Information in English below.

 

Tietosuojailmoitus

Suojaamme henkilötietosi
Työnantajasi toimii yhteistyössä Aon Finland Oy:n (”Aon”) kanssa tarjotakseen sinulle parasta mahdollista vakuutusneuvontaa. Tässä yhteydessä Aon käsittelee henkilötietojasi, jotka on saatu joko työnantajaltasi tai sinulta. Meille on ensisijaisen tärkeää suojella ja kunnioittaa yksityisyyttäsi. Tällä sivulla haluamme kertoa sinulle, miten varmistamme henkilötietojesi turvallisen käsittelyn.

 

Mitä henkilötiedot ovat?
Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joilla yksilö on tunnistettavissa. Niihin sisältyvät sekä suorat että epäsuorat yksilöön liittyvät tiedot. Näitä voivat olla esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero, asema, taloudelliset tiedot, valokuvat ja IP-osoitteet.

 

Tietovastuullinen
Aon Finland Oy on vastuussa vakuutusvälittäjänä tarjoamaansa palveluun liittyvistä tiedoista. Tämä tarkoittaa, että keräämme, säilytämme, käsittelemme, poistamme ja mahdollisesti jaamme henkilötietojasi kolmannelle osapuolelle, silloin kun se on välttämätöntä parhaan mahdollisen neuvonnan ja palvelun tarjoamiseksi sinulle.

 

Mitä henkilötietoja käytämme?
Palvellessamme työnantajaasi vahinkoasioissa, saatamme kerätä ja käsitellä seuraavia sinua koskevia henkilötietoja: yhteystiedot, henkilötunnus sekä terveyteen liittyvät tiedot. Mikäli kyse on oikeusturvavakuutukseen liittyvästä vahinkoasiasta, saatamme käsitellä vahinkoon johtaneen tapahtuman tietoja, kuten tietoa rikosepäilystä tai -tuomiosta.

Jos palvelemme työnantajaasi eläkevakuutukseen liittyvissä asioissa, saatamme kerätä ja käsitellä seuraavia sinua koskevia henkilötietoja: yhteystiedot, henkilötunnus sekä palkkaan ja eläkkeeseen liittyvät tiedot.

Jos käytät palveluitamme komennettuna tai matkustaessasi, saatamme käsitellä seuraavia sekä sinua että perheenjäseniäsi koskevia tietoja: yhteystiedot, perhesuhteet ja henkilötunnus. Jos toimitat meille perheenjäseniesi henkilötietoja, varmistathan, että he ovat tietoisia henkilötietojensa käsittelystä, ja että he saavat kopion tästä dokumentista.

Emme tietoisesti kerää henkilötietoja alle 18-vuotiailta alaikäisiltä ilman vanhempien tai huoltajan suostumusta.

 

Käsittelyn tarkoitus ja peruste
Antaessamme palvelua vahinkoasioissa henkilötiedot kerätään sillä perusteella, että:

1. se on välttämätöntä tarjotaksemme työnantajallesi parhaan mahdollisen vakuutusneuvonnan ja täten täyttääksemme solmitun sopimuksen velvoitteet.
2. se on välttämätöntä perustellaksemme, esittääksemme tai puolustaaksemme Aonin, sinun tai työnantajasi mahdollista oikeusvaadetta.
3. henkilötunnuksen käsittelyn osalta sinun yksiselitteinen tunnistamisesi on olennaista, jotta täytämme velvoitteemme työnantajaasi kohtaan.

 

Eläkepalveluidemme tarjoamista varten keräämämme henkilötiedot kerätään sillä perusteella, että:

1. se on välttämätöntä tarjotaksemme työnantajallesi parhaan mahdollisen vakuutus- ja eläkeneuvonnan ja täten täyttääksemme solmitun sopimuksen velvoitteet.
2. henkilötunnuksen käsittelyn osalta sinun yksiselitteinen tunnistamisesi on olennaista, jotta täytämme velvoitteemme työnantajaasi kohtaan.

 

Komennetulle tai matkustavalle henkilölle palveluidemme tarjoamista varten keräämämme henkilötiedot kerätään sillä perusteella, että:

1. se on välttämätöntä tarjotaksemme työnantajallesi parhaan mahdollisen vakuutusneuvonnan ja täten täyttääksemme solmitun sopimuksen velvoitteet.
2. henkilötunnuksen käsittelyn osalta sinun yksiselitteinen tunnistamisesi on olennaista, jotta täytämme velvoitteemme työnantajaasi kohtaan.

