Terroristische aanslagen, natuurrampen, politieke instabiliteit en epidemieën zijn situaties waartegen niemand ooit volledig beschermd is. Wanneer uw werknemers op zakenreis gaan, moet u ervoor zorgen dat ze goed voorbereid zijn. Daar komt meer bij kijken dan alleen een zakenreisverzekering. U treft ook beter enkele regelingen zowel voor als tijdens de opdracht.
Een segment in volle groei
Steeds meer bedrijven steken de grens over op zoek naar nieuwe markten, producten, kennis en arbeidskrachten. De medewerkers van deze bedrijven worden dus vaak naar onbekende en mogelijks risicovolle bestemmingen gestuurd. De werkgever neemt meestal de organisatie van de reis op zich en sluit daarbij bijna altijd een verzekering af tot dekking van bijkomende risico’s. Maar daar stopt zijn taak niet. Niet alleen moet hij zijn werknemers informeren over en voorbereiden op de risico’s die ze zouden kunnen tegenkomen, maar hij moet ook duidelijk vastleggen welke maatregelen te treffen in geval van een incident. Een groot aantal verzekeraars en gespecialiseerde maatschappijen beperken zich al lang niet meer tot risicodekking en bijstand, maar leveren ook interessante diensten die werkgevers helpen hun verplichtingen, hun “Duty of Care”, na te komen. We zetten de mogelijke pistes hieronder voor u op een rijtje.
Hoe zich goed voorbereiden?
Wanneer uw medewerker naar het buitenland vertrekt, moet u hem of haar in elk geval alle relevante informatie meegeven en een goed verloop van de reis garanderen. Dankzij deze informatie kan de werknemer zich optimaal voorbereiden en mogelijke risico’s zo goed mogelijk inschatten. Uw medewerker weet dan bijvoorbeeld wat de kwaliteit is van de gezondheidszorg, wat de nodige vaccinaties zijn, krijgt de nodige veiligheidstips en is op de hoogte van de actuele incidenten in het land van bestemming. In sommige gevallen is het raadzaam uitgebreidere instructies te geven, of zelfs trainingen aan te bieden en specifieke procedures vast te leggen om de zakenreis optimaal en veilig te laten verlopen.
Technologie ten dienste van reizigers én werkgevers
Om zakenreizen veiliger en vlotter te laten verlopen, gaan de spelers op de markt verder dan hun eerste doelstelling, namelijk verzekeringen aanbieden. Ze breiden hun aanbod verder uit met extra diensten. Ze willen reizigers voortaan ook voor de hele duur van hun verplaatsing begeleiden. Via websites of apps voor smartphones bezorgen ze hen in realtime gedetailleerde informatie over de plaats waar ze zich bevinden. Deze nieuwe informatiebronnen geven de gebruikers waardevolle informatie over praktische zaken zoals adressen van ziekenhuizen, recente politieke gebeurtenissen, het weerbericht, de verschillende vereiste vergunningen, de cultuur, de infrastructuur enz. Meer nog, deze websites en apps kunnen vaak ook gepersonaliseerd worden, zodat iedereen alleen die informatie krijgt die voor hen bestemd is. Bij gevaar is dus zowel de werknemer als de werkgever op de hoogte van alle gebeurtenissen. Zij kunnen dan beslissen of ze de reis uitstellen of wijzigen, en eventueel veiligheidsmaatregelen treffen. Sommige aanbieders stellen ook een gps ter beschikking waarmee een medewerker zijn locatie op elk moment kan doorgeven en zo zijn werkgever en zijn gezin bij bepaalde gebeurtenissen gerust kan stellen.
Een incident goed beheren
Natuurlijk kunnen zelfs de beste voorzorgsmaatregelen niet verhinderen dat een bepaald incident zich voordoet. In dat geval moeten werknemers de te volgen procedures kennen en zo snel mogelijk hulp krijgen. Dankzij een efficiënte communicatiestructuur kunnen de werkgever en de verzekeringsmaatschappij hun interventie coördineren en pragmatisch inspelen op elke situatie. Het is enorm belangrijk om direct actie te ondernemen. Crisissituaties kunnen op korte termijn snel verslechteren indien een oplossing niet onmiddellijk voorhanden is. Bovendien krijgen deze incidenten ook een totaal andere dimensie wanneer niet één, maar meerdere werknemers tegelijkertijd betrokken zijn. Ook hier wordt technologie ter beschikking gesteld van de betrokkenen die gegroepeerde waarschuwingsberichten kunnen ontvangen.
Welke oplossing stelt Aon voor?
Aon geeft onafhankelijk advies aan wereldwijd opererende organisaties. Onze consultants kennen de markt en ook de verzekeraars en dienstverleners op het gebied van zakenreizen. En wanneer geen enkele partij biedt wat u nodig heeft, dan bouwt Aon de geschikte oplossing of combinatie van diensten en oplossingen speciaal voor u. Wij werken samen met alle vooraanstaande aanbieders wereldwijd, mits zij voldoen aan onze strenge voorwaarden. En zo helpen we u uw zorgplicht na te komen en de veiligheid van uw werknemers in het buitenland te garanderen.
Wenst u meer informatie of hebt u vragen? Neem dan contact op met onze consultant.