Adatvédelmi nyilatkozat

 

1. Bevezetés

A jelen adatvédelmi nyilatkozatban (a „nyilatkozat”) az „Aon” (valamint a „mi” személyes névmás és ragozott alakjai, továbbá „a Társaság”) az Aon plc-t jelenti kapcsolt vállalkozásaival és leányvállalataival együtt, és a nyilatkozat azt ismerteti, hogyan használja fel az Aon az Önről az álláspályázatával kapcsolatban gyűjtött személyes adatokat. A csoporthoz tartozó szervezetek teljes listájának megtekintéséhez kattintson ide.

2. Munkavállalói adatok gyűjtése

2.1. Mi az alábbi adatokat gyűjthetjük Önről¹ :

1. kapcsolattartási adatok, például az Ön neve, címe, telefonszáma és e-mail-címe, valamint azoknak az elérhetőségi adatai, akiket Ön ajánlóként megjelöl;
2. alapvető személyes adatok, például az Ön születési ideje, életkora, neme, születési helye, állampolgársága, lakóhely szerinti országa, bevándorlásügyi jogállása, munkavállalási engedélyének állapota, angol vagy egyéb társadalombiztosítási száma, családi állapota, beszélt nyelvei, büntetőítéletei,
3. személyazonosságot igazoló adatok, például az Ön útlevele, a fizetéséhez kapcsolódó társadalombiztosítási száma, személyazonosító igazolványa vagy az azonosítására alkalmas egyéb hasonló információk;
4. pénzügyi adatok, például az Ön fizetése, prémiumelvárásai
5. foglalkoztatási, oktatási és képzési adatok, például az Ön korábbi munkahelyei, munkaadói és egyéb hasonló referenciák, iskolai és szakképesítései, oklevelei és bizonyítványai, kompetenciamérések és vizsgák eredményei, valamint képzési és továbbképzési adatai;
6. az egyenlőség és a sokszínűség figyelemmel kísérésének adatai, például az életkor, a családi állapot,

¹ _{Az egyes kategóriákba tartozó információk leírása példálózó és nem kimerítő jellegű.}

2.2. Ön köteles minden olyan személyes adatot megadni, amelyre az Ön álláspályázatának elbírálásához, valamint a jogi és a szabályozási kötelezettségeink teljesítéséhez az ésszerűség határain belül szükségünk van. Ha Ön megtagadja az e kötelezettségeink teljesítéséhez ésszerűen szükséges információk átadását, előfordulhat, hogy az álláspályázatát nem tudjuk elbírálni.

2.3. Amennyiben Ön harmadik személyekre (pl. az Önt ajánlókra) vonatkozó személyes adatokat ad át a Társaságnak, adott esetben köteles előzetesen a nyilatkozatból egy példányt e személyeknek átadni, illetve más módon tájékoztatást biztosítani számukra arról, hogy a Társaság miként fogja az adataikat felhasználni.

2.4. Önről a személyes adatokat nemcsak közvetlenül Öntől, hanem egyéb harmadik felektől, például az Ön által megjelölt ajánlóktól, korábbi munkáltatóktól, oktatási és szakmai intézményektől, hitelképességet nyilvántartó, átvilágítást végző ügynökségektől, egészségügyi szakemberektől és más szakmai tanácsadó szolgáltatóktól is gyűjthetünk.

3. Az Ön adatainak kezelése

Az álláspályázata alapján Önről gyűjtött adatokat a következőkre használjuk fel:

1. az álláspályázatának feldolgozása, valamint tájékoztatás a kinevezések és az újonnan felvettek tárgyában hozott döntésekről;
2. a jogi és a szabályozási kötelezettségeink teljesítése;
3. a jogi és a szabályozási kötelezettségeinknek, valamint belső szabályzatainknak, normáinknak és eljárásainknak való megfelelés ellenőrzése;
4. irodahelyiségeink, informatikai rendszereink, bizalmas információink és szellemi tulajdonunk fizikai és logikai biztonságának kezelése;
5. a bűncselekmények megelőzésének, felderítésének és kivizsgálásának, valamint az elkövetők elfogásának vagy büntetőeljárás alá vonásának elősegítése;
6. keresetek vagy más hasonló jellegű követelések kivizsgálása, érvényesítése vagy védelme; és
7. jogaink gyakorlása vagy érvényesítése.
8. exercise or enforce our rights.

