Turkey

AON SİGORTA VE REASÜRANS BROKERLİĞİ A.Ş.

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI 


1.GİRİŞ​ VE POLİTİKANIN HAZIRLANMA AMACI 


İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” ya da “Kanun”) ve Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”), 30 Aralık 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik, 10 Mart 2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ve ilgili mevzuat uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve veri sahiplerini kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi esasları ile silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla Aon Sigorta ve Reasürans Brokerliği A.Ş. (“Aon” ya da “Şirket”) tarafından hazırlanmıştır.

2. TANIMLAR 

 

Kısaltma Tanım
Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
İlgili Kullanıcı 
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler
İmha  Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kanun/KVKK 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel Verilerin Anonim
Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.

Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.

Kişisel Verilerin
Yok Edilmesi
Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.

Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Özel Nitelikli Kişisel Veri 
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri
Periyodik İmha 
Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Veri Sahibi / İlgili Kişi
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.

Yönetmelik

28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.


3. İLKELER

Aon tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir:

  1. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde Kanun’un 4. maddesinde sayılan ilkeler(1) ile 12. maddesi kapsamında alınması gereken ve işbu Politikanın 6.2. maddesinde belirtilen teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve işbu Politikaya tamamen uygun hareket edilmektedir.
  2. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler Aon tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 yıl süreyle saklanmaktadır.
  3. Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı tarafımızca seçilmektedir. Ancak, İlgili Kişi’nin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.

 


[1] a)Hukuk ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
b)Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
c)Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
d)İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
e)İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
 

4.Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler Aon tarafından re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu hususta İlgili Kişi tarafından Aon’a başvurulması halinde;

a.iletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve ilgili kişiye bilgi verilmekte,  
b.talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.

 

 4. SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
 

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Aon tarafından özellikle (i) Şirketimizin işletmesel faaliyetlerinin, iş ilişkilerimizin ve insan kaynakları süreçlerinin yürütülebilmesi, (ii) İlgili Kişilerin taleplerinin karşılanabilmesi, (iii) ürün ve hizmetlerin sizlere en uygun biçimde sunulabilmesi, pazarlama ve teknik süreçlerin devamı, (iv) Şirketin ticari güvenliğinin temini için çalışmalarımızın yürütülebilmesi amacıyla fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:

a. Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması, b.Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
c.Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Aon’un meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
d.Kişisel verilerin Aon’un herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
e.Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
f.Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Aon tarafından re ’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

a.Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
b.Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
c.Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
d.Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
e.İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin[2] (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
f.Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
g.Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
 
[2]İlgili kişinin hakları
MADDE-11 (1) Herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;
a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) 7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir  sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.


 5. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Aon tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:
  1. Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda bir sonraki madde kapsamında işlem yapılır.
 
  1. Verinin saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu (örneğin; verinin saklanmasında Aon’un meşru bir amacının olup olmadığı) sorgulanır. Saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir. Verilerin saklanmasının anılan ilkelere uygun olduğunun tespiti halinde ise bir sonraki madde kapsamında işlem yapılır.

      3.Kişisel verilerin daha uzun süre saklanmasının KVKK 5/2(f) de öngörülen "ilgili kişinin temel hak ve              özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması" istisnasından yararlanıp yararlanamayacağı, saklanacak ise ne kadar bir süre boyunca saklanması gerektiği (örneğin; verilerin savunma hakkı kapsamında genel dava zamanaşımı veya ceza zamanaşımı boyunca saklanması) değerlendirilir. Daha uzun süre saklanmasında meşru menfaat bulunmayan veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. KVKK m.5/2(f) istisnası dâhilinde daha uzun süre saklanacak veriler ise tespit edilen saklama süresinin sonunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

 
4.Kişisel veriler yukarıda 4. ve 5. maddelerde yer alan istisnalar kapsamında değerlendirilemese dahi, verilerin daha uzun süre saklanmasında meşru bir amaç bulunması halinde veri sahiplerinin açık rızası temin edilmek suretiyle daha uzun süre de saklanabilecektir.
 
Aon tarafından tespit edilen saklama, imha ve periyodik imha sürelerini gösterir tabloya, işbu Politika’nın ekinde (Ek-2) yer alan ‘‘Saklama ve İmha Süreleri Tablosu’’ndan ulaşabilirsiniz.

Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika’nın ekinde (Ek-2) yer alan imha süreleri çerçevesinde,  6 (altı) aylık periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 (üç) yıl süreyle saklanır.


 6. KİŞİSEL VERİLERİN AON TARAFINDAN SAKLANMASI VE İMHASI USULLERİ
 
 I. KAYIT ORTAMLARI

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Aon tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

Elektronik ortamlar:
  • Ortak Klasör (S:)
  • BORDRO PLUS
  • TigerHR
  • Kendin seç
  • Workday
  • E-mail
  • İş Bilgisayarı
  • Kamera Kayıt Cihazı
  • Elwin
  • AonConnect
  • Bridger
  • Grids
  • Active Directory
  • M-files
  • Satınalma portalı
  • The Benefit Solutions Platformu
 
Fiziksel ortamlar:
  • Birim Klasörleri
  • Arşiv
  • Personel Dosyaları
 II. İDARİ VE TEKNİK TEDBİRLER

Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla KVKK’nın 12. maddesindeki[3] ilkeler çerçevesinde, Aon tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
 

a. İdari Tedbirler:


Aon idari tedbirler kapsamında;
 
a.Şirket içinde “gerekli olmadıkça kişisel veriler ile bağlantılı tüm işlemler yasaktır.” prensibinin uygulanması için gerekli önlemleri alır. Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır.
b.İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmemesi için gerekli tedbirleri alır, ilgili kişisel verilerin elde edilmesi hâlinde ise, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir. 
c.Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
d.Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir. 
e.Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir ve bu hususta, kişisel verilerin özel nitelikli veri olup olmadığı, mahiyeti gereği hangi derecede gizlilik seviyesi gerektirdiği ve güvenlik ihlali halinde ilgili kişi bakımından ortaya çıkabilecek zararın niteliğini ve niceliğini de dikkate alır.
 
 
 
[3] Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler
 MADDE-12 (1)Veri sorumlusu,
 a) Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
 b) Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
 c) Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak,
    amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.
 

b.Teknik Tedbirler:


Aon teknik tedbirler kapsamında;
 
a.Kişisel veri güvenliğinin takibi amacı ile kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar ve kişisel veri güvenliğini sağlamak için veri yedekleme stratejilerini geliştirir.
b.Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.
c.Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar. Siber güvenliğin (ağ güvenliği, uygulama güvenliği, anti-virüs sistemleri de dâhil olmak üzere) sağlanması için gerekli yazılımların mevcut ve güncel olmasını sağlar.
d.Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.
e.Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.
f.Fiziksel ortamlarda saklanan kişisel veriler için ise gerekli fiziksel güvenlik önlemleri alır.
g.Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde korunur.

 
 III. PERSONEL

Kişisel veri saklama ve imha sürecinde yer alan personelin unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına işbu Politika’nın EK-1’nde yer alan listeden ulaşabilirsiniz.)

 IV. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA USULLERİ

Aon tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler Kanun ve Yönetmelik’te sayılan kişisel veri işleme amaçlarının ortadan kalkması halinde Aon tarafından re’sen yahut İlgili Kişinin başvurusu üzerine yine Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen teknikler ile imha edilebilecektir.
 
  1. Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri:

Aon tarafından kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:


Kişisel Verilerin Silinmesi:
 
Yazılımdan Güvenli Olarak Silme: Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.

Bulut sisteminde ilgili verilerin silme komutu verilerek silinmesi; merkezi sunucuda bulunan dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması; veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi; veya taşınabilir medyada yani flash ortamında bulunan verilerin uygun yazılımlar kullanılarak silinmesi bu kapsamda sayılabilecektir.

Ancak, kişisel verilerin silinmesi işlemi, diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise, aşağıdaki koşulların sağlanması kaydıyla, kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenmesi halinde de kişisel veriler silinmiş sayılacaktır.
 
  • Başka herhangi bir kurum, kuruluş veyahut kişinin erişimine kapalı olması,
  • Kişisel verilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması.
 
Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme: Bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde güvenli olarak silinir. 
 
Kâğıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması: Kişisel verilerin amaca yönelik olmayan kullanımını önlemek veya silinmesi talep edilen verileri silmek için ilgili kişisel verilerin fiziksel olarak kesilerek belgeden çıkartılması veya geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemeyecek hale getirilmesi, kapatılması yöntemidir.
 
