Notice relative à la protection des données personnelles

Introduction

Dans le présent avis de confidentialité (" avis "), le terme " Aon " désigne Aon plc, y compris ses sociétés affiliées et ses filiales (également désignées par les termes " nous ", " notre ", " nos " ou " la société ") et explique comment Aon utilise les informations personnelles recueillies à votre sujet dans le cadre du traitement de votre candidature. Une liste complète des entités de notre groupe est disponible ici.

Collecte des données
1. Les informations que nous recueillons dépendent des exigences du poste à pourvoir et sont effectuées conformément aux lois et règlements applicables, y compris le droit du travail du pays où le poste est basé.... La liste ci-dessous contient les informations personnelles susceptibles d'être traitées dans le cadre de la procédure d'embauche chez Aon, mais veuillez noter que dans certaines juridictions, certaines des informations mentionnées ci-dessous pourraient ne pas être traitées.¹
  
  a. les coordonnées, telles que votre nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, ainsi que les données de contact des personnes que vous avez citez comme références ;
  
  b. des informations personnelles de base, telles que votre date de naissance, votre âge, votre sexe, votre lieu de naissance, votre nationalité, votre pays de résidence, autorisation de travail ou titre de séjour valant autorisation de séjour, les langues parlées,
  
  c. les documents permettant la vérification de votre identité, passeport, permis de conduire, justificatifs de facture, carte d'identité ou toute autre information d'identification similaire ;
  
  d. des informations relatives à l'emploi, à l'éducation et à la formation, telles que vos antécédents professionnels, vos références professionnelles et autres références similaires, vos diplômes et qualifications professionnelles, vos licences et certifications professionnelles, vos résultats d'évaluation de compétences et d'examen, ainsi que des informations relatives à la formation et au développement ;
  
  e. les informations relatives au maintien de l'égalité et de la diversité, telles que le sexe, l'âge, l'état civil, et les informations relatives à la santé, notamment dans le cadre de salariés bénéficiant de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé ;
2. Vous êtes tenu de communiquer toute information personnelle dont nous estimons avoir raisonnablement besoin pour évaluer votre demande d'emploi et satisfaire à nos obligations légales et réglementaires. Si vous refusez de fournir les informations dont nous avons raisonnablement besoin pour remplir ces obligations, nous pourrions ne pas être en mesure d'examiner votre candidature.
3. Lorsque vous fournissez à la société des informations personnelles sur des tiers (par exemple, des personnes citées comme références), vous devez, le cas échéant, fournir à ces personnes une copie de la présente notice ou vous assurer qu'elles sont préalablement informées de la manière dont leurs informations seront utilisées par la société.
4. Outre les informations personnelles que nous collections directement auprès de vous, nous pouvons également recueillir des informations personnelles vous concernant auprès de tiers, tels que vos références citées, vos précédents employeurs, des établissements d'enseignement et professionnels, d'autres prestataires de services de conseil ou de vérification des antécédents.
5. Certains types d’information sont collectés quand vous visitez notre site, ainsi que via les emails que nous échangeons. Les technologies automatisées peuvent comprendre l’utilisation de journalisation des connexions aux serveurs afin de collecter les adresses IP, cookies et balises web. Des informations complémentaires au sujet de l’utilisation de cookies est disponible sur notre page relative à la politique des cookies au sein du groupe Aon.
Traitement de vos informations

Nous utiliserons les informations que collectons auprès de vous dans le cadre de votre candidature pour :

a. traiter les demandes d'emploi et documenter les décisions de recrutement prises concernant les sélectionnés et les nouvelles embauches ;

b. si votre législation locale l'autorise, contrôler l'origine raciale ou ethnique, la diversité des sexes et l'incapacité physique ou mentale dans le cadre de reportings globaux sur la diversité et les processus d'adaptation aux handicaps ;

c. remplir nos obligations légales et réglementaires ;

d. vérifier le respect de nos obligations légales et réglementaires ainsi que de nos politiques, règles et procédures internes ;

e. gérer la sécurité physique et logique de nos locaux, systèmes d’informations, informations confidentielles et propriété intellectuelle ;

f. faciliter la prévention, la détection et l'investigation de délit ou crime et l'arrestation ou la poursuite des contrevenants ;

g. enquêter, exercer ou défendre nos droits en justice, ou d’autres droits de nature similaire ; et

h. exercer ou faire respecter nos autres droits.
Bases légales de traitement

La société se fonde sur les bases légales suivantes pour collecter et traiter les informations vous concernant :

a. Mesures précontractuelles :
Nous collecterons et utiliserons vos informations personnelles si nécessaire pour évaluer votre demande d'emploi et déterminer si nous souhaitons vous offrir un emploi.

b. Exécution d’obligations légales ou réglementaires :
La collecte et l'utilisation de certains aspects de vos informations personnelles sont nécessaires pour nous permettre de remplir nos obligations légales et réglementaires en rapport avec votre emploi potentiel.

