Oznámení o ochraně osobních údajů v souvislosti s žádostí o zaměstnání

 

1. Úvod

V tomto oznámení o ochraně osobních údajů v souvislosti s žádostí o zaměstnání („oznámení“) odkazuje výraz „Aon“ na společnost Aon plc, včetně jejích přidružených a dceřiných společností (dále také jako tvary zájmen „my“ a „naše“ nebo „společnost“). Toto oznámení vysvětluje, jak společnost Aon využívá osobní údaje, které o vás shromáždila v souvislosti s vaší žádostí o zaměstnání. Úplný seznam subjektů skupiny je k dispozici zde. V určitých jurisdikcích se na vaši žádost může vztahovat zvláštní oznámení o ochraně osobních údajů, které naleznete zde.

2. Shromažďování údajů

I. Údaje shromažďujeme v závislosti na požadavcích volného pracovního místa a v souladu s příslušnými zákony a předpisy, včetně pracovněprávních předpisů země, kde se pracovní pozice nachází. Níže uvedený seznam obsahuje osobní údaje, které můžeme zpracovávat v rámci procesu zaměstnávání u společnosti Aon, upozorňujeme však, že v některých jurisdikcích nemusíme zpracovávat všechny níže uvedené údaje¹.

1. kontaktní údaje, jako je vaše jméno, adresa bydliště, telefonní číslo a e-mailová adresa, a další kontaktní údaje na vámi určené osoby dávající doporučení;
2. základní osobní údaje, jako je vaše datum narození, místo narození, země pobytu, imigrační status, status pracovního povolení, číslo národního pojištění, číslo sociálního zabezpečení, mluvené jazyky,
3. údaje pro ověření totožnosti, jako je váš pas, číslo sociálního pojištění v souvislosti se mzdou, řidičský průkaz, občanský průkaz nebo jiné podobné identifikační údaje;
4. finanční údaje, jako je vaše mzda, prémie, akciové programy, úvěruschopnost, status úpadku, důchodové pojištění nebo jiné údaje o benefitech;
5. údaje o zaměstnání, vzdělání a odborné přípravě, jako jsou údaje o vašich předchozích zaměstnáních, pracovní a podobné reference, údaje o vzdělání a odborné kvalifikaci, profesní licence a osvědčení, výsledky hodnocení způsobilosti a zkoušek a údaje o absolvovaném školení a rozvoji, údaje uvedené v motivačních dopisech a životopisech;
6. pravomocné rozsudky v trestních věcech
7. lékařské/pracovněprávní posudky.

II. Jste povinni poskytnout veškeré osobní údaje, které přiměřeně vyžadujeme k posouzení vaší žádosti o zaměstnání a k plnění našich zákonných a regulačních povinností. Pokud odmítnete poskytnout údaje, které přiměřeně vyžadujeme k plnění těchto povinností, je možné, že vaši žádost nebudeme moct posoudit.

III. V případech, kdy Společnosti poskytnete osobní údaje třetích stran (např. informace o osobách poskytujících doporučení), měli byste těmto osobám předem předat toto oznámení nebo zajistit, aby byly jinak informovány o tom, jak bude Společnost jejich údaje používat.

IV. Kromě toho, že osobní údaje získáváme přímo od vás, můžeme o vás shromažďovat osobní údaje také od třetích stran, jako jsou vámi určené osoby poskytující doporučení, předchozí zaměstnavatelé, vzdělávací a odborné instituce a další poskytovatele odborných poradenských nebo prověřovacích služeb, veřejně dostupné rejstříky (povolené příslušnými zákony a předpisy) a veřejně dostupné profesní profily na webových stránkách a/nebo sociálních médiích (např. LinkedIn). Tyto informace mohou být získávány před podáním žádosti o zaměstnání a v průběhu zaměstnání. Další informace týkající se těchto třetích stran naleznete níže v části pět (5) tohoto oznámení.

¹Popisy údajů obsažených v jednotlivých kategoriích slouží jen jako příklady a nejsou úplné.

3. Zpracování údajů

Údaje, které o vás získáme z vaší žádosti, použijeme k těmto účelům:

1. zpracování žádostí o zaměstnání a informování o rozhodnutí o jmenování nebo přijetí nových zaměstnanců;
2. plnění našich zákonných a regulačních povinností;
3. sledování dodržování našich zákonných a regulačních povinností a interních zásad, norem a postupů;
4. správa fyzické a logické bezpečnosti našich kancelářských prostor a vybavení, sítí, IT systémů, aplikace a zařízení (včetně přístupu k těmto IT systémům, použitelným aplikacím a zařízením), důvodných informací a duševního vlastnictví;
5. usnadnění prevence, odhalování a vyšetřování trestných činů a zadržení nebo stíhání pachatelů;
6. vyšetřování a uplatňování právních nároků nebo nároků podobné povahy a obrana proti nim; a
7. výkon nebo vymáhání našich práv.