4. Az adatkezelés jogalapja

A Társaság az Ön adatait az alábbi jogalapokra támaszkodva gyűjti és használja fel:

a. A szolgáltatási szerződés várható teljesítése	:	Amennyiben szükséges, az Ön személyes adatait az álláspályázatának elbírálásához és annak eldöntéséhez gyűjtjük és használjuk fel, hogy ajánljunk-e Önnek munkalehetőséget.
b. Jogi és szabályozási kötelezettségek teljesítése	:	Az Ön személyes adatai bizonyos aspektusainak gyűjtésére és felhasználására azért van szükség, hogy eleget tudjunk tenni az Ön leendő foglalkoztatásával kapcsolatos jogi és szabályozási kötelezettségeinknek. Ebbe a körbe tartoznak például az egyenlőség és sokféleség ellenőrzésével, a fizetések után befizetendő társadalombiztosítási járulék és adó átutalásával, a munkahelyi egészség és biztonság, valamint a bevándorlási és a munkavállalási engedélyek ellenőrzésével kapcsolatos kötelezettségek.
c. Foglalkozás-egészségügyi tájékoztatás céljából történő adatkezelés	:	Bizonyos érzékeny személyes adatok, például a fizikai és mentális egészségre vonatkozó információk gyűjtése és felhasználása a foglalkozás-egészségügyi célok érdekében szükséges. Ebbe a körbe tartozhatnak például az Ön potenciális munkaképességének felmérése, valamint az egészségügyi és a szociális ellátás biztosítása érdekében végzett orvosi elbírálások.
d. Jogi követelések előterjesztéséhez, érvényesítéséhez és védelméhez szükséges adatkezelés	:	Jogi vagy egyéb hasonló jellegű követeléseink előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez egyes személyes adatainak gyűjtése és felhasználása szükséges.
e. Jogos érdekek érvényesítése	:	Az Ön személyes adatai bizonyos aspektusainak gyűjtésére és felhasználására azért van szükség, hogy jogos kereskedelmi érdekeinket érvényesíteni tudjuk, például üzleti tevékenységünket el tudjuk látni, különösen a jelen nyilatkozat 3. bekezdése a), d), f), g) és h) pontjában meghatározott adatkezelési tevékenységeket el tudjuk végezni. Amennyiben az Ön személyes adatait erre a jogalapra támaszkodva gyűjtjük és használjuk fel, kötelesek vagyunk megfelelő lépéseket tenni annak biztosítására, hogy az adatkezelés ne sértse az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok által biztosított jogokat és szabadságokat.

5. Az Ön adatait átvevő címzettek

A leendő munkavállalóinkra vonatkozó személyes adatokat általában a következő címzettekkel osztjuk meg:

1. munkaerő-felvételi ügynökségekkel, amennyiben ezekre a munkaerő-felvételi folyamat adminisztrációjához és irányításához szükség van;
2. munkavállalókkal, amennyiben a vállalkozásunk működéséhez szükséges;
3. független beszállítókkal, amennyiben az adatfeldolgozási műveleteket olyan beszállítókhoz szervezzük ki, akik a személyes adatokat a nevünkben dolgozzák fel. Ezeket a feldolgozási műveleteket kötelesek vagyunk ellenőrzésünk alatt tartani, valamint a biztonsági előírásaink és szigorú utasításaink szerint elvégeztetni.
4. a vállalkozás jogutódaival, amennyiben a Társaság vagy annak egy része adásvétel, felvásárolás vagy beolvadás révén másik szervezethez kerül.
5. egészségügyi szakemberekkel és foglalkozás-egészségügyi tanácsadókkal, amennyiben arra kérjük, hogy vesse magát alá orvosi elbírálásnak, vagy az Ön fizikai vagy mentális egészségét illetően szaktanácsadást veszünk igénybe.
6. hatóságokkal, szabályozó hatóságokkal és kormányzati szervekkel, ha jogi és szabályozási kötelezettségeink teljesítéséhez szükséges;
7. jogi tanácsadókkal, biztosítókkal és kárvizsgálókkal, amennyiben jogigény, biztosítási igény vagy egyéb hasonló jellegű követelés kivizsgálásához, érvényesítéséhez vagy védelméhez szükséges; és
8. rendészeti szervekkel, amennyiben a bűncselekmények megelőzése, felderítése és kivizsgálása, valamint az elkövetők elfogása vagy büntetőeljárás alá vonása érdekében szükséges.

