Wie haben sich die Aufgaben im Bereich HR im Hinblick auf die betriebliche Altersversorgung (bAV) in den letzten Jahren verändert?

Teichmann: Die HR Bereiche werden durch zahlreiche zusätzliche Aufgaben, die sich u.a. durch die Änderung von rechtlichen Rahmenbedingungen und gesetzlichen Anforderungen ergeben, immer stärker belastet. Davon bleibt auch der Bereich der betrieblichen Altersversorgung (bAV) nicht verschont. Hier haben insbesondere das Altersvermögensgesetz, das Alterseinkünftegesetz und auch das Betriebsrentenstärkungsgesetz in den letzten beiden Jahrzehnten zu vielfältigen Neuerungen geführt. Auch die Zunahme an gesellschaftsrechtlichen Änderungen in den Unternehmen (z.B. M&A, Carve Outs) und eine höhere Fluktuation der Mitarbeiter führen dazu, dass sich der Aufgabenbereich für HR erweitert.

Wie wirken sich diese Veränderungen auf den HR Bereich aus?

Teichmann: Der HR Bereich muss sich inzwischen mit bis zu fünf verschiedenen Durchführungswegen beschäftigen und die Ansprüche der Mitarbeiter aus oftmals mehreren Durchführungswegen zusammenführen. Darüber hinaus müssen die arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Grundlagen stets up-to-date gehalten werden. Das führt dazu, dass im HR Bereich immer mehr Ressourcen für das Handling der bAV vorgehalten werden müssen und somit die Kosten dafür steigen. Darüber hinaus werden die erworbenen Ansprüche der Mitarbeiter in der bAV kleinteiliger, da ein Wechsel eines Mitarbeiters oder auch eine Neuordnung einer Versorgungsregelung oftmals zu „Altlasten“ führt. Ganz zu schweigen von der Vielfalt an Versicherungsverträgen und -tarifen, die sich im Laufe der Zeit ansammeln.

Warum stellen diese Veränderungen eine Herausforderung für das Unternehmen dar?

Teichmann: Die Herausforderung liegt - neben den fünf Durchführungswegen mit ihren unterschiedlichen Regularien und der zu beachtenden vielschichtigen Historie - zum einen in der Vielzahl der Prozessbeteiligten, mit denen Daten und Informationen zu den Versorgungswerken und Ansprüchen der Mitarbeiter auszutauschen sind. Dazu zählen versicherungsmathemische Gutachter, Berater und Anbieter, wie Versicherungsgesellschaften, Pensionskassen, Unterstützungskassen, Kapitalanlagegesellschaften. Das führt zur Implementierung von Schnittstellen, der Sicherstellung, dass die richtigen Daten an den jeweiligen Stakeholder gehen und das alles unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Auch haben die zunehmende Komplexität und vielleicht auch Intransparenz in der Vergangenheit zu einem erhöhten Informationsbedürfnis der Mitarbeiter geführt. Das umfasst nicht nur die Art und den Umfang der Informationen, sondern auch das Kommunikationsverhalten der Mitarbeiter. Die Möglichkeit eines digitalen Mitarbeiterportals über das Firmen-Intranet ist mittlerweile Standard und auch die Nutzung mobiler Endgeräte hierfür wird immer öfter gefordert.

Welche Lösungen bietet der Markt?

Teichmann: Bereits heute gibt es zahlreiche Anbieter, die durch Lösungen zur Digitalisierung eine Entlastung der HR Bereiche ermöglichen. Allerdings handelt es sich dabei im Wesentlichen um Spezialisten, die nur Teilbereiche in der bAV abdecken. Noch kann keiner alle Prozesse in der bAV mit Hilfe einer einzigen Lösung abbilden.

Was können Unternehmen tun, um zu einem zeitgemäßen Arbeitsalltag zu gelangen?

Teichmann: Digitalisierung ist nur Mittel zum Zweck. Unternehmen, die sich in dem Bereich der bAV modernisieren wollen, sollten sich über den Umsetzungsgrad im Klaren sein. Sie sollten eine gezielte Entscheidung treffen, welche Prozesse betroffen sind, welche hiervon hinterfragt werden können und wie die eigentliche Zielsetzung aussieht. Beispielsweise kann eine Darstellung der wichtigsten Informationen im Rahmen der im Unternehmen bestehenden bAV in knapper und verständlicher Form nicht nur das Informationsbedürfnis der Mitarbeiter zu weiten Teilen befriedigen, sondern durch die Reduktion von persönlichen Anfragen auch zu einer Effizienzsteigerung im HR Bereich führen. Eine digitale bAV-Akte bei einem professionellen Anbieter führt zu einer Entlastung des HR Bereichs und sorgt für Transparenz, Schnelligkeit und Nachhaltigkeit.

Als Fazit: Bereits heute gibt es zahlreiche Möglichkeiten, nicht nur eine Reduktion des Arbeitsaufwands zu erzielen, sondern gleichzeitig Optimierungspotenziale zu nutzen, die im Hinblick auf die Prozesse und die Kommunikation für die Mitarbeiter und damit auch für das Unternehmen einen deutlichen Mehrwert darstellen. Der zeitgemäße Arbeitsalltag in der bAV sollte sich für den HR Bereich durch Sicherheit, Schnelligkeit und Transparenz auszeichnen.