Munkavállalói adatvédelmi nyilatkozat

1. Bevezetés

Ebben a munkavállalóknak szóló adatvédelmi nyilatkozatban („Nyilatkozat”) leírjuk, hogy az Aon Magyarország Kft, mint az Ön munkáltatója és bármely más Aon társaság vagy leányvállalat (a “Társaság”) hogyan használja az Önről a munkaviszonyával kapcsolatban gyűjtött személyes adatokat.

Ebben a nyilatkozatban Társaságra a következő szavakkal utalhatunk: „a Társaság”, „mi” és a többes szám első személyű személyes névmás egyéb ragozott alakjai.

2. Munkavállalói adatok gyűjtése

2.1 Az Önről gyűjtött információk közé az alábbiak tartozhatnak (felhívjuk a figyelmet arra, hogy az egyes kategóriákban említett adatok példaként szolgálnak, azok felsorolása nem teljes körű):

a. kapcsolattartási adatok, például az Ön neve, lakcíme, telefonszáma és e-mail címe;

b. demográfiai adatok, például az Ön születési ideje, életkora, neme, születési helye, állampolgársága, lakóhely szerinti országa, bevándorlásügyi jogállása, munkavállalási engedélyének állapota, társadalombiztosítási száma, családi állapota, beszélt nyelvei;

c. személyazonosságot igazoló adatok, például az Ön útlevele, társadalom- és nyugdíjbiztosítási száma, személyazonosító igazolványa vagy az azonosítására alkalmas egyéb hasonló információk;

d. pénzügyi adatok, pl. fizetés, bónusz, társasági részesedés, bérszámfejtési adatok, társadalom- és nyugdíjbiztosítási valamint adózási adatok, bankszámla-adatok, társasági hitelkártya adatai, nyugdíjprogramok és –juttatások adatai;

e. munkaviszony, iskolai végzettség és képzés adatai, pl. a korábbi munkahelyek valamint munkaadói és egyéb hasonló referenciák, iskolai végzettség és szakmai képesítés, szakmai engedélyek és oklevelek, kompetenciamérés és –vizsgálat eredménye, valamint képzési és fejlesztési adatok, álláspályázatokban és önéletrajzokban szereplő adatok;

f. családi, szociális és életmódra vonatkozó adatok, pl. házastársi vagy élettársi kapcsolat,

g. egyenlőségre, sokszínűségre és befogadásra vonatkozó adatok, például nem, életkor,

h. egyéb, munkaviszonyra vonatkozó adatok, pl. munkahelyi pályázati adatok, a munkaviszony kezdete, átvilágítási eredmények, pozíció, munkaköri leírás és szint, üzleti egység, munkavállalói szám, munkaidő-nyilvántartás (beleértve a szabadság és egyéb távollét nyilvántartását, a szabadság állapotát, a ledolgozott munkaidőt és az osztály szokásos munkaidejét), munkavégzés stílusa és helyszíne (virtuális, hibrid vagy irodai), teljesítménycélok és -értékelés, jutalmak, díjak, jelenléti információk, fotók és videofelvételek, szakszervezeti tagság, panaszok, fegyelmi eljárások és ezek eredménye, a kilépés dátuma, és a munkaviszony megszűnésének adatai.

i. használati adatok, beleértve a Társaság hálózatán, informatikai rendszerein, alkalmazásaiban és készülékein végzett tevékenységekkel kapcsolatos hozzáférési naplókat és használati adatokat (pl. weboldal- és böngészési előzmények), fizikai hozzáférést és hívásokat rögzítő naplók, a Társaság informatikai rendszerei és alkalmazásai által előállított elektronikus tartalmak, valamint a vállalat egészére kiterjedő vagy egyéb belső e-mail kampányokkal való elektronikus interakció;

j. hang-, video- és egyéb elektronikus adatok, hívásokról készült és egyéb hangfelvételek (pl. rögzített értekezlet, képzés vagy webinárium) és átiratok.

