Henkilöstö matkustaa – miten yritys voi hallita työmatkoihin liittyviä riskejä?

Yritysten liiketoiminnan kansainvälistymisen myötä yrityksen työntekijät ja johto matkustavat aiempaa enemmän. Matkustaessa henkilöstö on alttiina riskeille eri tavalla kuin vakituisella työpaikallaan. Työnantajalle on tärkeä pysyä ajan tasalla matkustamiseen liittyvistä riskeistä ja huolehtia henkilöstönsä matkustusturvallisuudesta. Matkustajat voivat kohdata odottamattomia, poikkeavia ja jopa uhkaavia tilanteita matkustaessaan eri maissa ja kulttuureissa. Valitettavasti kaikki uhat eivät ole vältettävissä. Siksi kriisitilanteisiin on viisasta varautua etukäteen.

Miten yritys voi hallita matkustamisen riskejä? 

Yrityksellä on moraalinen ja lakiin perustuva velvollisuus suojella työntekijöitään erilaisilta uhkatekijöiltä ja riskeiltä. Tätä kutsutaan myös nimellä Duty of Care. Liikkuva työ ja ulkomaan työkomennukset lisäävät riskejä ja työnantajan velvollisuudet korostuvat. Matkaa suunnittelevan työntekijän ajatukset ovat usein jo tulevissa työtehtävissä matkustusturvallisuuden sijaan. Tämän takia työnantajan on tärkeä nostaa esille matkustusturvallisuuteen liittyvät asiat henkilöstön kanssa ja varautua niihin ennakkoon. Esimerkiksi koko henkilöstön koulutus matkustusturvallisuudesta ja kriisitilanteen ohjeistuksesta on tärkeä osa Duty of Care -velvollisuuden toteuttamista.   

Riskienhallintana voidaan pitää riskin tietoista välttämistä. Matkustamiseen liittyen tämä voi tarkoittaa esimerkiksi riskialtteimpien matkakohteiden välttämistä mahdollisuuksien mukaan. Matkustamisen tarvetta voi olla muutenkin hyvä kyseenalaistaa ja miettiä vaihtoehtoja henkilöstön turvallisuuden ja samalla kestävän kehityksen näkökulmasta. Lisääntyneet online-palaverit ovat merkittävä askel tähän suuntaan. 

Matkustamisen riskejä voidaan monien muiden yritystä kohtaavien riskien tapaan hallita vakuutuksella. Kattava vakuutusturva matkoille on merkittävän henkilöstöetuuden lisäksi hyvää yrityskuvaa ja mainetta ylläpitävä tekijä, joka konkretisoituu erityisesti vahinkotilanteissa. Vakuutus on tarpeellinen kaikille yrityksille, joiden henkilöstö matkustaa kotimaassa tai ulkomailla. 

Moni mieltää matkavakuutuksen tarpeelliseksi lähinnä kadonneen matkalaukun aiheuttaman taloudellisen haitan varalle. Tosiasiassa matkatavarakorvaukset edustavat korvausmenosta vain pientä prosenttia. Suurin osa matkavakuutuksen korvausmenosta on erilaisia sairauden hoitoon liittyviä kustannuksia. 

Lähtökohtana yrityksen matkavakuutuksen ottamiselle on henkilöstön matkustusturvallisuudesta huolehtiminen. Työntekijän asianmukainen hoito kohdemaassa, kotiutus tarvittaessa sekä jatkohoito kotimaassa tulee sujua ongelmitta. Vakuutusturvalla voidaan kuitenkin myös varautua poissaolojen aiheuttamaan tulojen menetykseen. Kattavalla matkavakuutuksella voidaan hallita henkilöstön poissaolosta aiheutuneita kustannuksia ja poissaolojen pituutta. 

Kulukorvausten lisäksi matkavakuutus tarjoaa valmiin palveluverkoston ja yhteistyökumppanit kohdemaissa. Riskien realisoiduttua matkustajalla on asiantunteva turvaverkosto, jonka apuun tukeutua. Vakuuttajat käyttävät asiantuntevia matkahätäpalveluista vastaavia yhtiöitä, joille vaara- ja kriisitilanteet ovat arkipäivää. Ensimmäinen ohje poikkeavan tilanteen edessä onkin ottaa välitön yhteys omassa matkavakuutuskortissa näkyvään päivystysnumeroon. 
 

Terrorismin uhka on huomioitava myös työmatkoilla

Euroopan aiemmin turvallisina pidettyihin kohteisiin ja jopa Suomeen on rantautunut terrorismin uhka. Matkustaja voi yrittää välttää suuren riskin matkakohteita tai ottaa tietoisen riskin matkustamalla sotariskimaahan. Uudenlainen sodankäynti, terrorismi, ei ole lokeroitavissa maantieteellisesti tietylle alueelle. Tämä heikentää uhan ennakoitavuutta ja pakottaa yrityksiä varautumaan riskeihin aiempaa huolellisemmin.