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi:
 
De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir. Dikkat edilmelidir ki bu yöntemle yok etme başarılı olmaz ise ancak medyanın fiziksel olarak yok edilmesi ile yok etme işlemi tamamlanmış olabilecektir.

Fiziksel Yok Etme: Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır. Kâğıt ve mikrofiş ortamındaki verilerin yok edilmesi de, başka bir şekilde yok edilmeleri mümkün olmadığından bu şekilde gerçekleştirilmelidir.

Üzerine Yazma: Üzerine yazma yöntemi, özel yazılımlar aracılığı ile manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerinden en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesini imkânsızlaştıran veri yok etme yöntemidir   
 
Yukarıda sayılan durumlar gerçekleşmesi sırasında Aon; KVKK, Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine veri güvenliğinin sağlanması amacıyla tam uyum sağlamakta ve gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

b. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Teknikleri: 

Aon tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:

Değer Düzensizliği Sağlamayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri

Değer düzensizliği sağlamayan anonim hale getirme yöntemleri, saklanmakta olan kişisel verilerde bir değişiklik veya ekleme/çıkarma yapılmaksızın; herhangi bir kişisel veri grubunun genelleme, birbiri ile yer değiştirme veya gruptan belirli bir veri veya alt veri grubunun çıkarılması ile uygulanan anonimleştirme yöntemleridir.
 
Değişken Çıkartma: Betimleyici nitelikteki verilerin çıkartılması yöntemi ile toplanılan verilerin bir araya getirilmesinden sonra oluşturulan veri setindeki değişkenlerden “yüksek dereceli betimleyici” olanlar çıkarılarak mevcut veri seti anonim hale getirilmektedir.
 
Örneğin, aşağıdaki tabloda veri setindeki değişkenlerden yüksek derecede betimleyici olan veri gruplarının çıkartılması ile anonimleştirme sağlanmıştır.
 
Çalışanın Adı Yaşadığı İl Yaşadığı İlçe Yaşadığı Mahalle Pozisyonu Aylık Geliri Kıdemi(Yıl)
Zehra İstanbul Beylikdüzü Alibey Hizmetli 1750 TL 12
Kazım Ankara Çankaya Söğütözü İşçi 1800 TL 8
Ahmet İzmir Alsancak Kordon Mühendis 7500 TL 7
Mehmet İstanbul Kasımpaşa Gültürk İşçi 1550 TL 5
Selma İstanbul Beşiktaş Abbasağa Mimar 3250 TL 4

 
Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkarılarak saklanan veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, bir şirkette tek kıdemli müdür var ise bu kişiye ait verilerin birbirleri ile aynı kademede bulunan çalışanların kıdem, maaş ve cinsiyet verilerinin tutulduğu kayıtlardan çıkarılması ile kalan veriler anonim hale getirilebilecektir.

Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi anonimleştirmeyi sağlamaktadır. Örneğin, şirketin futbol takımının yedek listesinde olan ilgili veri sorumluları arasında yalnızca bir kişi 65 yaşında ise yaş, cinsiyet ve sağlık durumu yönünden futbol oynayabilecek olup olmadığı bilgisinin birlikte saklandığı bir veri kümesinde ‘Yaş:65’ yerine ‘Bilinmiyor’ yazılması veya bu kısmın boş bırakılması anonimleştirmeyi sağlayacaktır.

Alt ve Üst Sınır Kodlama: Alt ve üst sınır kodlaması yöntemi ile önceden tanımlanmış kategorilerin yer aldığı bir veri grubundaki değerlerin belirli bir ölçüt belirlenerek birleştirilmesiyle anonim hale getirilmektedir.

Örneğin, bir işyerinde çalışan personelin işyerindeki çalışma yılının 5 yıldan az, 5 ile 10 yıl arasında veya 10 yıldan çok olmasına göre (çok deneyimli), (deneyimli) ya da (deneyimsiz) olarak birleştirilerek anonim hale getirilebilir.
 
Çalışanın Pozisyonu Yaşı Cinsiyeti Aylık Geliri Kıdemi (Yıl)
Pazarlama Uzmanı 43 E 5500 TL 12
Sekreter 26 K 1800 TL 3
Müdür Yardımcısı 32 E 3800 TL 8
Müdür 42 K 6500 TL 13
Hizmetli 45 K 1600 TL 4
Satış Danışmanı 32 E 4500 TL 7

İkinci örnekte ise kıdem değişkenine belirlenen yıl ölçütüne göre alt ve üst sınır kodlaması uygulanarak üç kategoriye halinde anonimleştirilmiş şeklini göstermektedir.
 
