INFORMATIVA SULLA PRIVACY - CANDIDATI

 

1. Informativa sulla Privacy

Il trattamento dei dati personali è oggetto di grande attenzione da parte delle società del Gruppo Aon Italia (“Società”), di seguito indicate:

• Aon Italia S.r.l., con sede legale in Milano, Via Ernesto Calindri 6 (20143);
• Aon Advisory and Solutions S.r.l., con sede legale in Milano, Via Ernesto Calindri 6 (20143);
• Aon S.p.A. Insurance & Reinsurance Brokers, con sede legale in Milano, Via Ernesto Calindri 6 (20143);
• Aon Reinsurance Italia S.p.A., con sede legale in Milano, Via Ernesto Calindri 6 (20143);
• Global Safe Insurance Broker S.r.l., con sede legale in Bologna, Via De’ Toschi 4 (40124);
• One Underwriting S.r.l., con sede legale in Milano, Via Ernesto Calindri 6 (20143).

Nell'ambito del rapporto con una delle suddette Società (“Titolare del trattamento” o “Titolare”), con la presente Informativa sulla Privacy (“Informativa”), si informa l'Interessato ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D. Lgs. 196/2003, come modificato dal D. Lgs. 101/2018 (“Codice Privacy”) recante disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del GDPR. Il suddetto Titolare si impegna a tutelare la riservatezza e i diritti dell’Interessato e, secondo i principi dettati dalle norme citate, il trattamento dei dati forniti sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza.

L’impegno che il Titolare riserva alla tutela dei dati personali riflette il desiderio di guadagnare e mantenere la fiducia con i clienti, partner commerciali e tutte le persone che condividono i loro dati personali.

Il Titolare del trattamento può essere contattato all’indirizzo e-mail: [email protected].

2. Raccolta dei dati personali

I dati personali che raccogliamo su di voi includono quanto segue:

• dati anagrafici e identificativi tra cui: nome, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail, indirizzo di residenza, data di nascita, codice fiscale;
• dati economico-finanziari tra cui: IBAN, RAL;
• dati curriculari tra cui: esperienze lavorative precedenti, titoli di studio e qualifiche professionali, licenze e certificazioni personali, risultati degli esami, lingue parlate;
• dati multimediali tra cui: foto inserita nel curriculum, video di presentazione.

Il trattamento riguarderà solo i vostri dati personali comuni, come quelli sopra elencati. Si fa salva l’ipotesi in cui le particolari categorie di dati, come definite all’art. 9 del GDPR, debbano essere conosciute in ragione dell’instaurando rapporto lavorativo, con particolare riferimento all’eventuale vostra appartenenza alle categorie protette. Tra i dati particolari rientrano i dati sanitari relativi a disabilità, patologie, difficoltà motorie o altre informazioni sullo stato di salute che la Società acquisisce al fine di garantire che il processo di selezione non vi discrimini. Aon tratta i vostri dati personali sanitari solo per finalità connesse e/o strumentali a garantire che siate sottoposti ad un processo di selezione e valutazione della candidatura senza discriminazione e per finalità connesse all’adempimento di obblighi imposti dalla legge, da regolamenti e dalla normativa comunitaria.

Nel caso in cui forniate ad Aon dati personali su persone terze, dovrete fornire preventivamente a tali persone una copia della presente Informativa o assicurarvi che siano informate di come le loro informazioni saranno utilizzate da Aon.

Oltre a reperire dati personali direttamente da voi, la Società li può raccogliere dai vostri precedenti datori di lavoro, dagli istituti scolastici e professionali, da società di recruiting, da università, da head hunters, da referenti designati, da agenzie.

3. Trattamento dei dati personali

Tratteremo i dati personali raccolti sulla vostra candidatura per le seguenti finalità:

1. ricerca e selezione del personale e gestione dei processi di selezione e valutazione della candidatura, in relazione a possibilità di un rapporto di lavoro con la Società;
2. adempimento degli obblighi imposti dalla legge, da regolamenti e dalla normativa comunitaria;
3. garantire pari opportunità lavorative;
4. utilizzo di potenziali processi di assunzione futuri per ulteriori posizioni lavorative.