2.2 Előfordulhat, hogy meg kell adnia magáról minden olyan személyes adatot, amelyet mi ésszerű okokból azért kérünk, hogy meg tudjunk felelni az Ön munkaviszonyával kapcsolatos kötelezettségeinknek, beleértve a jogi és hatósági, valamint a munkaszerződésben (a „Szerződés”) meghatározott kötelezettségeket is. Ha Ön nem hajlandó megadni a fenti kötelezettségek teljesítéséhez indokoltan kért információkat, akkor fenntartjuk a jogot arra, hogy a munkaviszonyra tett ajánlatot visszavonjuk, vagy azonnali hatállyal megszüntessük az Ön munkaviszonyát.

2.3 Ha Ön harmadik személyekre (pl. a házastársára, az élettársára, a gyermekeire, az eltartottaira, a kedvezményezettjeire vagy a vészhelyzetben értesítendő személyekre) vonatkozó személyes adatokat ad meg a Társaságnak, adott esetben köteles e személyeknek a nyilatkozat egy példányát előzetesen átadni, illetve őket egyéb módon tájékoztatatni arról, hogy a Társaság hogyan fogja az adataikat felhasználni.

2.4 Személyes adatot nemcsak közvetlenül Öntől gyűjthetünk, hanem az Önnel kapcsolatos személyes információt harmadik felektől, például a munkavállalóinktól és egyéb külső forrásokból, például az Ön családtagjaitól, az Ön által megadott referenciaszemélyektől, korábbi munkaadóktól, szakmai és oktatási intézményektől, hiteladatokat gyűjtő és átvilágítást végző ügynökségektől, bűnügyi nyilvántartásokból, (a törvényekben és a rendeletekben meghatározott mértékig) elérhető jegyzékekből, egészségügyi szakemberektől és egyéb szaktanácsadó szolgálatoktól, valamint a weboldalakon és/vagy a közösségi médiában (pl. LinkedIn) nyilvánosan elérhető szakmai profilokból is beszerezhetjük. Az ilyen információkat az Ön munkaviszonya előtt és annak időtartama alatt is beszerezhetjük. Harmadik felekre vonatkozó további információkat a nyilatkozat alábbi 6. pontja tartalmaz.

3. A munkavállalói személyes adatok kezelése

A munkaviszonya kapcsán Önről gyűjtött információkat a következő célokra használjuk fel:

a.	a kinevezésekkel és az új felvétellel kapcsolatban hozott tájékozott toborzási döntések megalapozása;
b.	vállalkozásunk általános működtetése, valamint munkavállalóink kezelése és adminisztrációja;
c.	munkavállalói jutalmak és juttatások biztosítása, valamint a kapcsolódó kommunikáció ellátása;
d.	irodáink és berendezéseink, hálózataink, informatikai rendszereink, alkalmazásaink és készülékeink fizikai és logikai biztonságának (beleértve az informatikai rendszerekhez, alkalmazásokhoz és eszközökhöz való hozzáférést), a bizalmas információk és a szellemi tulajdon kezelése;
e.	alkalmazottaink munkahelyi egészségének és biztonságának kezelése;
f.	a vonatkozó jogi és szabályozói követelményeknek, a belső szabályzatoknak, standardoknak és eljárásoknak, köztük a vállalat üzleti magatartási kódexnek való megfelelés figyelemmel kísérése;
g.	tanácsadói szolgáltatások nyújtása ügyfeleink számára;
h.	a bűncselekmények megelőzésének, felderítésének és kivizsgálásának, valamint az elkövetők elfogásának vagy büntetőeljárás alá vonásának elősegítése;
i.	a jogi és a szabályozási kötelezettségeink teljesítése;
j.	a Szerződésben foglalt feladataink és kötelezettségeink, valamint a munkaadóként tőlünk észszerűen elvárható egyéb kötelességek teljesítése;
k.	jogi vagy egyéb jellegű követelések kivizsgálása, érvényesítése vagy védelme;
l.	jogaink gyakorlása vagy érvényesítése; és
m.	elemzések készítése a munkaerő hatékony kezelése, a toborzási tevékenységek megtervezése és az üzleti stratégiák támogatása érdekében, amelyek esetében az Ön személyes adatait Önről leválasztjuk, összesítjük és ahol lehetséges, teljes mértékben anonimizáljuk (hogy azokat ismételten azonosítani ne lehessen).