6. Az Ön adatainak továbbítása külföldre

6.1. Működésünk globális, az egész világra kiterjed, ezért fenntartjuk a jogot, hogy az Önre vonatkozó személyes adatokat a jelen nyilatkozatban ismertetett célokból történő feldolgozásra más országokba továbbítsuk. Ilyen adattovábbításokra különösen az Ön álláspályázatának elbírálása és kezelése, vállalkozásunk működtetése, üzleti tevékenységünk hatékonyságának javítása, valamint jogi és szabályozási kötelezettségeink teljesítése érdekében kerülhet sor. Igyekszünk biztosítani, hogy az ilyen adattovábbítások megfeleljenek az összes alkalmazandó adatvédelmi törvénynek és rendeletnek, és az e törvények alapján az egyéneket megillető jogokat és szabadságokat megfelelő védelemben részesítjük.

6.2. Amennyiben az Önre vonatkozó személyes adatokat Írországban, az Egyesült Királyságban vagy az Európai Gazdasági Térségben (EGT) gyűjtjük, jogosultak vagyunk azokat a jelen nyilatkozatban ismertetett feldolgozási célokra Írországon, az Egyesült Királyságon vagy az EGT-n kívüli országokba továbbítani. Ez magában foglalhatja az olyan országokba történő továbbítást, amelyek az Európai Bizottság, illetve az ír vagy az Egyesült Királyság adatvédelmi hatóságai szerint megfelelő adatvédelmi biztosítékokat nyújtanak, valamint olyan országokba, amelyekre a megfelelőségi határozat hatálya nem terjed ki. Amennyiben a személyes adatot olyan országba továbbítjuk, amelyre nem terjed ki a megfelelőségi határozat, kötelesek vagyunk megfelelő garanciákat alkalmazni, például az adattovábbítási megállapodást az Európai Bizottság, az Egyesült Királyság vagy Írország adatvédelmi hatóságával jóváhagyatni. Szükség esetén e garanciákról további információ a humánerőforrás osztályon érhető el.

7. Az Ön adatainak megőrzése

7.1. A Társaság az Ön személyes adatairól megfelelő nyilvántartást vezet az üzleti tevékenységének működtetése, valamint a jogi és szabályozási kötelezettségeinek való megfelelés érdekében. Amennyiben az Ön álláspályázata sikertelen, a megfelelő nyilvántartást 15 hónapig vezetjük, kivéve, ha a ránk vonatkozó jogi vagy szabályozási kötelezettségek megkövetelik, hogy bizonyos információkat hosszabb ideig vagy az alábbi 7.2. szakaszban leírt célokból őrizzük meg. Megfelelő intézkedéseket vezettünk be annak érdekében, hogy amikor az Ön személyes adataira már nincs tovább szükség, azokat biztonságosan, kellő időben és következetesen meg tudjuk semmisíteni.

7.2. A fenti 7.1. szakaszban meghatározott általános megőrzési időszakon túlmenően az Ön személyes adatait ésszerű ideig megőrizhetjük annak érdekében is, hogy azokat az Aonon belül mindenkor megnyíló egyéb megfelelő munkalehetőségekkel összevethessük. Ha nem kívánja, hogy adatait erre a célra megőrizzük, tájékoztassa erről a humánerőforrás osztályt.

8. Az Ön adatainak pontossága

Álláspályázatát az Önről rendelkezésünkre álló pontos személyes adatok alapján tudjuk értékelni, és ezeket a pontos adatokat használjuk arra is, hogy Önt a jövőbeli álláslehetőségekhez hozzárendeljük. Ezért okvetlenül győződjön meg arról, hogy az álláspályázata alátámasztására benyújtott adatai pontosak-e, és ezeket adott esetben érdemes frissítenie. A személyes adatainak bármilyen változásáról haladéktalanul értesítsen bennünket.