c. Préservation et exercice de droits :
La collecte et l'utilisation de certaines de vos informations personnelles sont nécessaires pour nous permettre d'établir, d'exercer ou de défendre des actions en justice ou d'autres actions de nature similaire.

d. L’intérêt légitime :
La collecte et l'utilisation de certaines de vos informations personnelles sont nécessaires pour nous permettre de poursuivre nos intérêts commerciaux légitimes, par exemple pour exploiter notre entreprise, en particulier les activités de traitement énoncées aux sections 3(a), 3(d), 3(f), 3(g), 3(h) du présent avis. Lorsque nous nous appuyons sur cette base juridique pour collecter et utiliser vos informations personnelles, nous prenons les mesures appropriées pour nous assurer que le traitement ne porte pas atteinte aux droits et libertés qui vous sont conférés en vertu de la législation applicable en matière de confidentialité des données.

Destinataires de vos informations

Nous partageons généralement les informations personnelles de nos futurs employés avec les destinataires suivants :

a. les agences de recrutement, lorsque cela est nécessaire pour administrer et gérer le processus de recrutement ;

b. nos salariés, lorsque cela est nécessaire au fonctionnement de notre entreprise ;

c. des fournisseurs tiers, lorsque nous sous-traitons nos opérations de traitement à des fournisseurs qui traitent les informations personnelles en notre nom. Ces opérations de traitement resteront sous notre contrôle et seront effectuées conformément à nos normes de sécurité et à nos instructions strictes ;

d. les repreneurs éventuels de l'activité, lorsqu’une société est cédée ou fusionne avec une autre organisation, en tout ou en partie.

e. les professionnels de la santé et les conseillers en santé au travail, lorsque nous vous demandons de vous soumettre à un examen médical ou lorsque nous avons besoin de conseils professionnels sur votre santé physique ou mentale. Ces conseillers peuvent à leur tour partager avec nous des informations personnelles sur les résultats des évaluations médicales/de la santé au travail et sur votre état de santé ;

f. les autorités publiques, les autorités de contrôle, les administrations ou organismes gouvernementaux, lorsque cela est nécessaire pour que nous puissions nous conformer à nos obligations légales et réglementaires ;

g. les conseillers juridiques, les assureurs et les experts en cas de sinistres, lorsque cela est nécessaire pour enquêter, exercer ou défendre des actions en justice, des demandes d'assurance ou d'autres demandes de nature similaire ; et

h. les organismes chargés de l'application de la loi, lorsque cela est nécessaire pour faciliter la prévention, la détection et l'investigation des crimes et l'arrestation ou la poursuite des contrevenants.
Transfert transfrontalier de vos données
1. Nous exerçons nos activités à l'échelle mondiale et dans le monde entier, et nous nous réservons donc le droit de transférer des informations personnelles vous concernant vers d'autres pays afin de les traiter aux fins décrites dans la présente notice. En particulier, nous pouvons effectuer de tels transferts pour évaluer et gérer votre candidature, gérer nos opérations, améliorer l'efficacité de nos opérations commerciales et nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Nous nous efforcerons de veiller à ce que ces transferts soient conformes à toutes les lois et réglementations applicables en matière de confidentialité des données et assurent une protection appropriée des droits et libertés conférés aux individus en vertu de ces lois.
2. Lorsque nous recueillons des informations personnelles vous concernant au Royaume-Uni (le "Royaume-Uni") ou dans l'Espace économique européen (l'"EEE"), nous pouvons transférer ces informations vers des pays situés en dehors du Royaume-Uni ou de l'EEE aux fins de traitement décrites dans le présent avis. Cela peut inclure des transferts vers des pays que la Commission européenne (la "CE") et les régulateurs locaux de la protection des données considèrent comme offrant des garanties adéquates en matière de confidentialité des données et vers certains pays qui ne font pas l'objet d'une décision d'adéquation. Lorsque nous transférons des informations personnelles vers des pays qui ne font pas l'objet d'une décision d'adéquation, nous mettons en place des garanties appropriées, telles que des accords de transfert de données approuvés par la CE, le Royaume-Uni ou le régulateur local de la protection des données, selon le cas, en particulier des clauses contractuelles types. Si nécessaire, de plus amples informations concernant ces mesures de protection peuvent être obtenues auprès des Ressources humaines
Conservation de vos informations
1. La Société conserve des enregistrements de certaines de vos informations personnelles pour exploiter son activité et se conformer à ses obligations légales et réglementaires. Si votre candidature est rejetée, nous conserverons les données appropriées de votre candidature pour une durée n'excédant pas celle qui est acceptable en vertu de la législation locale, ou lorsque les informations sont conservées aux fins décrites ci-dessous à la section 7.2. Nous mettons en œuvre des mesures appropriées pour garantir que vos informations personnelles soient détruites en toute sécurité, en temps utile et de manière cohérente, lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.
2. En plus de la période de conservation générale visée ci-dessus à la section 7.1, nous pouvons également conserver vos informations personnelles pendant une période raisonnable pour nous permettre de faire correspondre votre profil à d'autres offres d'emploi appropriées qui peuvent se présenter de temps à autre au sein d'Aon, si vous l'indiquez au cours de votre processus de candidature. Nous ne conserverons vos données personnelles qu'aussi longtemps que votre consentement restera valable...
Exactitude de vos informations