4. Az adatkezelés jogalapja

A Társaság az Ön adatait az alábbi jogalapokra támaszkodva gyűjti és használja fel:

a.	A munkaszerződés teljesítése	Amennyiben Önnek munkaviszonyt kínálunk vagy javaslunk, szükség esetén össze fogjuk gyűjteni és fel fogjuk használni az Ön személyes adatait annak érdekében, hogy az ajánlatot meg tudjuk tenni, annak elfogadását fel tudjuk dolgozni, Önt új alkalmazottként a szervezetünkbe be tudjuk vezetni, és a Szerződésben foglalt kötelezettségeinket, különösen a nyilatkozat 3.a), 3.b), és 3.k) pontjában foglalt kezelési tevékenységeket teljesíteni tudjuk.
b.	Jogi és szabályozási kötelezettségek teljesítése	Bizonyos személyes adatainak gyűjtésére és felhasználására azért van szükség, hogy jogi és szabályozói kötelezettségeinknek eleget tudjunk tenni, különös tekintettel a nyilatkozat 3.b), 3.f), 3.g) és 3.j) pontjában rögzített adatkezelési tevékenységekre. Ebbe a körbe tartoznak például a munkaviszonyra, az egyenlőségre és sokféleségre, a társadalom- és egészségbiztosításra, az adóügyekre, a munkaegészségügyre, a bevándorlásra és a munkavállalási engedélyek ellenőrzésére vonatkozó kötelezettségek.
c.	Adatkezelés foglalkoztatási és társadalombiztosítási célból	Bizonyos Önre vonatkozó érzékeny személyes adatok, például gyűjtése és felhasználása ahhoz szükséges, hogy különösen a jelen nyilatkozat 3.b), 3.c) és 3.f) pontjaiban rögzített adatkezelési tevékenységek tekintetében a munkaadói jogainkat gyakorolni, kötelezettségeinket teljesíteni tudjuk.
d.	Adatkezelés a hiányzások kezelése érdekében és munkaegészségügyi célból	Néhány Önre vonatkozó érzékeny személyes adat gyűjtése és felhasználása munkaegészségügyi célból szükséges. Különösen a jelen nyilatkozat 3.f) pontjában rögzített adatkezelési tevékenységek tekintetében ebbe a körbe tartozik az Ön munkaképességének felmérésére végzett orvosi vizsgálat és az elkészült diagnózis, a megfelelő támogatás és az észszerű korrekció biztosítása, valamint az egészségügyi ellátás vagy szociális gondozás nyújtása.
e.	Jogi követelések érvényesítéséhez és védelméhez szükséges adatkezelés	Különösen a jelen nyilatkozat 3.l) és 3.m) pontjában rögzített adatkezelési tevékenységek tekintetében jogi vagy egyéb hasonló jellegű követelések előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez néhány személyes adatának gyűjtése és felhasználása szükséges.
f.	Jogos érdekek érvényesítése	Az Ön néhány személyes adatának gyűjtése és felhasználása jogos kereskedelmi érdekeink érvényesítéséhez, például a Társaságunk működtetéséhez, és különösen a jelen nyilatkozat 3. bekezdése a), c), e), g), h), i), l), m) és n) pontjában rögzített adatkezelési tevékenységekhez szükséges. Ha ilyen jogalapon gyűjtünk be és használunk fel Önről személyes adatokat, akkor megfelelő lépéseket teszünk azért, hogy az adatkezelés ne sértse az Ön vonatkozó adatkezelési törvényekben foglalt jogait és szabadságait.
h.	Hozzájárulás	Bizonyos korlátozott körülmények között az Ön hozzájárulása alapján gyűjthetjük be és használhatjuk fel az Ön személyes adatait, pl. a jelen nyilatkozat 3.b) pontjában meghatározott adatkezelési tevékenységekhez, vagy ha Ön arra kér minket, hogy a személyes adatait harmadik feleknek kiadjuk vagy az ún. Give as You Earn (Adakozz a kereseted szerint) programban jótékonysági célra adományozzunk. Ha az adatainak gyűjtése és felhasználása az Ön hozzájárulását igényli, Ön nem köteles azt engedélyezni, és a megadott hozzájárulását a későbbiekben bármikor visszavonhatja.