9. Információbiztonság

Megfelelő biztonsági intézkedéseket hajtottunk végre az Önről gyűjtött személyes adatok titkosságának, integritásának és elérhetőségének védelme érdekében, és biztosítjuk, hogy az ilyen adatok feldolgozása az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályoknak megfelelően történjen.

10. A munkavállaló információhoz való joga

10.1. Önt a vonatkozó adatvédelmi jogszabály alapján az Önnel kapcsolatosan gyűjtött és felhasznált személyes adatok tekintetében a következő jogok illetik meg:

1. Jogában áll a személyes adataihoz hozzáférni, azokba betekinteni, és az Önről tárolt információról nyomtatott másolatot kapni.
2. Jogában áll a személyes adatainak helyesbítését kérni, illetve olyan esetben, ahol az információ pontossága vitatott, azt kiegészíteni azzal a megjegyzéssel, hogy annak pontosságát vitatja.
3. Jogában áll a személyes adatainak törlését kérni, különösen, ha az információt tovább már nem szükséges folyamatosan használni.
4. Jogában áll a személyes adatainak felhasználása ellen tiltakozni, különösen, ha úgy érzi, az információ kezelésének már nincs törvényes jogalapja.
5. Jogában áll a személyes adatai további feldolgozásának korlátozását kérni, ha például az adatok pontossága vitatott, és Ön azt kéri, hogy az adatokat addig ne használjuk, amíg azok pontossága nem igazolódik.
6. Jogában áll kérni, hogy személyes adatainak egyes aspektusait elektronikus formában az újrafelhasználás lehetővé tétele érdekében bocsássák az Ön vagy az Ön által megjelölt harmadik fél rendelkezésére.
7. Jogában áll panaszt tenni az illetékes adatvédelmi hatóságnál az Ön személyes adatainak kezelésével kapcsolatban.

10.2. Fontos azonban megjegyezni, hogy a 10.1. bekezdésben leírt jogok közül néhány csak bizonyos körülmények között gyakorolható. Ha Ön az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok alapján Önt megillető valamelyik jogát gyakorolni kívánja, és az erre irányuló kérését mi nem tudjuk teljesíteni, akkor írásban tájékoztatjuk Önt az elutasítás okáról. Szükség esetén ezekről a jogokról és alkalmazásukról a globális adatvédelmi irodától kaphat további információkat.

11. Panasz

A személyes adatainak felhasználási módjával kapcsolatos ránk vonatkozó panaszával első fokon (a [email protected] címen) a (magyar) humánerőforrás osztályhoz vagy az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat.

Adatvédelmi tisztviselő:

Dr. Kanál Ferenc

E-mail: [email protected]

Mindazonáltal, ha a panaszkezelésünk módjával nem elégedett, jogában áll ügyével az adatvédelmi hatósághoz fordulni az alábbi címen:

Magyarországon:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság ( www.naih.hu , [email protected] tel.: 061 391 1400)

12. A nyilatkozat módosításai

A nyilatkozattal szerződés nem jön létre, ezért fenntartjuk a jogot arra, hogy indokolt esetben időről időre módosítsuk azt annak érdekében, hogy a nyilatkozat továbbra is pontos képet adjon arról, ahogy mi a munkavállalóink személyes adatait gyűjtjük és felhasználjuk. A nyilatkozat frissítéseit vagy módosításait a vállalat intraneten tesszük közzé. Kérjük, a nyilatkozatot rendszeres időközönként tekintse át, és tájékozódjon arról, hogyan gyűjtjük, hogyan használjuk fel az Ön személyes adatait.

13. Kapcsolattartás adatai

A nyilatkozat tartalmával vagy az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok alapján Önt megillető jogokkal kapcsolatban felmerülő bármilyen kérdésével a Globális Adatvédelmi Irodához fordulhat az alábbi címen:

Adatvédelmi tisztviselő

D. épület

Váci út 121-127.

Budapest

Magyarország

E-mail: [email protected]

A nyilatkozat utoljára 2023. november 09-én frissült.