Aon Poland

Administratorem Twoich danych osobowych (to jest podmiotem, który decyduje o tym czemu i jak dane są przetwarzane) jest Aon sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, Ul. Powstańców Wielkopolskich 13G, 30-707 Kraków (dalej: Aon).

Podanie danych nie jest obowiązkowe, ale niezbędne do udziału w procesie rekrutacji.

W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane?

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, w tym zawarcia umowy o pracę jest:

• zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) jeżeli podasz w swoich dokumentach aplikacyjnych więcej danych, niż to, czego Aon zgodnie z kodeksem pracy może wymagać od osoby kandydującej do pracy (np. jeżeli wskażesz w CV Twoje hobby lub zamieścisz zdjęcie);


• zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) jeżeli chcesz by Twoje dane były przetwarzane na potrzeby również innych (obecnych i przyszłych) rekrutacji na stanowiska w Aon, które odpowiadają Twojemu profilowi;
• podjęte przez Aon na Twoje życzenie działania zmierzające do zawarcia umowy o pracę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) w odniesieniu do danych, których podania zgodnie z kodeksem pracy Aon może wymagać od Ciebie jako osoby kandydującej;
• obowiązek prawny pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w odniesieniu do danych niezbędnych do weryfikacji Twojego prawa dostępu do polskiego rynku pracy, skierowania na badania wstępne z zakresu medycyny pracy oraz wykonania innych obowiązków prawnych ciążących na Aon;
• uzasadniony interes Aon (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w celu wykluczenia, że zatrudnienie Cię narusza postanowienia polityki antykorupcyjnej Aon;
• uzasadniony interes Aon (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest zabezpieczenie przed ewentualnymi zarzutami wynikającymi z art. 123 Ustawy z dn. 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia w instytucjach rynku pracy lub roszczeniami wynikającymi z art. 18(3b) oraz 18(3d) Kodeksu Pracy.

Komu będą przekazywane Twoje dane?
Aon może przekazać Twoje dane osobowe:

• innym podmiotom z grupy kapitałowej Aon– wówczas podstawą prawną takiego udostępnienia będzie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem Aon jest utrzymanie relacji biznesowych oraz prawidłowe wykonywanie umów zawieranych przez Aon oraz wewnętrzne czynności administracyjne w ramach grupy kapitałowej;
• dostawcom usług związanych z rekrutacją, w tym agencjom rekrutacyjnym, dostawcom systemów obsługujących rekrutację, dostawcom aplikacji do sprawdzania umiejętności kandydatów (np. myślenia analitycznego, obsługi pakietu MS Office lub znajomości języków obcych), lekarzom medycyny pracy;
• innym odbiorcom w szczególności władzom publicznym, organom regulacyjnym i rządowym, o ile taki obowiązek wynikać będzie z przepisów prawa.

 

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich i organizacji międzynarodowych o ile podmioty mające siedzibę w tych państwach w odpowiedni sposób zabezpieczają dane osobowe, tj. gdy:

• Komisja Europejska stwierdziła w wydanej decyzji, że w danym państwie należycie chronione są dane osobowe lub
• gdy dane osobowe przekazywane są w oparciu o inne mechanizmy zapewniające im poziom ochrony podobny do tego istniejącego w Unii Europejskiej. Takimi mechanizmami są np. Standardowe Klauzule Umowne lub Wiążące Reguły Korporacyjne.

Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane?

Aon będzie przetwarzać Twoje dane osobowe w celu związanym z przeprowadzeniem rekrutacji do czasu zakończenia procesu rekrutacyjnego, w którym bierzesz udział oraz dla celów archiwizacyjnych, jednak nie dłużej niż przez okres 4 lat od dnia złożenia aplikacji. Niezależnie od powyższego, jeżeli Twoje dane przetwarzane są na podstawie Twojej dobrowolnej zgody, będą one przetwarzane do czasu jej wycofania.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Podane dane nie są przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji w tym profilowania.
Jakie masz prawa?

Przysługuje Ci prawo do:

a) dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu;

b) sprostowania swoich nieprawidłowych danych;

c) wycofania w każdym czasie zgody na przetwarzane danych, jeżeli podstawą prawną ich przetwarzania jest Twoja zgoda. Wycofanie zgody nie będzie miało skutków prawnych dla przetwarzania danych, które miało miejsce przed jej wycofaniem;

d) żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO;

e) żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO;

f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 21 RODO;

g) przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany.

Jeżeli uważasz, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do organu nadzorczego (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Kontakt Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji związanych z ochroną danych osobowych lub chcesz skorzystać z przysługujących praw, prosimy o kontakt z naszym Inspektorem Ochrony Danych: [email protected]

Nota informacyjna dla pracowników
W przypadku zaoferowania zatrudnienia w Aon, zostanie wydana osobna nota informacyjna dotycząca przetwarzania danych pracownika, aby wyjaśnić, w jaki sposób wykorzystujemy Twoje dane osobowe w związku z zatrudnieniem.



