua vahinkoasioissa henkilötiedot kerätään sillä perusteella, että:

1. on välttämätöntä tarjotaksemme parhaan mahdollisen vakuutusneuvonnan ja täten täyttääksemme urheilun lajiliiton tai urheiluseuran, jonka jäsen olet, kanssa solmitun sopimuksen velvoitteet.
2. se on välttämätöntä perustellaksemme, esittääksemme tai puolustaaksemme Aonin tai sinun mahdollista oikeusvaadetta.
3. henkilötunnuksen käsittelyn osalta sinun yksiselitteinen tunnistamisesi on olennaista, jotta täytämme velvoitteemme

Komennetulle tai matkustavalle henkilölle palveluidemme tarjoamista varten keräämämme henkilötiedot kerätään sillä perusteella, että:

1. se on välttämätöntä tarjotaksemme parhaan mahdollisen vakuutusneuvonnan ja täten täyttääksemme solmitun sopimuksen velvoitteet.
2. henkilötunnuksen käsittelyn osalta sinun yksiselitteinen tunnistamisesi on olennaista, jotta täytämme velvoitteemme.

Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Henkilötietojesi asianmukainen käsittely on Aonille erittäin tärkeää. Emme myy, julkaise tai millään tavalla luovuta tietoja kolmannelle osapuolelle ilman suostumustasi, ellei se ole välttämätöntä kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai Suomen voimassa olevan lainsäädännön noudattamisen varmistamiseksi. Emme käytä tietojasi muihin kuin tässä asiakirjassa kuvattuihin tarkoituksiin.

Saattaa olla tarpeen luovuttaa tietojasi sidosyrityksille ja tytäryhtiöille tai valituille ja luotetuille yhteistyökumppaneille, jotta ne voivat tarjota sinulle palveluitamme ja neuvojamme. Täydellinen luettelo konserniyhtiöistämme on saatavilla täällä. Luovutamme tietojasi myös vakuutus- ja eläkeyhtiöille, jotka käyttävät tietojasi vakuutus- ja eläkejärjestelmän perustamiseen, mukauttamiseen ja käyttämiseen liittyen.

On meidän vastuullamme varmistaa, että henkilötietojasi ei käytetä väärin. Asetamme siksi suuria vaatimuksia yhteistyökumppaneillemme, kun henkilötietojasi käytetään Aonin ulkopuolella. Vaadimme ja varmistamme aina, että kumppanimme takaavat henkilötietojesi suojan.

Tietotekniikan kehittämisen, isännöinnin ja tuen yhteydessä henkilötietoja voidaan siirtää henkilötietojen käsittelijöille, mukaan lukien Yhdistyneessä kuningaskunnassa sijaitsevat henkilötietojen käsittelijät, jotka EU:n komissio on hyväksynyt turvalliseksi kolmanneksi maaksi.

Henkilötietojen säilyttäminen Aonissa
Poistamme henkilötietosi kymmenen vuoden kuluttua sen vuoden päättymisestä, jona saimme ne, eikä meidän enää tarvitse dokumentoida antamiamme neuvoja. Säilytämme henkilötietojasi sovellettavan lainsäädännön, kuten kirjanpitolain, vakuutusten jakelulain ja rahanpesun vastaisen lainsäädännön mukaisesti.

Aon on velvoitettu suojaamaan henkilötietosi. Käytämme teknisiä ja organisatorisia keinoja suojautuaksemme yksilöiden tai organisaation toimesta tapahtuvalta asiattomalta pääsyltä, käytöltä ja tuhoamiselta, henkilötietojesi muutoksilta tai julkaisemiselta. Varmistaaksemme turvallisuutesi vain rajoitettu määrä ihmisiä, joilla on perusteltu syy, pääsee käsiksi henkilötietoihin.

Varmistaaksemme tietojesi turvallisen käsittelyn olemme ottaneet käyttöön tietoturvallisuutta koskevat sisäiset säännöt, jotka sisältävät sekä ohjeita että keinoja henkilötietojesi turvaamiseksi tuhoamiselta, katoamiselta tai muuttumiselta sekä siltä, että asiattomat pääsisivät käsiksi tietoihin tai saisivat näitä tietoonsa. Lisäksi kaikkien Aonin työntekijöiden tulee noudattaa henkilötietojen käsittelyä koskevia sisäisiä käytäntöjä ja sääntöjä sekä osallistua henkilötietojen oikeaa käsittelyä koskevaan koulutukseen.

Henkilötietojen poistaminen Aonissa
Poistamme henkilötietosi, kun asiakkuutesi Aonissa päättyy eikä meillä enää ole tarvetta dokumentoida sinulle antamaamme neuvontaa. Säilytämme henkilötietojasi soveltuvan lainsäädännön, kuten kirjanpitolain (633/1982) ja vakuutusten tarjoamista koskevan lain (234/2018) mukaisesti.

Oikeutesi
Sinulla on oikeus saada tietoja henkilötietojesi käsittelystä sekä kopio niistä henkilötiedoista, joita käsittelemme sinusta. Jos huomaat, että käsittelemämme henkilötiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus saada ne oikaistua.

Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä ja pyytää niiden poistamista tai rajoittamista.

Jos pyyntösi on perusteltu, korjaamme, poistamme tai rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä vastaavasti. Pidätämme oikeuden vaatia sinulta henkilöllisyytesi todentamista ennen kuin vastaamme pyyntöösi.

Voit myös tehdä valituksen, mikäli et ole tyytyväinen tapaan, jolla Aon käsittelee henkilötietojasi. Valitus tulee tehdä tietosuojavaltuutetun toimistolle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, puh.: 029 56 66700, s-posti: [email protected].

Lisätietoja
Jos haluat saada lisätietoja tai muuttaa tai poistaa tietojasi, otathan yhteyttä tietosuojavaltuutettuumme sähköpostitse [email protected].

Päivitetty 16. helmikuu 2024.

Aon Finland Oy:n tietosuojaseloste

Aon on maailman johtava riskienhallinta-, eläke- ja terveysratkaisujen asiantuntijapalveluita tarjoava yritys. Noin 50 000 asiantuntijaamme 120 maassa mahdollistavat tuloksia asiakkaillemme käyttäen yksityisoikeudellista tietoa ja analytiikkaa, joiden avulla kykenemme tarjoamaan varmaa ja suorituskykyä tehostavaa asiantuntijuutta.