Çalışanın Pozisyonu Yaşı Cinsiyeti Aylık Geliri Kıdemi
Pazarlama Uzmanı 43 E 5500 TL Çok Deneyimli
Sekreter 26 K 1800 TL Deneyimsiz
Müdür Yardımcısı 32 E 3800 TL Deneyimli
Müdür 42 K 6500 TL Çok Deneyimli
Hizmetli 45 K 1600 TL Deneyimsiz
Satış Danışmanı 32 E 4500 TL Deneyimli


Genelleştirme: Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir. Örneğin; çalışanların yaşlarının tek tek göstermeksizin X yaşında Z kadar çalışan bulunduğunun ortaya konulması.   

Global Kodlama: Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Örneğin; doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen bölgenin belirtilmesi.
 
Çalışanın Pozisyonu İkamet Adresi Çocuğu Aylık Geliri Kıdemi(Yıl)
Hizmetli Atakent Mah. Çiçek Sok. 45/5 İkitelli, İstanbul Var 1750 TL 12
İşçi Söğütözü Mah. Aydın Sok. 38/3 Çankaya, Ankara Yok 1800 TL 8
Mühendis Kozyatağı Mah. Çanlı Sok. 25/9 Göztepe, İstanbul Yok 7500 TL 7
İşçi Türkali Mah. Asmalı Sok. 19/3 Beşiktaş, İstanbul Var 1550 TL 5


Aşağıdaki tabloda veri türetme yoluyla anonimleştirme yöntemi uygulanmıştır:
 
Çalışanın Pozisyonu İkamet Edilen Bölge Çocuğu Aylık Geliri Kıdemi(Yıl)
Hizmetli İstanbul Avrupa Yakası Var 1750 TL 12
İşçi Ankara Güney Bölge Yok 1800 TL 8
Mühendis İstanbul Anadolu Yakası Yok 7500 TL 7
İşçi İstanbul Avrupa Yakası Var 1550 TL 5

Değer Düzensizliği Sağlayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri
 
Değer düzensizliği sağlayan anonim hale getirme yöntemlerinde değer düzensizliği sağlamayanların aksine kişisel veri gruplarında bazı verilerin değiştirilmesi ile bozulma yaratmaktadır. Bu yöntemler kullanılırken elde edilmesi beklenen/istenen fayda doğrultusunda sapmaların dikkatli uygulanması gerekecektir. Toplam istatistiklerin bozulmaması sağlanarak veriden beklenen fayda sağlanmaya devam edilebilir.
Gürültü Ekleme: Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin,  kilo değerlerinin olduğu bir veri grubunda (+/−) 3 kg sapması kullanılarak gerçek değerlerin görüntülenmesi engellenmiş ve veriler anonimleştirilmiş olur. Sapma her değere eşit ölçüde uygulanır.
 
Mikro Birleştirme: Mikro birleştirme yönteminde tüm veriler ilk olarak anlamlı bir sıraya dizilerek (büyükten küçüğe gibi) gruplara ayrılıp, grupların ortalaması alınarak elde edilen değer mevcut gruptaki ilgili verilerin yerine yazılarak anonimleştirme sağlanmış olacaktır.

Örneğin, maaş bilgisi için; 10.000 TL altı ve üstü iki grup yapılır ise, 10.000 ve daha az maaş alan kişilerin maaşlarının toplamı kişi sayısına bölünür ve 10.000 TL altında maaş alan herkesin maaş kümesine elde edilen bu değer yazılır.

Veri Değiş Tokuşu: Veri değiş tokuşu yönteminde saklanan veriler içerisinden seçilen çiftler arasında bir değişkenin değerleri birbiri ile değiştirilir. Genel olarak kategorize edilebilen veriler için kullanılan bu yöntemde amaç veri sahiplerine ait verilerin birbirleri ile değiştirilerek veri tabanının dönüştürülmesidir.