Il conferimento dei dati per queste finalità è facoltativo, tuttavia è un requisito necessario per la valutazione della candidatura e la conseguente eventuale conclusione del contratto di lavoro/collaborazione; pertanto, un eventuale vostro rifiuto a fornire i dati personali, in tutto o in parte, potrebbe comportare l’impossibilità per la Società di dare corretta esecuzione al processo di selezione della candidatura.

4. Basi legali per il trattamento

La Società si basa sui seguenti presupposti giuridici per raccogliere e utilizzare i vostri dati personali:

Finalità di cui alla lettera a) e d)	Esecuzione di misure precontrattuali connesse e/o funzionali all’instaurazione del rapporto di lavoro e/o collaborazione (art. 6, par. 1, lettera b, GDPR)
	Legittimo interesse del Titolare nello svolgimento del processo di selezione dei candidati, nel rispetto delle policy e procedure interne (art. 6, par. 1, lettera f, GDPR)
Finalità di cui alla lettera b)	Adempimento di obblighi legali e normativi (art. 6, par. 1, lettera c, GDPR
Finalità di cui alla lettera c)	Valutazione della capacità lavorativa del dipendente (art.9, par.2, lettera h, GDPR) Medicina del lavoro, valutazione delle capacità lavorative del dipendete per garantire le pari opportunità sulla base del diritto dell'Unione Europea o degli Stati Membri.

5. Destinatari dei dati personali

Condividiamo i dati personali sui nostri potenziali dipendenti con i seguenti destinatari:

• altre società del gruppo a scopi di selezione del personale;
• agenzie di reclutamento, ove necessario per amministrare e gestire il processo di reclutamento;
• dipendenti, laddove necessario per gestire la nostra attività;
• fornitori terzi, laddove esternalizziamo le nostre operazioni di trattamento a fornitori che trattano i dati personali per nostro conto. Tali operazioni di elaborazione rimarranno sotto il nostro controllo e saranno eseguite in conformità ai nostri standard di sicurezza e alle nostre istruzioni rigorose;
• autorità pubbliche, autorità di regolamentazione ed enti governativi, se necessario per adempiere ai nostri obblighi legali e normativi.

6. Trasferimento di dati personali

Considerando l’assetto organizzativo multinazionale della Società, è effettuato un trasferimento di dati personali in altri paesi dell’Unione Europea (UE), dello Spazio Economico Europeo (SEE) o in paesi terzi rispetto all’UE o allo SSE, ai fini del trattamento nel rispetto delle disposizioni indicate nella presente Informativa e previste dalla legge.

I vostri dati personali possono essere trasferiti all’estero ai fini della gestione del rapporto di lavoro, del business, per migliorare l'efficienza delle operazioni commerciali di Aon e adempiere agli obblighi legali e normativi.

La comunicazione dei vostri dati al di fuori dell’UE o dello SEE avviene in conformità con quanto richiesto dalla normativa sul trattamento dei dati personali. Aon adotta le misure necessarie per la protezione dei vostri dati personali durante il trasferimento, nel rispetto delle garanzie di legge. In particolare, lo stesso avviene in conformità con gli articoli 45 e 46 del GDPR, che prevedono l’adesione a decisioni di adeguatezza o l’adozione negli accordi e contratti di clausole contrattuali tipo definite della Commissione Europea e alla luce delle eventuali misure aggiuntive richieste dalla normativa applicabile.

7. Conservazione dei dati personali

I vostri dati personali verranno conservati fino a quando saranno necessari per le finalità rispetto alle quali sono stati raccolti, ossia per finalità strettamente connesse e strumentali all’esame delle candidature pervenute e all’eventuale processo di selezione del personale e per adempiere agli obblighi legali e normativi e, comunque, non oltre i 18 mesi dalla ricezione del Curriculum Vitae.