Aon Finland Oy on sitoutunut yksityisyytesi suojaamiseen. Tämä sitoumus kuvastaa, miten tärkeänä pidämme luottamuksen saamista henkilöstöltämme, asiakkailtamme, liikekumppaneiltamme ja muilta tahoilta, jotka jakavat henkilötietojaan kanssamme sekä tämän ansaitun luottamuksen ylläpitämistä.

Tietosuojaselosteen tarkoitus

Tämä tietosuojaseloste (“tietosuojaseloste”) kuvaa Aon Finland Oy:n tiedonkäsittelykäytäntöjä. Sitä sovelletaan kaikkiin henkilötietoihin, joita annat meille tai joita me keräämme muista lähteistä, ellei sinulle ole annettu yksityiskohtaisempaa selostetta tietojesi keräämisen hetkellä. Tätä tietosuojaselostetta ei sovelleta tähän verkkosivustoon liittyvien kolmansien osapuolien sivustoihin tai sivustoihin, joilla on omat tietosuojaselosteensa.

Tämä tietosuojaselosteen tavoitteena on auttaa sinua ymmärtämän henkilötietojesi keräämiseen, käyttöön ja jakamiseen liittyviä käytäntöjä kuvaten:

TIETOSUOJASELOSTE

1. Kuka on vastuussa tiedoistasi?
2. Miten keräämme tietojasi ja mitä tietoja keräämme?
3. Miten käytämme henkilötietojasi?
4. Oikeusperuste
5. Keräämmekö lapsia koskevia tietoja?
6. Kauanko säilytämme henkilötietojasi?
7. Luovutammeko henkilötietojasi eteenpäin?
8. Siirrämmekö henkilötietojasi maantieteelliseltä alueelta toiselle?
9. Onko meillä käytössä turvatoimia tietojesi turvaamiseksi?
10. Muita tietoihisi liittyviä oikeuksia
11. Automaattinen päätöksenteko
12. Ota yhteyttä
13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

1. Kuka on vastuussa tiedoistasi?

Tässä tietosuojaselosteessa mainitulla nimityksellä ”Aon Finland Oy” viitataan Aon Finland Oy:hyn sekä sen sidosyrityksiin ja tytäryhtiöihin (näihin viitataan myös nimityksillä ”me”, ”meitä”, ”meidän” jne.). Henkilötietoja kerää jokainen Aon konsernin jäsen, joka on vastuussa niiden käsittelystä rekisterinpitäjänä. Täydellinen luettelo konserniyhteisöistämme on täällä. Konserniyhtiöt voivat esittää omat tietosuojaselosteensa, kun ne ensimmäisen kerran keräävät henkilötietoja esimerkiksi sinun tai yhtiösi sitoutuessa vastaanottamaan palveluamme.

Aon konserniyhtiöt tarjoavat palveluita asiakkaillemme tietojenkäsittelijänä. Tällaisissa tilanteissa käsittelemme henkilötietojasi oikeudellisten velvoitteidemme ja sopimusvelvoitteidemme mukaisesti.

2. Miten keräämme tietojasi ja mitä tietoja keräämme?

Keräämämme henkilötiedot riippuvat tarjoamamme palvelun luonteesta. Tämä tietosuojaseloste tarjoaa kuvauksen henkilötiedoista, joita keräämme, ja mihin tarkoitukseen henkilötietoja käytämme. Lisätietoja henkilötietojen keräämisestä ja palveluistamme sekä henkilötietojen keräämisen tarkoituksesta ja oikeusperusteista voidaan antaa erillisessä palveluun soveltuvassa tietosuojaselosteessa.

a. Aon kerää tietoja seuraavin tavoin:

Antamasi tiedot

Aon kerää tietoja suoraan sinulta, kun:

• tilaat palvelun meiltä;
• vierailet verkkosivuillamme tai osallistut Aonin tapahtumaan;
• haet työpaikkaa Aonissa;
• jos teet valituksen tai tiedustelun meille;
• kun verkostoidut meihin sosiaalisessa mediassa; tai
• rekisteröidyt tai käytät verkkosivujamme tai sovelluksiamme.

Sinulta edellytetään henkilötietojen jakamista kanssamme kohtuuden mukaan (hyväksymässämme muodossa), jotta voimme täyttää tarjoamaamme palveluun liittyvät velvollisuudet, mukaan lukien oikeudelliset ja lainsäädännölliset velvoitteet. Jos emme vastaanota edellytettyjä tietoja tai tietojen lähettäminen viivästyy, emme välttämättä voi tarjota palveluita sinulle ja/tai voimme päättää palveluntarjoamisen välittömästi.

Antaessasi Aonille kolmannen henkilön henkilötietoja (kuten tietoja avio- tai avopuolisostasi, lapsistasi, huollettavistasi tai yhteyshenkilöistä hätätilanteessa), tulisi sinun antaa kyseisille henkilöille kopio tästä tietosuojaselosteesta luettavaksi tai muutoin varmistua, että he ovat tietoisia siitä, kuinka Aon käyttää heidän tietojaan. Antaessasi tietoa edunsaajistasi, voimme edellyttää sinulta nimenomaisen suostumuksen toimittamista heidän puolestaan.

Automaattisesti keräämämme tiedot

Joissain tapauksissa keräämme automaattisesti tiettyjä tietoja vieraillessasi verkkosivustoillamme sekä sähköposteista, joita vaihdamme kanssasi. Automaattisia tekniikoita ovat esimerkiksi palvelinlokit IP-osoitteiden keräämiseksi, evästeet ja verkkojäljitteet. Lue lisää, miten käytämme evästeitä evästeilmoituksestamme.