4. Právní základ zpracování

Společnost se při shromažďování a používání vašich údajů opírá o tyto právní základy:

1. Výhledové plnění pracovní smlouvy:
   Vaše osobní údaje budeme shromažďovat a používat v případech, kdy to bude nezbytné k posouzení vaší žádosti o zaměstnání a k rozhodnutí, zda vám chceme nabídnout zaměstnání, zejména pro činnosti zpracování uvedené v oddíle 3 písm. a) tohoto oznámení.
2. Plnění zákonných a regulačních povinností:
   Shromažďování a používání některých aspektů vašich osobní údajů je nezbytné k tomu, abychom mohli plnit naše zákonné a regulační povinnosti související s vaším možným zaměstnáním, zejména pro činnosti zpracování uvedené v oddíle 3 písm. b) tohoto oznámení. Může se jednat například o povinnosti týkající se monitorování rovnosti a rozmanitosti, sociálního pojištění a odvodu daní v souvislosti se mzdou, ochrany bezpečnosti a zdraví při práci a kontroly imigračních a pracovních povolení.
3. Zpracování údajů pro účely ochrany zdraví při práci:
   Shromažďování a používání některých vašich citlivých údajů, jako jsou údaje o vašem fyzickém a duševním zdraví nebo pracovní způsobilosti, je nezbytné pro účely ochrany zdraví při práci, zejména pro činnosti zpracování uvedené v oddíle 3 písm. a) tohoto oznámení. Může se jednat například o lékařské vyšetření a diagnostiku za účelem posouzení vaší potenciální pracovní schopnosti a poskytnutí zdravotní nebo sociální péče.
4. Zpracování za účelem uplatnění a obhajoby právních nároků.
   Shromažďování a používání některých vašich osobní údajů je nezbytné k tomu, abychom mohli určit, uplatnit a obhajovat právní nároky nebo jiné nároky podobné povahy, zejména pro činnosti zpracování uvedené v oddíle 3 písm. f) a g) tohoto oznámení.
5. Sledování oprávněných zájmů
   Shromažďování a používání některých aspektů vašich osobních údajů je nezbytné k tomu, abychom mohli sledovat své oprávněné obchodní zájmy, např. provozovat svou obchodní činnost. Zejména jde o činnosti zpracování uvedené v oddíle 3 písm. a), c), d), e), f) a g) tohoto oznámení. Pokud se při shromažďování a používání vašich osobních údajů opíráme o tento právní základ, jsme povinni přijmout vhodná opatření, abychom zajistili, že jejich zpracováním neporušujeme práva a svobody, které vám přiznávají příslušné právní předpisy o ochraně osobních údajů.
6. Souhlas
   V určitých omezených případech, kdy to povolují místní právní předpisy, se při shromažďování a používání vašich osobních údajů můžeme opírat o váš souhlas. To se týká zejména citlivých osobních údajů nebo osobních údajů zvláštní kategorie, např. údajů o rozsudcích v trestních věcech, o zdravotním stavu nebo o vašem rasovém nebo etnickém původu, a dalších informací, které nám můžete poskytnout dobrovolně. Na souhlas se spoléháme také pro účely případného budoucího náboru.
   Pokud se při shromažďování a používání těchto údajů opíráme o váš souhlas, nejste povinni nám ho poskytnout a můžete ho následně kdykoli odvolat.

5. Příjemci Vašich údajů

Osobní údaje potenciálních zaměstnanců obvykle sdílíme s těmito příjemci:

1. náborové agentury, pokud je to nezbytné pro správu a řízení náborového procesu;
2. zaměstnanci, pokud je to nezbytné k provozování naší činnosti;
3. dodavatelé třetích stran, pokud zpracovávání zadáváme dodavatelům, kteří osobní údaje zpracovávají naším jménem. Takové zpracování zůstává pod naší kontrolou a provádí se v souladu s našimi bezpečnostními standardy a přísnými pokyny;
4. nástupci podniku, pokud je Společnost prodána, převzata nebo sloučena s jinou organizací, ať už zcela nebo zčásti;
5. lékaři a poradci v oblasti pracovního lékařství, pokud vyžadujeme, abyste absolvovali lékařské vyšetření nebo potřebujeme odborné poradenství ohledně vašeho fyzického nebo duševního zdraví. Tito poradci s námi mohou také sdílet osobní údaje o výsledcích lékařského vyšetření / pracovněprávních posudků a vašem zdravotním stavu;
6. orgány veřejné moci, regulační a vládní orgány, pokud je to nezbytné k tomu, abychom splnili naše zákonné a regulační povinnosti;
7. právní poradci, pojistitelé a vyšetřovatelé pojistných událostí, pokud je nezbytné k vyšetření, uplatnění nebo obhajobě právních nároků, pojistných nároků nebo jiných nároků podobné povahy; a
8. orgány činné v trestním řízení, pokud je to nezbytné pro usnadnění prevence, odhalování a vyšetřování trestných činů a zadržení nebo stíhání pachatelů.