Aon ha implementato misure appropriate per garantire che i vostri dati personali vengano cancellati/anonimizzati conformemente a quanto previsto dal GDPR, decorsi i termini di conservazione.

In determinate circostanze, Aon potrà conservare i vostri dati personali per periodi di tempo più lunghi, al fine di gestire eventuali reclami o contestazioni o qualora vi sia un potenziale contenzioso tra le parti.

8. Conservazione dei dati personali

Per valutare la vostra domanda di assunzione e per abbinarvi alle future opportunità di lavoro che potrebbero presentarsi, ci affidiamo alla disponibilità di dati personali accurati. Dovete quindi assicurarvi che le informazioni fornite a sostegno della vostra candidatura siano accurate e, se del caso, aggiornate. Siete pregati di comunicarci tempestivamente qualsiasi modifica ai vostri dati personali.

9. Sicurezza dei dati personali

Abbiamo implementato misure di sicurezza adeguate per proteggere la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati personali che raccogliamo e per garantire che tali dati siano trattati in conformità con il GDPR.

10. Diritti dell'Interessato

Ai sensi di quanto previsto dagli articoli del GDPR, Lei dispone di una serie di diritti, sotto riportati.

Diritto di revoca del consenso (art. 7, GDPR)
Lei ha il diritto di revocare il consenso prestato, in qualsiasi momento, laddove applicabile:

• se non desidera più ricevere comunicazioni di marketing (tra cui invio di newsletter, sviluppo di know-how, invio di materiale promozionale, inviti ad eventi e altre comunicazioni commerciali);
• se non desidera più essere soggetto ad attività di profilazione, atte ad analizzare le Sue preferenze, le Sue abitudini e i Suoi interessi, al fine di ricevere comunicazioni commerciali personalizzate;
• se non desidera più acconsentire al trattamento dei dati personali di Suo/a figlio/a minore, con età inferiore ai 14 anni;
• se non desidera più acconsentire al trattamento dei Suoi dati particolari (tra cui dati sanitari e relativi alla salute, dati riguardanti l’appartenenza sindacale).

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

 

Diritto di accesso (art. 15, GDPR)
Lei ha il diritto di ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e ad altre informazioni in un formato leggibile. Il Titolare, pertanto, deve mettere a disposizione una copia dei dati personali oggetto di trattamento.

Diritto di rettifica (art. 16, GDPR)
Lei ha il diritto di richiedere che il Titolare corregga, modifichi o completi, senza ingiustificato ritardo, previe le verifiche di accuratezza di cui successivamente, i Suoi dati personali, finché questi sono trattati dal Titolare.

Diritto alla cancellazione (diritto all’oblio, art. 17, GDPR)
Lei ha il diritto, in determinate circostanze, di ottenere dal Titolare, la cancellazione dei Suoi dati personali o la loro trasformazione in forma anonima, senza ingiustificato ritardo.

Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18, GDPR)
Lei ha il diritto di ottenere che il Titolare limiti il trattamento dei Suoi dati personali, ma solo se: (i) l’esattezza dei dati è contestata, per consentire al Titolare di effettuare le opportune verifiche; o (ii) il trattamento è illecito, ma non desidera cancellarli; o (iii) non sono più necessari per le finalità per le quali erano stati raccolti, ma sono necessari per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria; o (iv) ha esercitato il diritto di opposizione e la verifica dei motivi vincolanti è in sospeso.

Diritto alla portabilità dei dati (art. 20, GDPR)
Lei ha il diritto alla portabilità dei dati da Lei forniti al Titolare, che impone allo stesso di fornire dati personali a Lei o ad un altro soggetto da Lei indicato, in un formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, ma solo se il trattamento di tali dati è basato sul consenso o sull'esecuzione di un contratto in cui Lei è una parte e se il trattamento effettuato con mezzi automatizzati.

Diritto di opposizione al trattamento (art. 21, GDPR)
Lei ha il diritto di opposizione al trattamento dei dati personali in qualsiasi momento, nel caso in cui la base giuridica del trattamento in oggetto sia il legittimo interesse del Titolare o se la base giuridica sia connessa all’esercizio di pubblici poteri.

