Nederlandse Privacyverklaring

Inleiding

In deze Privacy kennisgeving ("Kennisgeving") verwijst "Aon" naar Aon plc, met inbegrip van haar verbonden ondernemingen en dochterondernemingen (ook "wij", "ons", "onze" of "de Onderneming" genoemd) en wordt uitgelegd hoe Aon gebruik maakt van de persoonsgegevens die over u wordt verzameld in verband met uw sollicitatie naar een functie. Een volledige lijst van onze groepsentiteiten is hier beschikbaar.

Het verzamelen van uw gegevens
1. De informatie die wij over u verzamelen kan het volgende omvatten:
  a. contactgegevens, zoals uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres en andere contactgegevens van de door u aangewezen referenten;
  
  b. persoonlijke basisgegevens, zoals uw geboortedatum, leeftijd, geslacht, geboorteplaats, nationaliteit, land van verblijf, immigratiestatus, werkvergunningstatus, socialezekerheidsnummer, burgerlijke staat, gesproken talen, verklaring omtrent het gedrag,
  
  c. identiteitsverificatiegegevens, zoals uw, paspoort, loongerelateerd sociaal verzekeringsnummer, rijbewijs, bankafschrift, identiteitskaart of andere soortgelijke identificatiegegevens
  
  d. financiële gegevens, zoals uw salaris, bonus, aandelenregelingen, pensioenregeling of andere uitkeringsgegevens
  
  e. arbeids-, opleidings- en trainingsgegevens, zoals uw vorige arbeidsverleden, arbeidsreferenties en andere soortgelijke referenties, opleidings- en beroepskwalificaties, professionele licenties en certificeringen, resultaten van competentiebeoordelingen en examens en opleidings- en ontwikkelingsgegevens;
2. U bent verplicht om alle persoonlijke informatie te verstrekken die wij redelijkerwijs nodig hebben om uw sollicitatie te beoordelen en om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen. Wanneer u weigert de informatie te verstrekken die wij redelijkerwijs nodig hebben om aan deze verplichtingen te voldoen, kunnen wij mogelijk niet in staat zijn uw sollicitatie in overweging te nemen.
3. Wanneer u Aon persoonlijke informatie over derden verstrekt (bijv. informatie over uw referenten), dient u deze personen van tevoren een kopie van deze verklaring te geven of ervoor te zorgen dat zij op een andere manier op de hoogte zijn van hoe hun informatie door Aon zal worden gebruikt.
4. Naast het rechtstreeks verkrijgen van persoonlijke informatie van u, kunnen wij ook persoonlijke informatie over u verzamelen van derden, zoals door u aangewezen referenten, vorige werkgevers, onderwijs- en beroepsinstellingen, doorlichtingsbureaus en andere professionele adviesverstrekkers.
Verwerking van uw gegevens

Wij zullen de informatie die wij over u verzamelen in uw sollicitatie gebruiken om:

a. het verwerken van sollicitaties en het informeren van wervingsbeslissingen die worden genomen over benoemingen en nieuwe aanwervingen;

b. te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen

c. de naleving van onze wettelijke en reglementaire verplichtingen en interne beleidslijnen, normen en procedures te controleren;

d. de fysieke en logische veiligheid van onze kantoorgebouwen, IT-systemen, vertrouwelijke informatie en intellectuele eigendom beheren;

e. de preventie, opsporing en het onderzoek van misdrijven en de aanhouding of vervolging van daders te vergemakkelijken;

f. juridische claims of andere claims van soortgelijke aard te onderzoeken, uit te oefenen of te verdedigen; en

g. onze rechten uit te oefenen of af te dwingen.
Rechtsgronden voor verwerking

Aon baseert zich op de volgende rechtsgronden om uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken:

a. Toekomstige uitvoering van de arbeidsovereenkomst:
Wij zullen uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken waar nodig om uw sollicitatie te beoordelen en om te bepalen of wij u een dienstverband willen aanbieden.

b. Het nakomen van wettelijke en reglementaire verplichtingen:
Het verzamelen en gebruiken van sommige aspecten van uw persoonlijke informatie is noodzakelijk om ons in staat te stellen te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen in verband met uw toekomstige tewerkstelling. Dit kunnen bijvoorbeeld verplichtingen zijn met betrekking tot loongerelateerde sociale verzekeringen en belastingafdracht, en immigratie- en werkvergunningscontroles.

c. Verwerking voor het instellen, uitoefenen en verdedigen van wettelijke aanspraken:
Het verzamelen en gebruiken van sommige van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om ons in staat te stellen rechtsvorderingen of andere vorderingen van soortgelijke aard in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

d. Het nastreven van legitieme belangen:
Het verzamelen en gebruiken van sommige aspecten van uw persoonlijke informatie is noodzakelijk om ons in staat te stellen onze legitieme commerciële belangen na te streven, bijv. om ons bedrijf te exploiteren, met name de verwerkingsactiviteiten die worden beschreven in sectie 3(a), 3(d), 3(f), 3(g), 3(h) van deze kennisgeving. Wanneer wij ons op deze rechtsgrondslag beroepen om uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken, zullen wij passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de verwerking geen inbreuk maakt op de rechten en vrijheden die u op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevens privacy toekomen.