6. Přenos údajů do zahraničí

Působíme na globální a celosvětové úrovni, a proto si vyhrazuje právo předávat vaše osobní údaje do dalších zemí, kde budou zpracovány pro účely uvedené v tomto oznámení. K takovému předání může dojít zejména za účelem posouzení a vyřízení vaší žádosti o zaměstnání, provozování naší činnosti, zlepšení efektivity našich obchodních operací a plnění našich zákonných a regulačních povinností. Budeme se snažit zajistit, aby takové předávání probíhalo v souladu se všemi příslušnými zákony a předpisy o ochraně osobních údajů, a také zajistit odpovídající ochranu práv a svobod, které tyto zákony přiznávají fyzickým osobám.

Pokud vaše osobní údaje shromažďujeme ve Spojeném království nebo Evropském hospodářském prostoru („EHP“), můžeme tyto údaje předat do zemí mimo Spojené království a EHP za účelem zpracování uvedeným v tomto oznámení. To může zahrnovat předávání údajů do zemí, které Evropská komise („EK“) a místní regulační orgány pro ochranu údajů považují za země, které zajišťují vhodná ochranná opatření jako například Kanada, a do některých zemí, na které se rozhodnutí o odpovídající ochraně nevztahuje. Společnost Aon má uzavřenou smlouvu o předávání údajů v rámci skupiny, která upravuje přeshraniční předávání vašich osobních údajů v rámci skupiny Aon a která zahrnuje standardní smluvní doložky Spojeného království a EU schválené regulačním orgánem ES a Spojeného království pro ochranu údajů. Pokud osobní údaje předáváme třetím subjektům nacházejících se v zemích, které nepodléhají rozhodnutí o odpovídající úrovni ochrany, zavedeme opatření zajišťující odpovídající záruky, kterými jsou standardní smluvní ujednání UK a EU dohody o předávání údajů, které schválila EK, případně regulační úřad pro ochranu údajů v ČR. V případě potřeby můžeme zavést další technická, organizační nebo smluvní opatření, abychom zajistili odpovídající úroveň ochrany vašich osobních údajů. V případě potřeby vám další informace o těchto ochranných opatření poskytne personální oddělení.

7. Uchovávání údajů

Společnost uchovává příslušné záznamy o vašich osobních údajích, aby mohla podnikat a plnit své zákonné a regulační povinnosti. Pokud vaši žádost o zaměstnání zamítneme, uchováme příslušné záznamy o vaší žádosti maximálně po dobu přípustnou podle místních právních předpisů, nebo pokud jsou údaje uchovávané pro účely popsané níže v článku 7.2. Zavedli jsme vhodná opatření, abychom zajistili, že vaše osobní údaje budou bezpečně odstraněny, a to včas a důsledně, pokud jich již nebude potřeba.

Kromě obecné doby uchovávání uvedené v článku 7.1 výše můžeme osobní údaje uchovávat po přiměřenou dobu, abychom je mohli přiřadit k dalším vhodným pracovním příležitostem, které se mohou ve společnosti Aon čas od času objevit, pokud to uvedete v rámci procesu podávání žádosti. Vaše osobní údaje budeme uchovávat pouze po dobu platnosti vašeho souhlasu.

8. Přesnost údajů

Při posuzování vaší žádosti o zaměstnání a při přiřazování budoucích pracovních příležitostí se spoléháme na to, že máme k dispozici přesné osobní údaje. Proto byste se měli ujistit, že informace, které předkládáte v rámci své žádosti, jsou přesné a případně aktuální. O případných změnách ve svých osobních údajích byste nás měli neprodleně informovat.

9. Zabezpečení údajů

Přijali jsme vhodná bezpečnostní opatření na ochranu důvěrnosti, integrity a dostupnosti osobních údajů, které o vás shromažďujeme, a zajistili jsme, aby se tyto údaje zpracovávaly v souladu s příslušnými právními předpisy o ochraně údajů.