Matkavakuutus tarjoaa turvaa myös terrorismin uhkaan. Matkavakuutus on pääsääntöisesti voimassa kaikkialla maailmassa, mutta vakuutusyhtiön sotariskimaiksi luokitelluissa kohteissa tulee olla turvan laajennus, joka kattaa sodasta tai aseellisesta selkkauksesta johtuvat vahingot. Terrorismista aiheutuneet vahinkotapahtumat korvataan sotariskialueiden ulkopuolella ilman riskilaajennusta – erityisesti henkilöön kohdistuvat vahingot. Korvattavuuden laajuus kannattaa tarkistaa vakuutusehdoista.

Miksi yrityksenne henkilöstö tarvitsee matkavakuutuksen?

Henkilöstöä koskevien vakuutuksien päällekkäisyys ja niiden rajanvedot nousevat usein puheenaiheeksi matkavakuutuksista keskustellessa. Jokaisella Suomessa toimivalla yrityksellä on lakisääteinen velvoite vakuuttaa henkilöstö työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksella. Voidaan ajatella, että lakisääteisen tapaturmavakuutuksen voimassaolo poistaisi erillisen matkavakuutuksen tarpeen. Vakuutus on toki voimassa työmatkoilla kaikkialla maailmassa, mutta sen voimassaolo päättyy työpäivän päätyttyä vakuutetun olinpaikasta riippumatta. Kyseessä on kattava vakuutusturva työtapaturmien tai ammattitautien varalle, mutta se ei sisällä matkavakuutuksen muita elementtejä, kuten matkasairauden hoitoa tai kotiinkuljetusta. Myöskään työterveyshuolto ei yleensä tarjoa alueellisesti riittävän kattavaa hoitoverkostoa tai turvaa varsinkaan ulkomaan matkoilla. 

Matkavakuutusasiantuntijoiden suunnittelema matkavakuutus tuo laajaa turvaa työmatkoille

Tarpeet yrityksen matkavakuutusturvalle ovat yksilöllisiä ja vakuutusehtojen vertailu voi olla haastavaa. Vakuutusturvissa voi olla merkittäviäkin eroavaisuuksia. Esimerkiksi, jos matkustavan henkilön sairaus on alkanut ennen matkaa, osa vakuutuksista kattaa ainoastaan ensiapuluonteista hoitoa 7-14 vuorokauden ajan sairauden pahentuessa äkillisesti matkakohteessa. On hyvin tärkeää, että näissä kriittisissä tilanteissa korvataan myös potilaan lääketieteellisin syin perusteltu kotiinkuljetus. Suurimmat potentiaaliset kustannukset voivat syntyä ambulanssikuljetuksista, jos katsotaan potilaan parhaaksi jatkaa hoitoa kotimaassa. 

Maailman muuttuessa vakuutusturvan tulisi seurata muutosta vastaten todellisiin vallitseviin riskeihin. Erot matkavakuutusehdoissa ja korvausmäärissä voivat olla huomattavia eri vakuutusturvien välillä. Matkavakuuttamisen asiantuntijan palvelua on saatavilla aina nykytilan analyysistä vakuutusohjelman jatkuvaan hallinnointiin ja kilpailutukseen. 

Aon tarjoaa pienille ja keskisuurille yrityksille mahdollisuuden liittyä Matkavakuutuksen Ryhmäratkaisuun, jonka tavoitteena on tarjota asiakkaillemme parasta mahdollista markkinoilla olevaa vakuutusturvaa. Ryhmäratkaisun asiakasvolyymin kautta vakuutusmaksu on alhainen turvatasosta tinkimättä. Aonin matkavakuutusasiantuntijat ovat suunnitelleet ratkaisun turvasisällön sekä neuvotelleet vakuutukseen laajemmat ehdot. Ryhmäratkaisu kilpailutetaan 3-5 vuoden välein ylläpitäen Ryhmäratkaisun kilpailukykyisyyttä. Yrityksen tarvitsee siis vain tehdä päätös liittymisestä ja Aon huolehtii vakuutuksen hallinnoinnista. 

Aonin palvelut ovat käytettävissä myös suuryrityksen tarpeisiin. Matkavakuutuksen asiantuntijoillamme on vahvaa kokemusta globaalien matka- ja komennusmatkavakuutusohjelmien suunnittelusta, toteuttamisesta sekä kilpailuttamisesta. Muita tarjoamiamme palveluita ovat vakuutuksien nykytilan analyysit, turvasuositukset, eri vakuutusturvien harmonisoinnit, ohjelmien jatkuva hoito sekä erilaiset erityisratkaisut. Tavoitteena on paras mahdollinen vakuutusturva kilpailukykyisellä vakuutusmaksulla.

Jos haluat keskustella lisää yrityksenne matkavakuutuksesta, ota yhteyttä asiantuntijoihimme.

Leena Haimilahti
[email protected]  
+358 201 266348

Minna Toikka 
[email protected]
+358 201 266 244 

Tutustu myös näihin:

Aon on julkaissut globaalin poliittisten riskien ja terrorismin riskikartan, joka on mielenkiintoinen katsaus maailmalla vallitsevaan tilanteeseen sekä yrityksen että turistin näkökulmasta.