Ontvangers van uw gegevens

In het algemeen delen wij persoonlijke informatie over onze toekomstige werknemers met de volgende ontvangers:

a. wervingsbureaus, waar nodig om het wervingsproces te administreren en te beheren;

b. werknemers, waar nodig om onze activiteiten uit te voeren;

c. externe leveranciers, wanneer wij onze verwerkingsactiviteiten uitbesteden aan leveranciers die namens ons persoonlijke informatie verwerken. Deze verwerkingen blijven onder onze controle en worden uitgevoerd in overeenstemming met onze beveiligingsnormen en strikte instructies;

d. bedrijfsopvolgers, wanneer het bedrijf wordt verkocht aan, overgenomen door of gefuseerd met een andere organisatie, geheel of gedeeltelijk.

e. overheidsinstanties, regelgevende instanties en overheidsorganen, wanneer dit voor ons noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen;

f. juridische adviseurs, verzekeraars en schadeonderzoekers, waar nodig voor het onderzoeken, uitoefenen of verdedigen van juridische claims, verzekeringsclaims of andere claims van soortgelijke aard; en

g. wetshandhavingsinstanties, waar nodig om de preventie, de opsporing en het onderzoek van misdrijven en de aanhouding of vervolging van daders te vergemakkelijken.
Internationale overdrachten van uw gegevens
1. Wij opereren wereldwijd en behouden ons daarom het recht voor om persoonlijke informatie over u door te geven aan andere landen om verwerkt te worden voor de doeleinden die in deze verklaring uiteengezet worden. In het bijzonder kunnen wij dergelijke overdrachten doen om uw sollicitatie te beoordelen en te beheren, onze activiteiten uit te voeren, de efficiëntie van onze bedrijfsactiviteiten te verbeteren en te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen. Wij zullen ons inspannen om ervoor te zorgen dat dergelijke doorgiften voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevens privacy en de rechten en vrijheden die personen op grond van dergelijke wetgeving genieten, op passende wijze beschermen.
2. Wanneer wij persoonsgegevens over u verzamelen in Ierland, het Verenigd Koninkrijk (het "VK") of de Europese Economische Ruimte (de "EER"), kunnen wij de gegevens doorgeven aan landen buiten Ierland, het VK of de EER voor de verwerkingsdoeleinden die in deze kennisgeving worden uiteengezet. Dit kan doorgifte inhouden naar landen waarvan de Europese Commissie (de "EC") en de Ierse of Britse toezichthouders voor gegevensbescherming van oordeel zijn dat zij adequate waarborging bieden voor de bescherming van de persoonlijke gegevens en naar sommige landen waarvoor geen besluit inzake adequaatheid geldt. Wanneer wij persoonsgegevens doorgeven aan landen waarvoor geen besluit inzake adequaatheid geldt, zullen wij passende waarborging invoeren, zoals overeenkomsten inzake gegevensoverdracht die zijn goedgekeurd door de toezichthouder voor gegevensbescherming van de Europese Commissie, het Verenigd Koninkrijk of Ierland, naargelang het geval. Indien nodig kan nadere informatie over deze waarborging van gegevens worden verkregen bij Personeelszaken.
Bewaren van uw gegevens
1. De Onderneming bewaart de nodige gegevens over uw persoonlijke informatie om haar activiteiten uit te voeren en aan haar wettelijke en reglementaire verplichtingen te voldoen. Wanneer uw sollicitatie niet succesvol is, bewaren wij de nodige gegevens over uw sollicitatie gedurende een periode van 1 jaar, tenzij wij op grond van wettelijke of reglementaire verplichtingen specifieke informatie langer moeten bewaren of wanneer de informatie wordt bewaard voor de doeleinden die hieronder in punt 7.2 worden beschreven. Wij hebben passende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke informatie tijdig en op consistente wijze veilig wordt vernietigd wanneer deze niet langer nodig is.
2. Naast de algemene bewaartermijn die hierboven in sectie 7.1 wordt uiteengezet, kunnen wij uw persoonsgegevens ook gedurende een langere periode bewaren om ons in staat te stellen uw gegevens te matchen met andere geschikte vacatures die zich van tijd tot tijd binnen Aon kunnen voordoen. Wij verlengen deze bewaarperiode telkens met 1 jaar. Wanneer wij uw persoonsgegevens voor een langere periode willen bewaren, zullen wij u altijd 14 dagen voor het einde van de bewaartermijn om toestemming vragen. Indien u niet instemt met deze verlengde periode, zullen wij uw persoonsgegevens uit onze database verwijderen.
Nauwkeurigheid van uw gegevens