 

Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Henkilötietojesi käsittelyn oikeellisuus on erittäin tärkeää Aonille. Emme myy, julkaise tai millään tavoin jaa tietoja kolmansille osapuolille ilman suostumustasi, ellei se on välttämätöntä kanssasi solmimiemme sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi tai olemassa olevan Suomen lainsäädännön noudattamiseksi. Emme käytä tietojasi muuhun kuin siihen tarkoitukseen, joka on kuvattu tässä asiakirjassa

Jotta voimme tarjota sinulle palveluitamme ja neuvojamme, meidän voi olla tarpeen luovuttaa tietojasi tarkkaan valituille ja luotetuille yhteistyökumppaneillemme tai konserniyhtiöillemme. Luovutamme esimerkiksi tietoja yhteistyökumppaneillemme, joilla on oikeus käyttää tietojasi vakuutusjärjestelmän toimeenpanemiseksi tai näiden muuttamiseksi. Luettelo Aon-konsernin maakohtaisista tytäryhtiöistä on saatavissa täällä.

Vastuullamme on varmistaa, että henkilötietojasi ei käytetä väärin. Vaatimuksemme kumppaneitamme kohtaan ovat tiukat, silloin kun tietojasi käsitellään Aonin ulkopuolella. Vaadimme ja varmistamme aina, että kumppanimme takaavat henkilötietojesi suojaamisen.

IT-kehityksen, -ylläpidon ja -tuen yhteydessä henkilötietoja voidaan siirtää henkilötietojen käsittelijöille myös kolmansiin maihin EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle, kuten Yhdysvaltoihin, Isoon-Britanniaan, Singaporeen, Intiaan tai Filippiineille.

Varmistaaksemme, että oikeuksiasi ja lainmukaista turvallisuustasoa valvotaan, käytämme lukuisia juridisia mekanismeja, kuten EU-komission tai tietosuojavaltuutetun toimiston hyväksymiä standardisopimuksia.

Jos haluat lisätietoa tietojesi käsittelystä EU:n/ETA-alueen ulkopuolella, otathan yhteyttä alta löytyvään sähköpostiosoitteeseen. Halutessasi voit pyytää lisätietoja turvatoimenpiteistä, joilla varmistaaksemme, että henkilötietojasi käsitellään asianmukaisesti ja oikein myös silloin, kun luovutamme niitä EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle – voit muun muassa pyytää tietoja tiedonsiirtoa säätelevistä sopimusehdoista
 

Henkilötietojen säilyttäminen Aonissa
Asiakkaanamme ollessasi säilytämme henkilötietojasi niin kauan, kuin on tarpeen dokumentoida tietoja sinulle tarjoamaamme neuvontaan liittyen. Tallennamme ja käytämme tietojasi, mikäli se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi ja sopimusten täytäntöönpanemiseksi.

Aon on velvoitettu suojaamaan henkilötietosi. Käytämme teknisiä ja organisatorisia keinoja suojautuaksemme yksilöiden tai organisaation toimesta tapahtuvalta asiattomalta pääsyltä, käytöltä ja tuhoamiselta, henkilötietojesi muutoksilta tai julkaisemiselta. Varmistaaksemme turvallisuutesi vain rajoitettu määrä ihmisiä, joilla on perusteltu syy, pääsee käsiksi henkilötietoihin.

Varmistaaksemme tietojesi turvallisen käsittelyn olemme ottaneet käyttöön tietoturvallisuutta koskevat sisäiset säännöt, jotka sisältävät sekä ohjeita että keinoja henkilötietojesi turvaamiseksi tuhoamiselta, katoamiselta tai muuttumiselta sekä siltä, että asiattomat pääsisivät käsiksi tietoihin tai saisivat näitä tietoonsa. Lisäksi kaikkien Aonin työntekijöiden tulee noudattaa henkilötietojen käsittelyä koskevia sisäisiä käytäntöjä ja sääntöjä sekä osallistua henkilötietojen oikeaa käsittelyä koskevaan koulutukseen.