5. A munkavállalói információk pontossága

Munkaerőnk kezelése és Társaságunk működtetése érdekében támaszkodunk arra, hogy pontos személyes adatok legyenek az alkalmazottainkról. Ezért kérjük, hogy rendszeresen ellenőrizze az Önről szóló, általunk rögzített személyes adatokat, és azonnal értesítsen minket azok változásáról, különösen, ha a változás a kapcsolattartási adatait, bankszámlája adatait, kedvezményezettjeit vagy a sürgős esetben értesítendő személyeket érinti, vagy bármely más információt, amely munkaviszonya vagy az arra vonatkozó adatok megfelelő kezelését és adminisztrációját érintheti.

6. A munkavállalói információkat átvevő címzettek

Általában a következőkkel osztjuk meg a munkavállalóinkról szóló személyes adatokat:

a.	munkaerő-toborzó ügynökségek, ha ez az újonnan felvett alkalmazottak bevezetéséhez szükséges;
b.	egyéb munkavállalók, ha ez a vállalkozásunk működtetéséhez szükséges;
c.	jogutódok, amelyeknek a Társaságot részben vagy egészében eladjuk, amelyek azt megszerzik, vagy amelyekkel összeolvad; az ilyen körülmények közt megosztott személyes adatokat továbbra is a jelen Nyilatkozat szerint használják;
d.	harmadik félnek számító szolgáltatók, akikkel azért működünk együtt, hogy Önnek, mint munkavállalónak jutalmat, juttatást és kapcsolódó szolgáltatásokat nyújtsunk;
e.	harmadik félnek számító szállítók, akik részére a személyes adatoknak a mi nevünkben történő kezelését kiszervezzük. Az ilyen adatkezelés a mi ellenőrzésünk alatt marad, valamint biztonsági szabályaink és szigorú utasításaink szerint történik;
f.	egészségügyi szakemberek és munkaegészségügyi tanácsadók, ha Önt orvosi vizsgálatra utaljuk, vagy szaktanácsot kérünk testi állapotáról. Ezek a tanácsadók megoszthatják velünk az orvosi vizsgálatok eredményét és az Ön egészségügyi állapotára vonatkozó személyes adatokat, hogy Önt a munkaviszonya során támogathassuk ;
g.	ügyfelek, ha Ön részt vesz a Társaság ügyfelei részére nyújtott tanácsadói szolgáltatásokban. Ilyen esetben korlátozott információkat adhatunk át Önről az ügyfeleknek azért, hogy igy támogassuk a szolgáltatásainkat, ill. lehetővé tegyük, hogy az ügyfelek megszervezzék, hogy Ön irodájukban meglátogassa őket; ill. lehetővé tegyük, hogy az ügyfelek, amíg Ön a telephelyükön tartózkodik, gondoskodjanak az Ön munkahelyi biztonságáról; és igy. lehetővé tegyük, hogy az ügyfelek ellenőrizzék a Társaság által felszámított tanácsadási díjakat;
h.	közigazgatási szervek, hatóságok és kormányszervek, ha ez a jogi és hatósági kötelezettségeinknek való megfeleléshez szükséges;
i.	jogi tanácsadók, biztosítók és kárfelmérők, ha ez a jogi, biztosítási vagy más hasonló követelések benyújtásához vagy kivizsgálásához, vagy az azokkal szembeni védekezéshez szükséges;
j.	hiteladatokat gyűjtő szervek, átvilágítást végzők, bűnügyi nyilvántartások, ha ez a Szerződésben leírt, jó hírnévre vonatkozó vizsgálathoz és az alkalmazottak átvilágításához szükséges.
k.	oktatási és vizsgaszervek, ha ez az alkalmazottak átvilágításához vagy hasonló vizsgálathoz szükséges;
l.	szakmai minősítő és engedélyező szervek, ha ez az alkalmazottak átvilágításához vagy hasonló vizsgálathoz szükséges;
m.	bűnüldöző szervek, ha ez a bűnesetek megelőzésének, felfedésének és kinyomozásának, valamint az elkövetők felelősségre vonásának vagy bíróság elé állításának elősegítéséhez szükséges; és
n.	az Ön által megnevezett kedvezményezettek és vészhelyzetben értesítendő személyek, ha ez az Ön utasításainak követéséhez (pl. a megnevezett kedvezményezetteknek való fizetéshez, vagy vészhelyzetben harmadik felek értesítéséhez) szükséges.