Örneğin, aşağıdaki tabloda ‘Yaş: 45’, ‘Cinsiyet: Kadın’, ‘İl: Ankara’ verileri bulunan kişilere ait gelir bilgisi ‘Yaş: 30’, ‘Cinsiyet: Kadın’, ‘İl: İzmir’ olanlar ve ‘Yaş: 25’, ‘Cinsiyet: Erkek’ ‘İl: İzmir’ olanların gelir bilgileri ile ‘Yaş:35’, ‘Cinsiyet: Erkek’ ‘İl: İstanbul’ olanların gelir bilgileri birbirleri içerisinde değiştirilerek veri tabanı dönüştürülmüştür.
 
 
Yaş Cinsiyet İl Gelir
45 Kadın Ankara 30.000
30 Kadın İzmir 20.000
25 Erkek İzmir 15.000
35 Erkek İstanbul 25.000
55 Erkek İzmir 18.000
24 Erkek İzmir 40.000
 
 
 
Aşağıdaki tabloda veri değiş tokuş yöntemi uygulanmıştır:
 
Yaş Cinsiyet İl Gelir
45 Kadın Ankara 20.000
30 Kadın İzmir 30.000
25 Erkek İzmir 25.000
35 Erkek İstanbul 15.000
55 Erkek İzmir 40.000
24 Erkek İzmir 18.000

KVKK’nın 28. maddesi uyarınca, kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi durumunda bu durum Kanun kapsamı dışında kalacak ve açık rıza temini gerekmeyecektir.


7.DİĞER HUSUSLAR 
 
KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.

Aon tarafından hazırlanan işbu Politika Aon Sigorta ve Reasürans Brokerliği A.Ş. Yönetim Kurulu’nun [01.01.2019] tarihli kararıyla yürürlüğe girmiştir. Politika’da değişiklik olması durumunda, Politika’nın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir. Güncelleme tablosu Ek-3’te yer almaktadır.





EK-1

PERSONEL UNVAN, BİRİM VE GÖREV LİSTESİ 

 
PERSONEL UNVAN BİRİMİ GÖREVİ
IK Yardımcı Direktör İnsan Kaynakları Bordro Plus, Tiger HR Sorumlusu
IT Kalite Kontrol Grup Lideri  Bilgi Sistemleri Kamera Kayıt cihazı sorumlusu
IT Kalite Kontrol
Direktör Yardımcısı
Bilgi Sistemleri Satınalma/Workday/M-files
uygulamaları sorumlusu
IT Kalite Kontrol
Direktörü
Bilgi Sistemleri Elwin brokerlik bilgi sistemi sorumlusu
IT Kalite Kontrol
Sistem Yöneticisi
Bilgi Sistemleri Active Directory sorumlusu
Direktör Yan Haklar Kendin seç uygulaması sorumlusu
Direktör Yardımcısı
 
Risk Yönetimi AonConnect portalı sorumlusu
Tahsilat Grup Lideri Tahsilat/Uyum Bridger uygulaması sorumlusu
Operasyon Yöneticisi Reasürans Grids uygulaması sorumlusu


EK-2

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU 

 
SÜREÇ ADI SAKLANAN VERİLER SAKLAMA SÜRESİ İMHA SÜRESİ
Güvenlik Kaydı Süreçleri  Kamera Görüntüleri 30 gün 30 gün
 
İşe Alım Süreçleri  İş Bavuru Formları  2 yıl 6 ay
 
Genel - Müşteri Süreci Poliçe için gerekli bilgiler 10 yıl  6 ay
 
Sağlık Bölümü - Müşteri Hizmet Süreci Poliçe için gerekli bilgiler  10 yıl  6 ay
Sağlık - Hasar Hasar Bilgileri 10 yıl
6 ay
 
IT Süreçleri Personel/ Müşteri/Tedarikçi Bilgileri 10 yıl
6 ay

 
Masak Süreçleri  Müşteri Masak Bilgileri 8 yıl 6 ay
 
Sözleşmeler Sözleşmeler 10 yıl 6 ay
 
IK-Personel Süreçleri Muhtelif Personel Bilgileri 10 yıl 6 ay
 
Pazarlama-Etkinlik Süreçleri Etkinlik Bilgileri 10 yıl 
6 ay
 


EK-3 

GÜNCELLEME TABLOSU


İşbu Politika’da yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda yer almaktadır.
 
GÜNCELLEME TARİHİ DEĞİŞİKLİKLERİN KAPSAMI
1.1.2019 1.versiyon
   
   
 

Aon Sigorta ve Reasürans Brokerliği A.Ş.