Tiedot, joita keräämme asiakkailtamme tai kolmansilta osapuolilta

Toimittaessamme palveluita asiakkaillemme voimme kerätä mm. seuraavia tietoja sinusta asiakkailtamme: nimi, yhteistiedot, syntymäaika, sukupuoli, siviilisääty, palkkatiedot, työllisyystilanne sekä etuisuuskattavuus. Arkaluonteisia tietoja kerätään ainoastaan, mikäli niiden kerääminen on välttämätöntä ja niitä tarvitaan esimerkiksi henki-, sairauskulu-, ammattivastuu- tai työtapaturmavakuutuksen järjestämiseen tai työnantajasi tarjoamia henkilöstöetuja koskevia ohjelmia varten. Suurin osa vastaanottamistamme henkilötiedoista liittyy osallistumiseen työnantajasi tarjoamiin korvaus- ja etuusohjelmiin. Kansallisen lainsäädännön salliessa voimme kerätä välttämättömiä tietoja rikosrekisteristä, esimerkiksi tarvittaessa osana liiketoimintamme hyväksymis-, rahoitus-, hallinto-, rekrytointi-, rahanpesun torjunta- ja sanktioiden seulontamenettelyä.

b. Tiedot, joita keräämme sinusta, voivat sisältää seuraavia:

a.	Henkilökohtaiset perustiedot, kuten nimi, osoite, syntymäaika, ikä, sukupuoli ja siviilisääty;
b.	Yksilöivät tunnistetiedotkuten henkilötunnus ja eläketurvan viitenumero;
c.	Demografiset tiedot, kuten tiedot iästäsi, sukupuolestasi, etnisyydestäsi, siviilisäädystäsi, elämäntavoistasi ja vakuutustarpeestasi;
d.	Työsuhteeseen liittyvät tiedotkuten asema, tiedot työsuhteen laadusta (esimerkiksi kokoaikainen/osa-aikainen sopimus), palkkaus, työsuhde-edut ja työhistoria;
e.	Terveystiedotkuten tiedot terveydentilastasi, sairauskertomukset ja lääketieteellisen arvioinnin tulokset;
f.	Etuustiedotkuten eläketiedot ja eläkeoikeudet, eläköitymisen päivämäärä ja muut etuuksiisi vaikuttavat tiedot, kuten eläkemaksut, verotiedot ja muut asiaan vaikuttavat tiedot;
g.	Taloudelliset tiedotkuten luotto- ja pankkikorttitiedot, pankkitilin tiedot, luottotietosi ja konkurssitiedot, palkkatiedot, verotustiedot, kolmannen osapuolen pidätykset, bonusmaksut, etuus- ja korvaustiedot, kansalliset vakuutusmaksut;
h.	Tiedot saatavistakuten tiedot kaikista sinuun tai työnantajasi vakuutussopimuksiin kohdistuvista vaateista;
i.	Sinunmarkkinointipreferenssisi;
j.	Verkkotiedot:esimerkiksi tiedot vierailuistasi verkkosivuillamme;
k.	Tapahtumatiedotkuten tiedot kiinnostuksestasi ja osallistumisestasi tapahtumiimme, sisältäen palautelomakkeet;
l.	Sosiaalisen median tiedotkuten toiminnot (esim. tykkäykset ja päivitykset) meidän sosiaalisen mediamme alueella;
m.	Rikosrekisteritiedotkuten tiedot tapahtuneista tai väitetyistä rikoksista tai vahvistukset tyhjistä rikosrekistereistä.

Arkaluonteisia tietoja (kuten tietoja terveydentilastasi ja väitetyistä rikollisista toimista) kerätään ainoastaan, mikäli niiden kerääminen on välttämätöntä ja kerääminen tapahtuu soveltuvan lainsäädännön mukaisesti, mikä voi edellyttää nimenomaisen suostumuksen saamista ja/tai välttämätöntä valtuutusta ennen tietojen keräämistä.

3. Miten käytämme henkilötietojasi?

Seuraavassa on tiivistetysti tarkoitukset, joihin käytämme henkilötietoja. Lisätietoja palveluitamme varten keräämistämme henkilötiedoista sekä tietojen keräämisen tarkoituksista ja oikeusperusteista voidaan selvittää erillisissä tietosuojaselosteissa, jotka liittyvät sinua koskeviin palveluihin.

Toimittaessamme palveluita asiakkaillemme

Käsittelemme henkilötietoja, joita asiakkaamme ovat meille luovuttaneet, toimittaessamme riskienhallinnan palveluitamme, jälleenvakuutuspalveluitamme, eläke- ja terveyspalveluitamme sekä tieto- ja analytiikkapalveluitamme. Tarkat tiedot siitä, mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käsitellään, määritellään asiakassopimusten soveltamisalassa ja määritelmissä, sovellettavissa lainsäädöksissä, viranomaisten ohjeistuksissa ja ammatillisilla standardeilla.

Asiakassitoumusten hallinta

Käsittelemme asiakkaidemme ja yritysasiakkaidemme edustajia koskevia henkilötietoja, jotta voimme:

• Noudattaa Aonin oikeudellisia velvollisuuksia, sisältäen:
  • “tunne asiakkaasi” -tarkistukset;
  • rahanpesun torjunta;
  • kauppapakotteiden seulonta;
  • hankkia ja päivittää luottotietoja asianmukaisten kolmansien osapuolten kanssa, kuten luottotietotoimistojen kanssa tilanteissa, joissa maksut suoritetaan luotolla;
• toteuttaa asiakasviestintää;
• käsitellä asiakasvalituksia ja -tiedusteluja; ja
• Hallinnoida vaatimuksia.
• Asiakasviestintä ja markkinointi nykyisille asiakkaillemme ja prospekteille.

Käsittelemme asiakkaidemme, prospektien ja yritysasiakkaidemme edustajien henkilötietoja, jotta voimme: lähettää uutiskirjeitä, asiantuntijavinkkejä, ilmoituksia tarjouksista ja muuta markkinointiviestintää; ja kutsua asiakkaitamme tapahtumiin, sisältäen tapahtumien järjestämisen ja hallinnoinnin.

Data-analytiikan, vertailuanalyysin ja mallintamisen suorittaminen

Olemme innovatiivinen yritys, joka aikaisempia asiakassuhdekokemuksia hyödyntämällä vie tuotteidensa ja palveluidensa kehittämistä entistä pidemmälle. Aon hyödyntää tietoa analyysiä, mallintamista, vertailua ja tutkimusta varten.