Henkilötietojen poistaminen Aonissa
Poistamme henkilötietosi, kun asiakkuutesi Aonissa päättyy eikä meillä enää ole tarvetta dokumentoida sinulle antamaamme neuvontaa. Säilytämme henkilötietojasi soveltuvan lainsäädännön, kuten kirjanpitolain (633/1982) ja vakuutusten tarjoamista koskevan lain (234/2018) mukaisesti.

Oikeutesi
Sinulla on oikeus saada tietoja henkilötietojesi käsittelystä ja kopiot niistä henkilötiedoista, joita käsittelemme.

Mikäli tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai epäolennaisia, sinulla on oikeus saada tiedot korjatuksi.

Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, pyytää tietojesi poistamisesta tai rajoittamista sekä tietyissä olosuhteissa pyytää henkilötietojesi siirtämistä toiselle taholle järjestelmällisessä ja yleisesti käytetyssä koneluettavassa muodossa.

Mikäli pyyntösi on perusteltu, korjaamme, poistamme tai rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä tai siirrämme henkilötietosi pyyntösi mukaisesti. Pidätämme oikeuden vaatia sinulta henkilöllisyytesi todistamisista ennen kuin toimimme pyyntösi mukaisesti
 

Lisätietoja
Jos haluat saada lisätietoja tai muuttaa tai poistaa tietojasi, otathan yhteyttä tietosuojavaltuutettuumme sähköpostitse tietosuoja@aon.fi

Voit myös tehdä valituksen, mikäli et ole tyytyväinen tapaan, jolla Aon käsittelee henkilötietojasi. Valitus tulee tehdä tietosuojavaltuutetun toimistolle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00521 Helsinki
puh.: 029 56 66700
s-posti: tietosuoja@aon.fi
Lue lisää Aonin tietosuojakäytännöistä ja mahdollisista päivityksistä henkilötietojen käsittelyyn osoitteesta: https://www.aon.com/finland/tietosuoja.jsp

Päivitetty 21.09.2022

 

Privacy Notification

We protect your personal information
Your employer is cooperating with Aon Finland Oy to give you the best possible insurance advice. In this connection, we will be processing personal information about you which we will get either from your employer or from you. It is very important to us to protect and respect your privacy, and in this notification, we would therefore like to tell you what we do to process your personal information safely and securely.

 

What is personal information?
Personal information is any type of information about an identifiable individual, i.e., any type of information directly or indirectly relating to an individual. It may for example be name, address, telephone number, position, financial affairs, photos, and IP addresses.

 

Data responsible
Aon is data responsible (data controller) in relation to the service granted by us as an insurance broker. This means that we will be collecting, storing, processing, deleting and possibly disclosing your personal information to a third party when it is necessary in order to enable us to give you the best possible advice and service in connection with your insurance.

 

Which personal information do we use?
Aon will collect and process the following personal information about you when providing your employer with advice on a specific insurance claim: contact information, personal identity number and information regarding health or injuries. In case a legal cost insurance is involved, Aon may process information related to that claim such as suspicions of criminal activity or verdicts related thereto.

If we are providing your employer with advice on pension insurance, we will collect and process the following personal information about you: contact information, personal identity number and information regarding your salary and pension.

If you are receiving insurance services from us as an expatriate or when traveling, we may process the following personal information regarding both yourself and the members of your family: contact information, family relations, and personal identity number. If you are the one providing us with the personal information of the members of your family, please make sure that they are made aware of our processing of their personal information and that they receive a copy of this notice.

We do not deliberately collect personal information from children below the age of 18 without the consent of the person with parental responsibility or a guardian.

 

Purpose and basis of the processing

The personal information we collect when providing advice on a specific insurance claim is collected on the basis that

1. it is necessary to pursue our legitimate interest to give your employer the best possible advice in relation to our insurance services in order to fulfil our contractual obligations to your employer
2. it is necessary to establish, exercise or defend Aon’s, your, or your employer’s legal claim, and,
3. with regards to personal identity number, the unambiguous identification of you is important to meet our obligations to your employer.

 

The personal information we collect when providing your employer with advice on pension insurance is collected on the basis

1. that it is necessary to pursue our legitimate interest to give your employer the best possible advice in relation to our pension insurance services in order to fulfil our contractual obligations to your employer and
2. with regards to personal identity number, that the unambiguous identification of you is important to meet our obligations to your employer.