7. A munkavállalói információ továbbítása külföldre

7.1 Globális társaságcsoportként fenntartjuk a jogot arra, hogy az Önről szóló személyes adatokat a jelen Nyilatkozatban megadott célokból történő kezelésre más országokba, többek között az Egyesült Államokba továbbítsuk, különösen az Ön munkaviszonyának kezelése, vállalkozásunk működtetése és a csoportszintű működésünk hatékonyságának javítása valamint a jogi és szabályozói kötelezettségeinknek való megfelelés érdekében. Igyekszünk biztosítani, hogy az ilyen adattovábbítás során betartsunk minden alkalmazandó adatvédelmi törvényt és előírást, és megfelelően védjük az ezekben foglalt egyéni jogokat és szabadságokat.

7.2 Az Önről az Egyesült Királyságban vagy az Európai Gazdasági Térségben („EGT”) gyűjtött személyes adatokat a jelen Nyilatkozatban megfogalmazott kezelési célokból az Egyesült Királyságon és az EGT-n kívülre is továbbíthatjuk, olyan országba, amely az Európai Bizottság (a „Bizottság”) és a brit adatvédelmi hatóság szerint megfelelő adatvédelmi biztosítékokat nyújt, valamint egyes olyan országokba is, amelyekre vonatkozóan nem született ilyen döntés. Az Aon csoporton belül az Ön személyes adatainak a határokon átnyúló továbbítását a csoport tagjaival kötött megállapodás szabályozza, amely a Bizottság és az Egyesült Királyság adatvédelmi hatósága által jóváhagyott formában tartalmazza az Egyesült Királyságra és unióra vonatkozó szabványos szerződéses feltételeket. Amennyiben a személyes adatot olyan országba települt harmadik félnek továbbítjuk, amelyre nem terjed ki a megfelelőségi határozat, kötelesek vagyunk olyan megfelelő garanciákat alkalmazni, mint amilyenek például azok a fent említett szabványos szerződéses feltételek, amelyeket az Európai Bizottság vagy az Egyesült Királyság adatvédelmi hatósága jóváhagyott. Szükség esetén az Ön személyes adatainak megfelelő szintű védelme érdekében jogosultak vagyunk további technikai, szervezeti vagy szerződéses intézkedések végrehajtani. A biztosítékokról további információkat szükség esetén a HR osztály nyújt.

8. Az Önre vonatkozó információk megőrzése

8.1 A Társaság az Ön személyes adatairól megfelelő nyilvántartást vezet az üzleti tevékenységének működtetése, valamint a jogi és szabályozási kötelezettségeinek való megfelelés érdekében. Ezeket a nyilvántartásokat az előre meghatározott tárolási időszak végéig őrizzük meg. Ez az időszak az Ön munkaviszonyának időtartamánál hosszabb is lehet. Az Ön alapvető munkahelyi nyilvántartásait a jogi vagy szabályozási kötelezettségek szerint őrizzük meg. Megfelelő intézkedésekkel biztosítjuk, hogy ha az Ön személyes adataira már nincs szükség, azokat biztonságos módon, időben és következetesen megsemmisítsük.

8.2 Bizonyos korlátozott személyes adatokat hosszabb ideig is megőrizhetünk Önről, hogy foglalkoztatási referenciákat adhassunk meg, amelyeket a jövőbeli munkáltatója(i) időről időre igényelhetnek. A HR osztály szükség esetén további információkat nyújt az adatok megőrzése során alkalmazott eljárásainkról.