Rikollisuuden torjunta

Käsittelemme henkilötietoja edistääksemme rikosten ennaltaehkäisyä, paljastamista ja tutkintaa sekä rikollisten kiinniottamista tai syytteeseenpanoa sekä noudattaaksemme lakeja/määräyksiä. Teemme tätä esimerkiksi osana liiketoimintamme hyväksymis-, rahoitus-, hallinto- ja rekrytointiprosesseja, sisältäen rahanpesun torjunnan ja sanktioiden seulontatarkastukset.

Yritysjärjestelyt

Käsittelemme henkilötietoja ollessamme osallisena yritysten yhdistymisessä tai yrityskaupassa ja omistajanvaihdoksessa. Tämä sisältää henkilötietojen käsittelyä suunnittelua ja due diligence -tarkastusta varten sekä ennen että jälkeen yritysjärjestelyn toteuttamisen, sekä kirjanpidon siirtämisessä liiketoiminnan jatkajalle.

Menetelmien ja palveluiden kehitys

Käsittelemme henkilötietoja ylläpitääksemme ja kehittääksemme palvelujen tarjoamiseen ja teknologian käyttöön liittyviä menetelmiä, mukaan lukien laitteiden ja järjestelmien testaaminen ja kehittäminen. Käsittelemme tietoja myös kehittääksemme uusia palveluita.

Halutessamme käyttää henkilötietojasi tarkoitukseen, joka ei vastaa sitä, jota varten tiedot kerättiin alun perin, pyydämme tähän uuteen tarkoitukseen suostumuksesi, ellei tietoja käsitellä lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi. Kaikissa tapauksissa tasapainoitamme henkilötietojesi käytön etuihisi, oikeuksiisi ja vapauksiisi sovellettavien lakien ja säädösten kanssa varmistaaksemme, että henkilötietoihisi ei kohdistu tarpeettomia riskejä.

4. Oikeusperuste

Lailliset perusteet henkilötietojen keräämiseen ja käyttöön ovat:

a.	Palvelusopimuksen täytäntöönpano	Kun suoritamme palveluita tai solmimme sopimuksen kanssasi palveluiden suorittamiseksi, keräämme ja käytämme henkilötietojasi, kun tarpeellista, jotta voimme tarjota sinulle palveluitamme, prosessoida tarjouksen hyväksymisesi ja täyttää sopimusvelvoitteemme kanssasi.
b.	Lakisääteiset velvoitteet	Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme täyttää lakisääteiset velvoitteemme. Esimerkiksi, Aonilta vaaditaan toimilupa tiettyjen sääntelyviranomaisten taholta, ja joutuu toimittamaan palveluita soveltuvien lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti.
c.	Väärinkäytösten ennaltaehkäisy ja tunnistaminen	Käytämme henkilötietojasi, mukaan lukien tietoja tuomioista tai väitetyistä rikoksista ennaltaehkäistäksemme ja havaitaksemme väärinkäytöksiä, muita rahoitukseen liittyviä rikoksia ja rikoksia yleisesti vakuutus- ja rahoitusalalla.
d.	Oikeutettu etu	Henkilötietojesi kerääminen ja käyttö on välttämätöntä voidaksemme saavuttaa kohtuullisesti kaupalliset tavoitteemme. Tähän liittyviä toimia ovat esimerkiksi: Asiantuntijapalveluiden tarjoaminen kansainvälisesti; liiketoimintamme harjoittaminen ja asiakassuhteiden sekä muiden suhteiden hallinnointi sekä kehittäminen; tiedusteluihin vastaaminen ja niiden ymmärtäminen; tietojen vastaanotto kolmansilta osapuolilta sekä konserniyhtiöiltämme palveluiden tarjoamiseksi; tietojen luovuttaminen ollessamme osallisena yritysten yhdistymisessä tai yrityskaupassa ja omistajanvaihdoksessa; palveluidemme kehittäminen; ja pyrkimys ymmärtää, kuinka sinä ja asiakkaamme käyttävät palveluitamme ja verkkosivustojamme. Tukeutuessamme tähän oikeusperusteeseen henkilötietojesi keräämistä ja käyttöä varten, varmistamme, että käsittely ei loukkaa sinulle soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaan kuuluvia oikeuksia.
e.	Suostumus	Tietyissä tapauksissa tukeudumme suostumukseesi oikeusperusteeksi. Perustamme rikolliseen toimintaan liittyvien henkilötietojen keräämisen suostumukseesi, erityisesti olemassa olevan tai hankittavan vakuutuksen riskien arviointia varten. Voimme myös jakaa tällaista tietoa muiden vakuutustoimijoiden ja kolmansien osapuolten, kuten vakuutuksenantajien, jälleenvakuuttajien ja tarkastusvirastojen kanssa, mikäli se on välttämätöntä sinulle tarjottujen palveluiden tarjoamiseksi tai hallinnoimiseksi. Perustaessamme tietojesi keräämisen ja käsittelyn suostumukseesi, sinun ei ole pakko antaa suostumustasi ja voit myöhemmin peruuttaa antamasi suostumuksen. Emme välttämättä voi kuitenkaan tarjota sinulle palveluita ja/tai voimme peruuttaa palveluiden toimittamisen välittömästi, jos emme saa kohtuullisesti edellyttämiämme tietoja palveluiden tarjoamiseksi. Vastaanottaessasi palveluitamme suostut henkilötietojesi keräämiseen ja käsittelyyn tässä tietosuojaselosteen osiossa esitetyllä tavalla. Soveltuvin osin suostut myös siihen, että vakuutusasiakirjassasi nimetty vakuutuksenantaja voi kerätä ja käyttää tietojasi yllä kuvattua tarkoitusta varten. Voitte tarkistaa vakuutuksenantajan tietosuojaselosteen saadaksenne lisätietoja heidän tietosuojakäytänteistään.
f.	Merkittävä yleinen etu (soveltuvan lainsäädännön mukaisesti)	Mikäli soveltuva lainsäädäntö sallii, voimme kerätä ja käyttää tietojasi merkittävää yleistä etua varten. Tällainen etu voi liittyä laittomien toimien havainnointiin ja ennaltaehkäisyyn taikka kansanterveyteen.
g.	EU:n jäsenvaltioiden ja muiden Yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) soveltavien maiden lainsäädäntöön sisältyvät erityiset poikkeukset	Perustamme toimintamme erityisiin perusteisiin tietyissä tilanteissa, esimerkiksi vakuuttamista varten tai määrätessämme etuuksista ammatillisessa vakuutusjärjestelmässä. Joidenkin henkilötietojesi, kuten terveystietojesi käsittely on välttämätöntä vakuuttamista ja/tai ammatillista vakuuttamista varten.
h.	Maakohtainen oikeusperuste	Aon on huomioinut EU:n ulkopuolisten valtioiden henkilötietojen keräämiseen ja käyttöön liittyvät oikeusperusteet kunkin valtion osalta erillisessä tietosuojaselosteessa, joka on löydettävissä tämän sivun yläosasta.