Nous comptons sur la mise à disposition d'informations personnelles exactes pour évaluer votre candidature à un emploi et pour vous mettre en relation avec les futures opportunités d'emploi qui pourraient se présenter. Vous devez donc vous assurer que les informations que vous soumettez à l'appui de votre candidature sont exactes et, le cas échéant, mises à jour. Vous veillerez à nous informer rapidement de toute modification de vos informations personnelles.

Sécurité des informations

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées afin de protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations personnelles que nous recueillons à votre sujet et de garantir que ces informations sont traitées conformément à la législation applicable en matière de confidentialité des données.

Vos droits en matière d’information
1. Vous pouvez bénéficier des droits suivants, conformément à la législation locale applicable en matière de protection des données, en ce qui concerne les informations personnelles que nous recueillons et utilisons à votre sujet :
  
  a. Le droit d'accéder à vos informations personnelles et d’obtenir une copie permanente des informations détenues à votre sujet.
  
  b. Le droit de demander la correction de vos informations personnelles ou, dans les cas où l'exactitude des informations est contestée, de compléter les informations pour faire savoir que vous contestez leur exactitude.
  
  c. Le droit de demander l'effacement de vos informations personnelles, notamment lorsque l'utilisation continue de ces informations n'est plus nécessaire.
  
  d. Le droit de s'opposer à l'utilisation de vos informations personnelles, en particulier lorsque vous estimez qu'il n'existe plus de motifs légitimes suffisants pour que nous continuions à traiter ces informations.
  
  e. Le droit de demander la restriction du traitement ultérieur de vos informations personnelles, par exemple lorsque l'exactitude des informations est contestée et que vous demandez que les informations ne soient plus utilisées jusqu'à ce que leur exactitude soit confirmée.
  
  f. Le droit de demander que certains aspects de vos informations personnelles soient fournis à vous-même ou à un tiers de votre choix sous forme électronique pour permettre leur réutilisation.
  
  g. Le droit de retirer votre consentement à tout moment, chaque fois que nous vous avons demandé votre consentement pour le traitement de vos données personnelles.
  
  h. Le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données au sujet de notre traitement de vos informations personnelles.
2. Il est important de noter, toutefois, que certains des droits décrits ci-dessus à la section 10.1 ne peuvent être exercés que dans certaines circonstances. Si nous ne sommes pas en mesure de répondre à une demande d'exercice de l'un de vos droits en vertu de la législation applicable en matière de confidentialité des données, nous vous écrirons pour vous expliquer la raison de ce refus. Si nécessaire, des informations supplémentaires concernant ces droits et leur application peuvent être obtenues auprès du Global Privacy Office d’Aon.

Réclamations

Si vous souhaitez déposer une plainte concernant la manière dont nous utilisons vos informations personnelles, vous devez nous en faire part en contactant les Ressources humaines en premier lieu. Toutefois, si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité votre plainte, vous avez le droit de faire une réclamation auprès de l'autorité chargée de la protection des données dans votre pays de résidence ou de votre lieu de travail ainsi que si vous pensez qu'une violation des lois sur la protection des données a pu avoir lieu.

Modifications de cette Notice

La présente notice n'est pas contractuelle et nous nous réservons le droit de la modifier de temps à autre pour nous assurer qu'elle continue à refléter avec précision la manière dont nous recueillons et utilisons vos informations personnelles. Toute mise à jour ou modification de cet avis sera publiée sur le site Web lié au recrutement. La présente notice de protection des données a été mis à jour en août 2022. Vous devriez consulter périodiquement cette notice pour vous assurer que vous comprenez comment nous collectons et utilisons vos informations personnelles.

Informations de contact

Si vous avez des questions sur le contenu de la présente notice ou sur les droits qui vous sont conférés en vertu de la législation applicable en matière de confidentialité des données, vous pouvez contacter le Service de Protection des données personnelles("DPD") du pays dans lequel vous vous trouvez. L'adresse et les coordonnées :

Délégué à la Protection des Données
Aon France
31-35 rue de la Fédération
75015 Paris

Email : [email protected]
Notice d’information pour les salariés

Dès lors que la Société vous propose un emploi, une notice d’information distincte vous sera remise pour vous expliquer comment nous utilisons les informations personnelles recueillies à votre sujet dans le cadre de votre emploi.

¹Les informations décrites dans chaque catégorie sont des exemples et ne sont pas exhaustives.