 

Aon Poland

The controller of your personal data (i.e. the entity that decides on what for and how the data is processed) is Aon sp. z o.o. with its registered office in Kraków, Ul. Powstańców Wielkopolskich 13G, 30-707 Kraków (Aon).

The provision of data is not mandatory, but necessary to participate in the recruitment process.

For what purpose and on what basis do we process your personal data?

The legal basis for processing your personal data for the purpose of the recruitment process, including the conclusion of an employment contract, is:

• consent (Article 6(1)(a) of GDPR) if you provide more data in your application documents than Aon may require under the Labour Code (e.g. if you indicate your hobbies in your CV or include a photograph);


• consent (Art. 6(1)(a) of GDPR) if you want your data to be processed for the purposes of also other (current and future) recruitments for positions that match your profile;
• measures taken by Aon at your request to conclude an employment contract (Article 6(1)(b) of GDPR) in respect of data which Aon may require under the Labour Code;
• Employer's legal obligation (Article 6(1)(c) of GDPR) in respect of data that are necessary to verify your right of access to the Polish labour market, to refer you for an initial occupational medicine examinations and to comply with other legal obligations imposed on Aon;
• Aon's legitimate interest (Article 6(1)(f) of GDPR) in order to exclude that your employment violates the provisions of Aon's anti-corruption policy;
• Aon's legitimate interest (Article 6(1)(f) of GDPR), which is to safeguard against possible accusations under Article 123 of the Employment Promotion in Labour Market Institutions Act of 20 April 2004 or claims under Articles 18(3b) and 18(3d) of the Labour Code.

Who are the recipients of your personal data?
Aon may share your personal data with:

• others entities belonging to Aon’s Capital Group - then the legal basis for such disclosure will be Article 6(1)(f) of GDPR, where Aon's legitimate interest is the maintenance of business relationships, the proper performance of contracts entered into by Aon and internal group administrative activities;
• recruitment service providers, including recruitment agencies, providers of recruitment systems, providers of applications to screen candidates' skills (e.g. analytical thinking, MS Office or language skills), occupational doctors;
• to other recipients, in particular public authorities, regulatory and governmental bodies, insofar as such an obligation arises from the law.

 

Your data may be transferred to third countries and international organizations insofar as entities established in these countries adequately protect personal data, i.e.

• where the European Commission stated in the issued decision that the state sufficiently protects personal data or
• where the data are transferred on the basis of other mechanisms ensuring level of protection similar to this one in EU. Such mechanisms include e.g. Standard Contractual Clauses or Binding Corporate Rules.

How long will we process your data?

Aon will process your personal data for the purpose of the recruitment process until the recruitment process in which you are taking part has ended and for archiving purposes, but no longer than for a period of 4 years from the date of your application. Notwithstanding the above, if your data is processed on the basis of your freely given consent, it will be processed until it is withdrawn.

Automated decision-making
The data provided is not subject to automated decision-making including profiling.
What rights do you have?

You have the right to:

a) access your personal data and receive a copy of your personal data being processed;

b) have your personal data rectified if they are incorrect;

c) withdraw at any time your consent to the processing of your data where the legal basis for the processing is your consent. The withdrawal of consent will have no legal effect on the processing of data that took place before the withdrawal;

d) request erasure of your data (the right to be forgotten) in case of circumstances provided for in Article 17 of GDPR;

e) request restriction of processing of your data in cases provided for in Article 18 of GDPR;

f) object to processing your data in cases provided for in Article 21 of GDPR;

g) transmit the provided data that are processed automatically.

If you think that your personal data is processed unlawfully, you may lodge a complaint with the supervisory authority (UODO (Personal Data Protection Office), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)

Contact If you need further information on personal data protection or want to exercise your rights, please contact our Data Protection Officer: [email protected]

Employee privacy notice
If you are offered employment at Aon, a separate privacy notice will be issued regarding the processing of your employee data to explain how we use your personal data in connection with your employment.

Version control / Metryczka

Version numer Numer wersji	Reviewed by Sprawdzone przez	Date Data	Comments Komentarz
1.0	Mateusz Gędźba (DPO / IOD)	12.09.2022	Nowa nota informacyjna New Privacy Notice
2.0	Mateusz Gędźba (DPO / IOD)	23.08.2023	Przegląd. Zmiany w edycji tekstu. Zastąpienie odwołania do art. 183b i 183 d Kodeksu Pracy na odwołanie do art. 18(3b) oraz 18(3d) Kodeksu Pracy. Dodanie metryczki. Review. Text editing changes. Reference to Article 183b and 183d replaced by the reference to Articles 18(3b) and 18(3d). Adding the version control.