5. Keräämmekö lapsia koskevia tietoja?

Emme suoraan tarjoa palveluita lapsille, emmekä tietoisesti kerää lapsia koskevia henkilötietoja. Verkkosivujemme käyttö on kielletty lapsilta.

Tietyt Aonin ratkaisutoiminnot voivat käsitellä lapsiin liittyviä tietoja, kuten syntymäaikaa, osoitetta ja muita tunnistustietoja. Tätä tietoa ei kerätä suoraan lapsilta, vaan muilta osapuolilta, kuten asiakkailtamme tai suoraan sinulta lapsen vanhempana tai huoltajana (esim., jotta lapsi voidaan nimetä vakuutus- tai eläkejärjestelyssä edunsaajaksi).

6. Kauanko säilytämme tietojasi?

Se, kauanko säilytämme henkilötietojasi, riippuu siitä käyttötarkoituksesta, jota varten tiedot kerättiin, ja käyttötarkoituksen luonteesta. Säilytämme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan, kun tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoituksien täyttämiseksi on tarpeen, sekä Aonin tietojen säilyttämistä koskevien ohjeiden mukaisesti, ellei laki salli tai edellytä pidempää säilytysaikaa. Henkilötietosi hävitetään turvallisesti, kun niitä ei enää tarvita.

7. Luovutammeko henkilötietojasi eteenpäin?

Luovutamme henkilötietojasi seuraaville tahoille, kun tarpeellista palveluiden tarjoamiseksi ja hallinnoimiseksi:

a.	Aonissa: voimme jakaa henkilötietojasi muiden Aonin yksiköiden, brändien, osastojen ja tytäryhtiöiden kanssa niitä käsittelytarpeita varten, jotka on mainittu tässä tietosuojaselosteessa;
b.	Vakuutuspalveluiden tuottajat, kun palveluiden tarjoamiseksi ja hallinnoimiseksi tietojen luovuttaminen on välttämätöntä mm. vakuutuksenantajille, jälleenvakuuttajille, muille vakuutusedustajille ja vakuutustietoyrityksille. Vakuutuksenantaja on vakuuttaja, joka vastaa vakuutuksestasi ja on nimetty vakuutusasiakirjassasi. Voitte tarkistaa vakuutuksenantajan tietosuojaselosteen saadaksenne lisätietoja heidän tietosuojakäytänteistään.
c.	Tarkastus- ja riskienhallintavirastot kuten luottotietoyritykset, rikosrekisteriviranomainen ja muut ammattimaiset neuvontavirastot, kun tietojen luovuttaminen on tarpeellista väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi ja havainnoimiseksi vakuutusalalla sekä riskien arvioimiseksi vakuutuksia ja palveluita hallinnoidessa ja tarjottaessa;
d.	Oikeudelliset avustajat, vahingonarvioijat ja vaateiden tutkijat, kun on tarpeellista tutkia tai nostaa oikeudellisia tai muita vastaavia vaateita taikka puolustautua oikeudellisia tai muita vastaavia vaatimuksia vastaan;
e.	Lääketieteen ammattilaiset, esimerkiksi luovuttaessasi terveystietojasi vakuutusta koskevan vaateen yhteydessä;
f.	Lainvalvontaviranomaiset, lainsäädännön, oikeudellisten menettelyjen, säännösten, asetusten, määräysten tai ammatillisten käytänteiden niin edellyttäessä tai vastatessamme haasteeseen, etsintälupaan tai muuhun toimenpiteeseen ja rikosten ennaltaehkäisyn ja havainnoinnin, rikoksentekijöiden kiinnioton tai syytteeseenpanon edistämiseksi;
g.	Viranomaiset, lainsäätäjät ja muut valtion elimet, kun tietojen luovuttaminen on tarpeellista lainsäädännöllisten velvoitteidemme noudattamiseksi tai liittyen epäillyn tai tosiasiallisesti laittoman toiminnan tutkintaan;
h.	Valtuutetut kolmannet osapuolet, voimme luovuttaa tietojasi palveluntarjoajille, jotka olemme valtuuttaneet (henkilötietojen käsittelijänä) toimittamaan palveluita puolestamme. Tällaisia ovat esimerkiksi IT-palveluntuottajat, jotka hallinnoivat IT ja back office -järjestelmiämme sekä viestintäjärjestelmiämme sekä puhelinkeskuspalveluiden toimittajat. Tällainen tietojenkäsittely pysyy hallinnassamme ja sitä toteutetaan tietosuojastandardiemme mukaisesti tiukan ohjeistuksen alaisena;
i.	Liiketoiminnan siirronsaajat, siinä tapauksessa, että olemme osallisena yritysten yhdistymisessä tai yrityskaupassa ja omistajavaihdoksessa ja henkilötietojen jakaminen kolmansien kanssa tapahtuu osana due diligence -tarkastusta tai siirtoa uudelle yhtiölle. Henkilötietoja luovutettaessa näissä tilanteissa, ne luovutetaan tämän tietosuojaselosteen ehtojen mukaisesti; ja
j.	Kirjanpitäjät, kun tietojen luovuttaminen on välttämätöntä yhtiön kirjanpitoa varten tai valitusten ja turvallisuusuhkien tutkimista varten.

