Klager

Klagebehandlingsrutine Aon Norway AS

Når klagebehandlingsrutinen gjelder

Klagebehandlingsrutinen gjelder når noen erklærer eller uttrykker at de ikke er fornøyd med forsikringsmeglingstjenester utført av Aon.

Hvordan klage
Dersom du ikke er fornøyd med Aons forsikringsmeglingstjenester kan du gi melding om dette til din kontaktperson i Aon eller kostnadsfritt sende en skriftlig klage til selskapet. Klagen kan sendes per post eller e-post, og adresseres til:

Til: Aon Norway AS
Postadresse: att: Klageansvarlig, postboks 1503 Vika, 0117 Oslo
E-postadresse: [email protected]

Hvilken informasjon klagen bør inneholde

For at klagebehandlingen skal bli så effektiv som mulig bør klagen inneholde informasjon om:

• Navnet ditt og eventuelt navnet til den du klager på vegne av, samt kontaktopplysninger
• Årsaken til klagen, gjerne med så mange detaljer som mulig som kan belyse saken
• Navnet på den/de ansatte i Aon som er involvert
• Relevant underlagsdokumentasjon

Aons behandling av klagen
Når Aon mottar en klage vil du få en bekreftelse om at klagen er mottatt og opplysninger om forventet behandlingstid. Klagen vil bli behandlet effektivt og som hovedregel innen 15 arbeidsdager etter at Aon har mottatt den. Dersom det ikke er mulig å ferdigbehandle klage innen dette skal du få beskjed om dette og en begrunnelse for forsinkelsen.

Klageansvarlig i Aon er Senior Legal Counsel. Klageansvarlig skal innhente relevant informasjon som kan belyse saken, undersøke saken på en grundig og helhetlig måte, identifisere eventuelle interessekonflikter og avgjøre saken på en rettferdig måte. Dersom du ikke får fullt medhold i klagen skal vi gi deg en skriftlig begrunnelse for avslaget.

Klagenemnd
Dersom du ønsker det kan klagen bringes inn for Klagenemnda for forsikrings- og gjenforsikringsmeglingsvirksomhet. Klager til nemnda kan sendes per post eller e-post som følger:

Til: Klagenemnda for forsikrings og gjenforsikringsmeglingsvirksomhet
Postadresse: Sekretariat v/Finanstilsynet, postboks 1503 Vika, 0117 Oslo
E-postadresse: [email protected]

Klageregister
Alle klager som Aon mottar blir registrert i et elektronisk klageregister for at selskapet skal kunne følge opp og analysere hvordan virsomheten kan forbedres. Registeret inneholder opplysninger om datoen klagen ble mottatt, navn på klager, årsak til klagen, resulatet av klagebehandlingen og kortfattet begrunnelse for resultatet og datoen da klagebehandlingen ble sluttført. Opplysningene i registeret oppbevares i henhold til reglene i gjeldende personvernregelverk, og vil bli slettet når det ikke lenger er behov for opplysningene.

Please see below for information about the complaints handling procedure in English.

Sist oppdatert i januar 2023

Procedure for handling complaints Aon Norway AS

When these procedures apply

These procedures for handling complaints apply when someone issues a statement of dissatisfaction to Aon relating to the company’s insurance broking activities.

How to submit a complaint
If you are dissatisfied with the insurance broking services of Aon you may complain to your contact person at Aon or without cost submit a written complaint to the company. The complaint may be sent by post or e-mail, and should be addressed to

To: Aon Norway AS
Post address: att: Complaints Office, P.O. Box 1503 Vika, 0117 Oslo
Email address: [email protected]

What information to include in a complaint
In order for the complaints handling process to be as efficient as possible you should include the following information in a complaint:

• Your name or the name of the person you are issuing the complaint on behalf of, and contact information
• The reason for the dissatisfaction, preferably with as much details as possible that might be relevant in reviewing the case
• The name(s) of the Aon employee(s) involved in the case
• Relevant supporting documentation

Handling of the complaint
Once the complaint has been received by Aon, you will receive a confirmation of receipt with an estimated handling timeline. The complaint will be handled as efficiently as possible and as a main rule replied to within 15 business days of receipt. If it is not possible to reply to the complaint within 15 business days, Aon shall inform you about the delay, including about the reason for the delay.

The appointed Complaints Officer in Aon is the Senior Legal Counsel. The Complaints Officer shall gather relevant information that enlighten the case, investigate that case in a thorough and broad manner, identify any conflicts of interest and strive to reach a fair decision. If the final decision does not fully satisfy your demand, you will receive a written explanation of Aon’s position on the matter.

Option to maintain the complaint with a Complaints Board
If the complaint does not succeed, you may apply to the Complaints Board for Insurance and Reinsurance Broking Business (in Norwegian: Klagenemnda for forsikrings- og gjenforsikringsmeglingsvirksomhet). Complaints to the Complaints Board may be sent by post or e-mail and be addressed to:

To: Klagenemnda for forsikrings og gjenforsikringsmeglingsvirksomhet
Post Address: Sekretariat v/Finanstilsynet, P.O. Box 1503 Vika, 0117 Oslo
Email address: [email protected]

Register of complaints
Aon maintains a secure electronic register of complaints in order for the company to follow up and analyse how its business may be improved. The register will contain information about the date of receipt of a complaint, the name of the complainant, the reason for the complaint, the final decision, a summary of the explanation of Aon’s position and the date of completion of the complaints handling. The registered information is stored in accordance with applicable privacy laws and will be deleted when no longer needed.

Last updated: January 2023