10. Vaše práva související s údaji

I. Ve vztahu ke svým osobním údajům, které shromažďujeme a používáme, můžete mít podle příslušných právních předpisů o ochraně údajů následující práva:

1. Právo na přístup ke svým osobním údajům a jejich kontrolu nebo na poskytnutí trvalé kopie svých údajů, které uchováváme.
2. Právo požadovat opravu svých osobních údajů nebo právo na doplnění údajů a oznámení, že jejich přesnost zpochybňujete, pokud je přesnost údajů sporná.
3. Právo požadovat výmaz osobních údajů, zejména pokud jejich další používání už není nutné.
4. Právo vznést námitku proti používání vašich osobních údajů, zejména pokud se domníváte, že už neexistují dostatečné oprávněné důvody pro jejich další zpracovávání.
5. Právo požadovat omezení zpracovávání vašich osobních údajů, například pokud je správnost údajů sporná a vy požadujeme, aby se údaje nepoužívaly, dokud nebude potvrzena jejich správnost.
6. Právo požadovat, aby byly některé aspekty vašich osobních údajů poskytnuty vám nebo vámi určené třetí strany v elektronické podobě, která umožní jejich opakované použití.
7. Právo kdykoli odvolat svůj souhlas v případech, kdy jsme o něj požádali kvůli zpracovávání vašich osobních údajů, aniž by byla dotčena zákonnost zpracování na základě souhlasu před jeho odvoláním.
8. Právo podat stížnost na naše zpracovávání vašich osobních údajů u příslušného úřadu pro ochranu osobních údajů.

II. Je však důležité poznamenat, že některá práva uvedená v článku 10.1 výše lze uplatnit pouze za určitých okolností. Pokud vaší žádosti o uplatnění některého z vašich práva podle příslušných právních předpisů nemůžeme vyhovět, napíšeme vám a vysvětlíme důvod jejího zamítnutí (např. pro splnění právní povinnosti, pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo právních výjimek). Další informace o těchto právech a jejich uplatnění vám v případě potřeby poskytne Úřad pro ochranu osobních údajů.

11. Cookies

Naše webové stránky mohou využívat soubory cookie a další sledovací technologie, včetně zajištění základní funkčnosti našich stránek, tyto nazýváme nezbytně nutné soubory cookie. Můžeme také chtít nastavit buď první, nebo nepovinné soubory cookie třetích stran, abychom zlepšili zážitek z našich webových stránek. Chcete-li si prohlédnout kategorie souborů cookie na jednotlivých našich webových stránkách, využijte naše Centrum předvoleb souborů cookie od společnosti OneTrust, které můžete najít v zápatí našich webových stránek a/nebo při první návštěvě našich webových stránek. Zajišťujeme, aby naše používání souborů cookie bylo v souladu s místními právními a regulačními požadavky, a proto jsme zajistili, aby chování a vzhled našeho Centra předvoleb souborů cookie vycházelo z geolokace vaší IP adresy.

12. Stížnosti

Pokud chcete podat stížnost na způsob, jakým používáme vaše osobní údaje, měli byste v prvé řade kontaktovat naše personální oddělení. Pokud však nejste spokojeni se způsobem, jakým jsme vyřídili vaši stížnost, nebo pokud se domníváte, že došlo k porušení právních předpisů o ochraně osobních údajů, máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů v zemi vašeho pobytu nebo zaměstnání.

13. Změny tohoto oznámení

Toto oznámení nepředstavuje smluvní závazek a my si vyhrazujeme právo ho čas od času přiměřeně měnit, aby i nadále přesně odráželo způsob, jakým shromažďujeme a používáme vaše osobní údaje. Veškeré aktualizace a změny tohoto oznámení zveřejníme na webu věnovaném pracovním příležitostem. Toto oznámení o ochraně osobních údajů bylo aktualizováno v říjnu 2023. Toto oznámení byste měli pravidelně kontrolovat, abyste se ujistili, že způsobu, jakým shromažďujeme a používáme vaše osobní údaje, rozumíte.

14. Kontaktní údaje

Máte-li jakékoli dotazy ohledně obsahu tohoto prohlášení nebo práv, která Vám náleží v souladu s platným zákonem o ochraně osobních údajů, obraťte se na Aon Global Data Protection Office prostřednictvím pověřence pro ochranu osobních údajů na následující adrese:

Global Data Privacy
Aon Central and Eastern Europe a.s.
Václavské náměstí 19, 110 00, Prague 1, Česká republika
e-mail: [email protected]

kontaktní osoba / pověřenec pro správu osobních údajů: Brad Bryant,
e-mail: [email protected]

V případě stížnosti se můžete obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7,
e-mail: [email protected], www.uoou.cz

15. Oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců

Pokud vám nabídneme zaměstnání ve Společnosti, bude vám vydáno zvláštní oznámení o ochraně osobních údajů, ve kterém vám vysvětlíme, jak používáme osobní údaje, které o vás shromažďujeme v souvislosti s vaším zaměstnáním.