8. Siirrämmekö henkilötietojasi maantieteelliseltä alueelta toiselle?

Olemme maailmanlaajuinen organisaatio ja voimme siirtää tiettyjä henkilötietoja yli maantieteellisten rajojen sovellettavien lakien mukaisesti.

Tässä tapauksessa käytämme useita eri oikeudellisia mekanismeja varmistaaksemme tietoihisi liittyvät oikeutesi ja niiden suojelun, kuten:

• Varmistamme, että Aon konsernin sisäiset siirrot tapahtuvat EU-komission vakiosopimuslausekkeisiin perustuvien sopimusten mukaisesti, jotka vaativat jokaista osapuolta varmistamaan, että henkilötiedot saavat asianmukaisen ja johdonmukaisen suojaustason.
• Siirtäessämme henkilötietojasi meiltä eteenpäin kolmansille osapuolille, jotka avustavat meitä tuotteiden ja palveluiden tarjoamisessa, tai vastaavasti niitä vastaanottaessamme näiltä tahoilta, hankimme sitoumukset heiltä henkilötietojesi suojelemiseksi, tarvittaessa vakiosopimuslausekkeiden mukaisina.
• Kun saamme tietopyyntöjä lainvalvontaviranomaisilta tai lainsäätäjiltä, validoimme nämä pyynnöt huolellisesti, ennen kuin mitään henkilötietoja luovutetaan.
• Lisätietoja näistä turvatoimista voi saada tarpeen vaatiessa ottamalla meihin yhteyttä.

9. Onko meillä käytössä turvatoimia tietojesi turvaamiseksi?

Henkilötietojesi suojaaminen on meille tärkeää ja olemme toimeenpanneet tarvittavat fyysiset, tekniset ja hallinnolliset turvastandardit suojataksemme henkilötietosi katoamiselta, väärinkäytöksiltä, muuttumisilta tai tuhoamisilta ja varmistaaksemme, että tietoja käsitellään soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

10. Muita tietoihisi liittyviä oikeuksia

Tietyin poikkeuksin ja riippuen asuinpaikkasi soveltuvasta lainsäädännöstä, sekä tapauksissa, jotka ovat riippuvaisia suorittamistamme käsittelytoimista, sinulla on tiettyjä oikeuksia henkilötietoihisi liittyen. Olemme listanneet joitain yleisiä tietoihisi liittyviä oikeuksia alapuolelle. Saatamme pyytää sinulta lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi, ennen kuin luovutamme pyytämäsi henkilötiedot sinulle tai vastaamme pyyntöösi. Pidätämme oikeuden veloittaa lain sallimissa rajoissa maksun, mikäli pyyntösi on ilmeisen perusteeton tai suuri ja/tai meillä on lainmukainen oikeus periä tällainen veloitus.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä. Oikeudelliset ja muut sallitut seikat huomioiden teemme kaikki kohtuulliset ponnistelut kunnioittaaksemme pyyntöäsi tai tiedottaaksemme sinulle, että tarvitsemme lisätietoja voidaksemme toteuttaa pyyntösi. Emme välttämättä aina pysty täysin vastaamaan pyyntöösi, esimerkiksi, jos sillä olisi vaikutuksia salassapitovelvollisuuteemme muita henkilöitä tai tahoja kohtaan tai jos meillä on lainmukainen oikeus käsitellä pyyntöä toisin. Mikäli emme pysty täysin vastaamaan pyyntöösi, otamme sinuun yhteyttä ja selvitämme, miksi pyyntösi on hylätty.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita meillä on sinusta. Mikäli olet luonut profiilin, pääset tarkastelemaan tietojasi tilisi kautta.

Oikeus oikaista
Sinulla on oikeus vaatia, että oikaisemme sinua koskevat epätarkat, virheelliset ja vanhentuneet henkilötiedot.

Oikeus tulla unohdetuksi (oikeus tietojen poistamiseen)
Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus saada henkilötietosi poistetuksi. Tietosi voidaan poistaa, jos tieto ei enää ole tarpeellista siihen tarkoitukseen, johon tieto alun perin kerättiin eikä meillä enää ole oikeusperustetta tietojesi käsittelyyn.

Oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus siihen, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan, jos kyse on esimerkiksi siitä, että kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden ja pyydät, ettei tietoja käsitellä ennen kuin niiden paikkansapitävyys on varmistettu.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen, mikä velvoittaa meidät luovuttamaan henkilötietosi sinulle tai muulle rekisterinpitäjälle yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, silloin kuin kyseisten tietojen käsittely perustuu (i) suostumukseen tai (ii) sopimukseen, jonka osapuoli olet.

Oikeus vastustaa tietojenkäsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä milloin tahansa, mutta kuitenkin ainoastaan siinä tapauksessa, kun käsittely perustuu oikeutettuihin etuihimme. Mikäli vastustat henkilötietojesi käsittelyä, meillä on mahdollisuus osoittaa, että huomattavan tärkeät oikeutetut etumme syrjäyttävät oikeutesi ja vapautesi.

Oikeus kieltäytyä automaattisesta päätöksenteosta
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyyn perustuvia päätöksiä, jotka on tehty ainoastaan automaattisin mekanismein. Katso kohta yksitoista (11) saadaksesi lisätietoja asiasta.

Oikeus vastustaa suoramarkkinointia
Sinulla on oikeus vastustaa milloin tahansa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinoinnin tarkoituksiin. Tarjoamme nimenomaista tietoa siitä, kuinka voit kieltäytyä markkinoinnistamme välineellä, jolla viestimme kanssasi.

11. Automaattinen päätöksenteko

Pyytäessäsi tai rekisteröityessäsi vastaanottamaan palveluita, voimme suorittaa reaaliaikaisen automaattisen arvioinnin päättääksemme, oletteko oikeutettu vastaanottamaan palvelua. Automaattinen arviointi on automaattisesti suoritettu päätöksenteko teknologisten välineiden (kuten tietokonejärjestelmien) avulla ilman ihmisen osallistumista arviointiin. Tämä arviointi analysoi henkilötietojasi ja koostuu useista tarkistuksista, esimerkiksi luotto- ja konkurssitietojen tarkistus, ajokorttisi ja liikennerikkomuksiesi validointi, aiemman vaatimushistoriasi validointi ja muut väärinkäytön ennaltaehkäisyyn liittyvät tarkistukset. Mikäli palvelupyyntösi ei vaikuta vastaavan kelpoisuusvaatimuksia, voidaan se automaattisesti hylätä, jolloin saat tästä ilmoituksen hakemusvaiheessa. Päätöksen perustuessa ainoastaan automaattiseen päätöksentekoon, sinulla on oikeus haastaa päätös ja pyytää päätöksen uudelleen arviointia ihmisen osallistuen päätöksentekoon. Mikäli haluat hyödyntää tätä oikeutta, ota meihin yhteyttä.