Wij zijn afhankelijk van de beschikbaarheid van nauwkeurige persoonlijke informatie om uw sollicitatie te beoordelen en om u te koppelen aan eventuele toekomstige vacatures. U dient er daarom voor te zorgen dat de informatie die u verstrekt ter ondersteuning van uw sollicitatie accuraat is en, waar van toepassing, up-to-date wordt gehouden. U dient ons onmiddellijk op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in uw persoonlijke gegevens.

Informatiebeveiliging

Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de persoonlijke informatie die wij over u verzamelen te beschermen en ervoor te zorgen dat dergelijke informatie wordt verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevens privacy.

Uw privacy rechten
1. U hebt de volgende rechten onder de toepasselijke gegevensprivacywetgeving met betrekking tot alle persoonsgegevens die wij over u verzamelen en gebruiken:
  
  a. Het recht op toegang tot en inzage in uw persoonsgegevens of om een kopie te ontvangen van de informatie die over u wordt bijgehouden.
  
  b. Het recht om te verzoeken om correctie van uw persoonsgegevens of in gevallen waarin de juistheid van informatie wordt betwist, om de persoonsgegevens aan te vullen om te laten weten dat u de juistheid ervan betwist.
  
  c. Het recht om te verzoeken dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, met name wanneer het gebruik van de informatie niet langer noodzakelijk is.
  
  d. Het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens, met name wanneer u van mening bent dat er niet langer voldoende legitieme redenen voor ons zijn om door te gaan met het verwerken van de informatie.
  
  e. Het recht om te verzoeken dat uw persoonsgegevens niet verder worden verwerkt, bijvoorbeeld wanneer de juistheid van de gegevens wordt betwist en u verzoekt dat de informatie niet wordt gebruikt totdat de juistheid ervan is bevestigd.
  
  f. Het recht om te verzoeken dat bepaalde aspecten van uw persoonsgegevens in elektronische vorm aan u of aan een derde van uw keuze worden verstrekt om hergebruik ervan mogelijk te maken.
  
  g. Het recht om een klacht in te dienen bij de relevante toezichthouder voor gegevensbescherming over onze verwerking van uwpersoonsgegevens.
2. Het is echter belangrijk op te merken dat sommige van de hierboven in paragraaf 10.1 beschreven rechten alleen in bepaalde omstandigheden kunnen worden uitgeoefend. Indien wij niet kunnen voldoen aan een verzoek van u om een van uw rechten uit te oefenen op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevens privacy, zullen wij u schriftelijk de reden van de weigering toelichten. Indien nodig kan nadere informatie over deze rechten en de toepassing ervan worden verkregen bij de Data Protection Officer van Aon (contactgegevens hieronder).
Klachten

Indien u een klacht wenst in te dienen over de manier waarop wij uw persoonlijke informatie gebruiken, dient u dit in eerste instantie aan de afdeling Human Resources / Recruitment te melden. Indien u echter niet tevreden bent met de manier waarop wij uw klacht hebben behandeld, hebt u het recht om de zaak voor te leggen aan de toezichthouder voor gegevensbescherming:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag

of online op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/contactgegevens-algemeen

Wijzigingen in deze verklaring

Deze verklaring is niet contractueel en wij behouden ons het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd redelijkerwijs aan te passen om ervoor te zorgen dat het een accurate weergave blijft van de manier waarop wij uw persoonlijke informatie verzamelen en gebruiken. Alle updates of wijzigingen van deze verklaring zullen worden gepubliceerd op de carrier website, deze privacyverklaring werd bijgewerkt in juni 2022. U moet deze verklaring regelmatig bekijken om ervoor te zorgen dat u begrijpt hoe wij uw persoonlijke informatie verzamelen en gebruiken.
Contactinformatie

Indien u vragen heeft over de inhoud van deze verklaring of over de rechten die u op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevens privacy geniet, dient u contact op te nemen met de Data Protection Officer op het volgende adres:

Aon Rotterdam
T.a.v. Data Protection Officer
Admiraliteitskade 62
3063 ED Rotterdam
The Netherlands

E-mail: [email protected]
Privacyverklaring voor werknemers

Wanneer u een dienstverband met het bedrijf wordt aangeboden, krijgt u een aparte mededeling over de bescherming van de persoonsgegevens van werknemers, waarin wordt uitgelegd hoe wij gebruik maken van de persoonlijke informatie die over u wordt verzameld in verband met uw dienstverband.