 

The personal information we collect when you are receiving insurance services from us as an expatriate or when traveling is collected on the basis.

1. that it is necessary to pursue our legitimate interest to give your employer the best possible advice in relation to our insurance services in order to fulfil our contractual obligations to your employer and
2. with regards to personal identity number, that the unambiguous identification of yourself or your family members is important to meet our obligations to your employer.

 

Disclosing personal information to third parties
Correct handling of your personal information is very important to Aon. We will not sell, publish or in any way disclose information to a third party without your consent, unless it is necessary to meet the purposes described above, or to ensure compliance with applicable Finnish law. We will not use your information for any other purposes than those described in the present document.

It may be necessary to disclose your information to affiliated companies and subsidiaries or selected and trusted cooperating partners in order to be able to provide you with our service and advice. A full list of our group entities is available here. We will for example disclose information to cooperating partners who are entitled to use your information in connection with establishment and adjustment of your insurance scheme.

It is our responsibility to ensure that your personal information is not abused. We therefore place heavy demands on our partners when your personal information is used outside Aon. We always demand and ensure that our partners guarantee that your personal information is protected.

In connection with IT development, hosting and support, personal information may be transferred to data processors, including data processors in third countries outside the EU and the EEA, for example the USA, United Kingdom, Singapore, India, and the Philippines.

We use legal mechanisms, including standard contracts approved by the EU Commission or the Finnish Data Protection Agency, to ensure that your rights and the protection level according to the law are observed.

If you want more information about the processing of your information outside the EU/EEA, you are welcome to contact us using the e-mail address below. Here you can ask for additional information about the security measures we have taken to ensure that your personal information is processed appropriately and correctly if we disclose it to countries outside the EU/EAA – among other things you can get information about the contractual stipulations regulating the data transfer.
 

Storing of personal information with Aon
With Aon, we store your personal information while your employer is a customer with us and for as long as it is necessary for us to document our advice to you. We also store and use your information if it is necessary in order to observe legal obligations and enforce our agreements.

Aon is obliged to protect your personal information. We use technical and organizational measures to protect ourselves against unauthorized access and use and destruction of changes to or publication of your personal information on the part of any individual or organization. To ensure security and protection for you, only a limited number of people with an objective need have access to personal information.

To ensure your information as well as possible, we have adopted internal rules on information security including both instructions and measures to protect your personal information against being destroyed, lost, or changed or against irrelevant people getting access to or knowledge of it. Furthermore, all Aon employees must observe internal procedures and rules regarding the handling of personal information and are obliged to attend training in correct handling of personal information.

Deleting personal information with Aon
We will delete your personal information when you are no longer employed by a customer with Aon, and we no longer need to document the advice we have given you. We will retain your personal information in accordance with applicable law such as the Bookkeeping Act and the Finnish Insurance Distribution Act.

Your rights
You have the right to receive information regarding the processing of your personal information as well as a copy of the personal information that we process about you.

If you are made aware that the personal information, we process about you is inaccurate or incomplete you have the right to the personal information rectified.

You further have the right to object to our processing of your personal information, to request that the personal information we process about you are deleted, that the processing of your personal information is restricted or under some circumstances to receive the personal information we process about or to have it transferred to another data controller in structured, commonly used and machine-readable format.

If your request is justified, we will rectify, delete, restrict the processing of, or transfer your personal information accordingly. We reserve the right to require you to duly verify your identity before we comply with your request.
 

Get more information

If you would like more information or if you want to exercise your rights in accordance with the abovementioned, you are welcome to contact our Data Protection Officer (DPO) by e-mail at tietosuoja@aon.fi

You further have the right to lodge a complaint to the Finnish Data Protection Agency regarding Aon’s processing of your personal information. Your complaint must be forwarded to the Finnish Data Protection Agency:

Office of the Data Protection Ombudsman
PL 800
00521 Helsinki
Tel.: 029 56 66700
email: tietosuoja@aon.fi

Read more about Aon’s privacy policy, including any updates on how we process personal information at: https://www.aon.com/finland/tietosuoja.jsp

Last updated on 21 September 2022.