12. Ota yhteyttä

Mikäli sinulla on mitä tahansa kysyttävää, haluat saada lisätietoja yksityisyyttä ja tietojenkäsittelyä koskevista käytännöistämme, haluat keskustella kieltomahdollisuuksista ja suostumuksen peruuttamisesta, tai haluat tehdä valituksen tästä tietosuojaselosteesta, otathan yhteyttä tietosuojavastaavaan: [email protected] .

Mikäli sinulla on tätä tietosuojaselostetta koskevia kysymyksiä, otathan yhteyttä meihin postitse osoitteeseen Aon Finland Oy, Mannerheimintie 18, 00100 Helsinki tai sähköpostitse [email protected] .

Vaihtoehtoisesti sinulla on oikeus ottaa yhteyttä paikalliseen tietosuojaviranomaiseen. Tietosuojaviranomaisemme on Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, [email protected] .

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Voimme ajoittain päivittää tätä tietosuojaselostetta. Päivittäessämme tätä tietosuojaselostetta, julkaisemme päivitetyn version tälle sivulle ja päivitämme version päivämäärän sivun alaosaan.

Kehotamme tarkastamaan tämä tietosuojaselosteen aika ajoin, jotta olet tietoinen tietosuojakäytänteistämme.

Tämä tietosuojaseloste päivitettiin viimeksi 18. tammikuuta, 2022.

Privacy Notification

We protect your personal information
Your employer is cooperating with Aon Finland Oy to give you the best possible insurance advice. In this connection, we will be processing personal information about you which we will get either from your employer or from you. It is very important to us to protect and respect your privacy, and in this notification, we would therefore like to tell you what we do to process your personal information safely and securely.

What is personal information?
Personal information is any type of information about an identifiable individual, i.e., any type of information directly or indirectly relating to an individual. It may for example be name, address, telephone number, position, financial affairs, photos, and IP addresses.

Data responsible
Aon is data responsible (data controller) in relation to the service granted by us as an insurance broker. This means that we will be collecting, storing, processing, deleting and possibly disclosing your personal information to a third party when it is necessary in order to enable us to give you the best possible advice and service in connection with your insurance.

Which personal information do we use?
Aon will collect and process the following personal information about you

1. when providing your employer with advice on a specific insurance claim: contact information, personal identity number and information regarding health or injuries,
2. when providing your employer with advice on pension insurance: contact information, personal identity number and information regarding your salary and pension,
3. when providing our broking services: contact information, personal identity number, and, depending on coverage, information regarding salary and benefits,
4. when conducting our Know Your Customer due diligence, if you are either an UBO, CEO, member of the board of directors, or the representative of our client: contact information, personal identity number, bank ID, and job title, and
5. if you are receiving insurance services from us as an expatriate or when traveling, we may process the following personal information regarding both you and the members of your family: contact information, family relations, and personal identity number. If you are the one providing us with the personal information of the members of your family, please make sure that they are made aware of our processing of their personal information and that they receive a copy of this notice.

Purpose and basis of the processing
The personal information we collect when providing advice on insurances or on a specific insurance claim is collected on the basis that

1. it is necessary to pursue our legitimate interest to give your employer the best possible advice in relation to our insurance services in order to fulfil our contractual obligations to your employer,
2. it is necessary to establish, exercise or defend Aon’s, your, or your employer’s legal claim, and,
3. it is necessary to comply with the legal obligations to which we are subject, including book-keeping legislation, and
4. with regards to personal identity number, the unambiguous identification of you is important to meet our obligations to your employer.

The personal information we collect when providing your employer with advice on pension insuranceis collected on the basis

1. that it is necessary to pursue our legitimate interest to give your employer the best possible advice in relation to our pension insurance services in order to fulfil our contractual obligations to your employer and
2. with regards to personal identity number, that the unambiguous identification of you is important to meet our obligations to your employer.

The personal information we collect when you are receiving insurance services from us as an expatriate or when traveling is collected on the basis

1. that it is necessary to pursue our legitimate interest to give your employer the best possible advice in relation to our insurance services in order to fulfil our contractual obligations to your employer and
2. with regards to personal identity number, that the unambiguous identification of yourself or your family members is important to meet our obligations to your employer

The personal information we collect when conducting our Know Your Customer due diligence, is collected on the basis that it is necessary to comply with our legal obligations in relation to Finnish and EU anti-money laundering and combating the financing of terrorism legislation.

Disclosing personal information to third parties
Correct handling of your personal information is very important to Aon. We will not sell, publish or in any way disclose information to a third party without your consent, unless it is necessary to fulfil an agreement with you or to ensure compliance with current Finnish law. We will not use your information for any other purposes than those described in the present document.

It may be necessary to disclose your information to affiliated companies and subsidiaries or selected and trusted cooperating partners in order to be able to provide you with our service and advice. A full list of our group entities is available here. We will also disclose your information to insurance and pension companies who use your information in connection with establishment, adjustment, and exercise of your insurance and pension scheme.

In connection with IT development, hosting and support, personal information may be transferred to data processors, including data processors in the United Kingdom which the EU Commission has approved as a secure third country.

Storing of personal information with Aon
Aon is obliged to protect your personal information. We use technical and organisational measures to protect ourselves against unauthorised access and use and destruction of changes to or publication of your personal information on the part of any individual or organisation. To ensure security and protection for you, only a limited number of people with an objective need have access to personal information.

To ensure your information as well as possible, we have adopted internal rules on information security including both instructions and measures to protect your personal information against being destroyed, lost or changed or against irrelevant people getting access to or knowledge of it. Furthermore, all Aon employees must observe internal procedures and rules regarding the handling of personal information and are obliged to attend training in correct handling of personal information.