9. Információbiztonság

Megfelelő biztonsági intézkedéseket hajtottunk végre az Önről gyűjtött személyes adatok titkosságának, integritásának és elérhetőségének védelme érdekében, és biztosítjuk, hogy az ilyen adatok feldolgozása az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályoknak megfelelően történjen.

10. A munkavállaló információhoz való joga

10.1 Önt a vonatkozó adatvédelmi jogszabály alapján az Önnel kapcsolatosan gyűjtött és felhasznált személyes adatok tekintetében a következő jogok illetik meg:

a.	Hozzáférhet a személyes adataihoz és megvizsgálhatja azokat, illetve nyomtatott másolatot kaphat azokról;
b.	Személyes adatainak javítását kérheti, vagy azok vitatott pontosságát jelezheti, és kiegészítheti azokat.
c.	Személyes adatainak törlését kérheti, különösen akkor, ha azok használatára már nincs szükség.
d.	Kifogást emelhet személyes adatainak felhasználása ellen, különösen, ha véleménye szerint az információ kezelésének már nincs törvényes jogalapja.
e.	Kérelmezheti személyes adatai további kezelésének korlátozását, pl. akkor, ha vitatja azok pontosságát, és azt szeretné, hogy az adatok pontosságának megerősítéséig ne használják azokat.
f.	Kérelmezheti, hogy személyes adatainak bizonyos aspektusait elektronikus (ismételten felhasználható) formában adják át Önnek vagy az Ön által választott harmadik félnek.
g.	Olyan esetekben, amikor a személyes adatai kezeléséhez az Ön hozzájárulását kértük, Ön e hozzájárulást bármikor visszavonhatja, de ez nem befolyásolja a visszavonás előtti hozzájáruláson alapuló adatkezelés jogszerűségét.
h.	Panaszt tehet az illetékes adatvédelmi hatóságnál az Önre vonatkozó személyes adatok kezeléséről.

10.2 Fontos megjegyeznünk, hogy a fenti 10.1. pontban meghatározott jogok egy része csak bizonyos körülmények között gyakorolható. Ha Ön az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok alapján valamelyik jogát gyakorolni kívánja, és az erre irányuló kérését mi nem tudjuk teljesíteni, akkor írásban tájékoztatjuk az elutasítás okáról (pl. jogi kötelezettségnek való megfelelés, jogi igény előterjesztése, érvényesítése vagy védelme, illetve mentesség, például bizalmas foglalkoztatási referenciák). Szükség esetén a Globális Adatvédelmi Iroda további információkat nyújt ezekről a jogokról és érvényesítésükről.

11. Panaszok

A személyes adatainak felhasználási módjával kapcsolatos ránk vonatkozó panaszával első fokon (a [email protected] címen) a (magyar) humánerőforrás osztályhoz vagy az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat.

Adatvédelmi tisztviselő:

Dr. Kanál Ferenc

E-mail: [email protected]

Mindazonáltal, ha a panaszkezelésünk módjával nem elégedett, jogában áll ügyével az adatvédelmi hatósághoz fordulni az alábbi címen:

Magyarországon:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (www.naih.hu , [email protected] tel.: 061 391 1400)

12. A nyilatkozat módosításai

A nyilatkozattal szerződés nem jön létre, ezért fenntartjuk a jogot arra, hogy indokolt esetben időről időre módosítsuk azt annak érdekében, hogy a nyilatkozat továbbra is pontos képet adjon arról, ahogy mi a munkavállalóink személyes adatait gyűjtjük és felhasználjuk. A nyilatkozat frissítéseit vagy módosításait a vállalat intraneten tesszük közzé. Kérjük, a nyilatkozatot rendszeres időközönként tekintse át, és tájékozódjon arról, hogyan gyűjtjük, hogyan használjuk fel az Ön személyes adatait.

13. Kapcsolattartás adatai

A nyilatkozat tartalmával vagy az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok alapján Önt megillető jogokkal kapcsolatban felmerülő bármilyen kérdésével a Globális Adatvédelmi Irodához fordulhat az alábbi címen:

Adatvédelmi tisztviselő,

Budapest

Váci út 121-127.

D. épület

Magyarország

E-mail: [email protected]

A nyilatkozat utoljára 2023. október 10-én frissült.