Deleting personal information with Aon
We will delete your personal information ten years after the end of the year in which we received it, and we no longer need to document the advice we have given you. We will retain your personal information in accordance with applicable law such as the Bookkeeping Act, the Finnish Insurance Distribution Act and Anti-Money Laundering legislation.

Your rights
You have the right to receive information regarding the processing of your personal data as well as a copy of the personal information that we process about you. If you become aware that the personal information, we process about you is inaccurate or incomplete, you have the right to have it corrected.

You also have the right to object to our processing of your personal information and request it is deleted, or restricted.

If your request is justified, we will correct, delete, or restrict the processing of your personal information accordingly. We reserve the right to require from you verification of your identity before we respond to your request.

You further have the right to lodge a complaint to the Finnish Data Protection Agency regarding Aon’s processing of your personal information. Your complaint must be forwarded to the Finnish Data Protection Agency:

Office of the Data Protection Ombudsman
P.O. Box 800
FI-00531 Helsinki
Tel. +358 29 56 66700
email: [email protected]

Get more information
If you would like more information or if you want to exercise your rights in accordance with the abovementioned, you are welcome to contact our Data Protection Officer (DPO) by e-mail at [email protected].

Last updated on 16 February 2024.

Privacy Notification

We protect your personal information
The sports association or club of which you are a member is cooperating with Aon Finland Oy to give you the best possible insurance advice. In this connection, we will be processing personal information about you which we will get either from the Association or Club or from you. It is very important to us to protect and respect your privacy, and in this notification, we would therefore like to tell you what we do to process your personal information safely and securely.

What is personal information?
Personal information is any type of information about an identifiable individual, i.e., any type of information directly or indirectly relating to an individual. It may for example be name, address, telephone number, position, financial affairs, photos, and IP addresses.

Data Controller
Aon is data responsible (data controller) in relation to the service provided by us as an insurance broker. This means that we will be collecting, storing, processing, deleting and possibly disclosing your personal information to a third party when it is necessary in order to enable us to give you the best possible advice and service in connection with your insurance.

Which personal information do we use?
Aon may collect and process the following personal information about you when providing you with advice on a specific insurance or claim: contact information, personal identity number and information regarding health or injuries.

If we are providing Sports Association or Club with advice on professional athletes´ loss of income insurance, we will collect and process the following personal information about you: contact information, personal identity number and information regarding your salary and term of player contract.

We do not deliberately collect personal information from children below the age of 18 without the consent of the person with parental responsibility or a guardian.

Purpose and basis of the processing
The personal information we collect when providing advice on a specific insurance claim is collected on the basis that

1. it is necessary to pursue our legitimate interest to give you the best possible advice in relation to our insurance services in order to fulfil our contractual obligations to Sports Association or Club you are a member of,
2. it is necessary to establish, exercise or defend Aon’s, your legal claim, and,
3. with regards to personal identity number, the unambiguous identification of you is important to meet our obligations.

The personal information we collect when you are receiving insurance services from us when traveling is collected on the basis

1. that it is necessary to pursue our legitimate interest to give the best possible advice in relation to our insurance services in order to fulfil our contractual obligations and
2. with regards to personal identity number, that your unambiguous identification is important to meet our obligations to our client.

Disclosing personal information to third parties
Correct handling of your personal information is very important to Aon. We will not sell, publish or in any way disclose information to a third party without your consent, unless it is necessary to meet the purposes described above, or to ensure compliance with applicable Finnish law. We will not use your information for any other purposes than those described in the present document.

It may be necessary to disclose your information to affiliated companies and subsidiaries or selected and trusted cooperating partners in order to be able to provide you with our service and advice. A full list of our group entities is available here. We will for example disclose information to insurance companies who use your information in connection with establishment, adjustment, and exercise of your insurance scheme.

It is our responsibility to ensure that your personal information is not abused. We therefore place heavy demands on our partners when your personal information is used outside Aon. We always demand and ensure that our partners guarantee that your personal information is protected.

In connection with IT development, hosting and support, personal information may be transferred to data processors, including data processors in the United Kingdom which the EU Commission has approved as a secure third country.

Storing of personal information with Aon
With Aon, we store your personal information while Aon is the appointed broker for your association or club and for as long as it is necessary for us to document our advice to you. We also store and use your information if it is necessary in order to observe legal obligations and enforce our agreements.

Aon is obliged to protect your personal information. We use technical and organizational measures to protect ourselves against unauthorized access and use and destruction of changes to or publication of your personal information on the part of any individual or organization. To ensure security and protection for you, only a limited number of people with an objective need have access to personal information.

To ensure your information as well as possible, we have adopted internal rules on information security including both instructions and measures to protect your personal information against being destroyed, lost, or changed or against irrelevant people getting access to or knowledge of it. Furthermore, all Aon employees must observe internal procedures and rules regarding the handling of personal information and are obliged to attend training in correct handling of personal information.

Deleting personal information with Aon
We will delete your personal information when you are no longer a customer with Aon, and we no longer need to document the advice we have given you. We will retain your personal information in accordance with applicable law such as anti-money laundering legislations, the Bookkeeping Act and the Insurance Distribution Act.

Your rights
You have the right to receive information regarding the processing of your personal data as well as a copy of the personal information that we process about you. If you become aware that the personal information, we process about you is inaccurate or incomplete, you have the right to have it corrected.

You also have the right to object to our processing of your personal information and request it is deleted, or restricted.

If your request is justified, we will correct, delete, or restrict the processing of your personal information accordingly. We reserve the right to require from you verification of your identity before we respond to your request.

You further have the right to lodge a complaint to the Finnish Data Protection Agency regarding Aon’s processing of your personal information. Your complaint must be forwarded to the Finnish Data Protection Agency:

Office of the Data Protection Ombudsman
P.O. Box 800
FI-00531 Helsinki
Tel. +358 29 56 66700
email: [email protected]

Get more information
If you would like more information or if you want to exercise your rights in accordance with the abovementioned, you are welcome to contact our Data Protection Officer (DPO) by e-mail at [email protected].

Last updated on 16 February 2024.