Diritto di non essere sottoposto a decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato(art. 22, GDPR)
Lei ha il diritto di non essere sottoposto a decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, ovvero ad un processo decisionale senza l’intervento umano, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona. Il Titolare, pertanto, non prende decisioni automatizzate relative al trattamento di dati personali se Lei lo richiede, a meno che la decisione automatizzata sia (i) necessaria per la conclusione o l’esecuzione di un contratto; (ii) autorizzata dalla legge; (iii) basata sul Suo consenso esplicito.

Diritto di proporre reclamo a un'Autorità di controllo (art. 77, GDPR)
Se ritiene che il trattamento che lo riguardi violi il GDPR, Lei ha anche il diritto di proporre reclamo a un’Autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede o lavora abitualmente, ovvero dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.

Modalità di esercizio del diritto di revoca del consenso
Ha la possibilità di revocare il consenso prestato tramite il Centro Preferenze, con la stessa facilità con cui l’ha accordato.

Modalità di esercizio dei diritti secondo gli articoli dal 15 al 22 del GDPR
Per poter esercitare uno dei diritti sopra riportati, si prega di utilizzare uno tra i seguenti canali di comunicazione:

• compilare il seguente Modulo Web: Privacy Web Form, inserendo le seguenti informazioni utili al Titolare, al fine di gestire al meglio la richiesta:

1. la tipologia di richiesta che si desidera effettuare (accesso ai dati, modifica dei dati, cancellazione dei dati, …);
2. il Suo nome e cognome e la categoria di appartenenza (tra cui Assicurato, Beneficiario, Cliente, Ex Dipendente, Candidato, Fornitore);
3. il Suo indirizzo e-mail, per permettere al Titolare di gestire la corrispondenza e fornirle risposta;
4. l’entità del Gruppo Aon di riferimento (Aon S.p.A. Insurance & Reinsurance Brokers, Aon Advisory and Solutions S.r.l., Aon Reinsurance Italia S.p.A., Aon Italia S.r.l., Global Safe Insurance Brokers S.r.l., One Underwriting S.r.l.);
5. ulteriori dettagli utili a gestire la richiesta;
6. il portale / l’applicazione (tra cui OneCare, OneFlex) del Titolare a cui fa riferimento la richiesta, se presente;
7. facoltativamente, il Suo documento identificativo (carta di identità o patente di guida), per velocizzare la gestione della richiesta da parte del Titolare.

• inviare un’e-mail al seguente indirizzo di posta elettronica: [email protected], inserendo le informazioni specificate ai punti di cui sopra da a) a g).

Il Titolare si adopererà, in conformità con i termini, le modalità e i limiti previsti dalla normativa applicabile, per recepire prontamente la Sua richiesta o per informarla, nel caso in cui siano necessarie ulteriori informazioni per soddisfare tale richiesta.

Si ricorda, tuttavia, che alcuni dei diritti possono essere esercitati soltanto in circostanze specifiche. Laddove non sia possibile soddisfare la Sua richiesta ai sensi del Regolamento, sarà premura del Titolare comunicarle per iscritto le ragioni del rifiuto.

 

11. Reclami

Se desiderate presentare un reclamo in merito al modo in cui trattiamo i vostri dati personali, dovrete contattare il Responsabile per la Protezione dei Dati Personali (DPO, Data Protection Officer) al seguente indirizzo e-mail: [email protected].

È possibile contattare l’autorità competente per la protezione dei dati personali al seguente link: https://www.garanteprivacy.it. Vi informiamo che la nostra autorità competente per la protezione dei dati personali è il Garante per la Protezione dei dati personali, con sede in Piazza di Monte Citorio, n. 121, Roma (00186).

12. Modifiche alla presente Informativa

La presente Informativa non è contrattuale e ci riserviamo il diritto di modificarla ragionevolmente di tanto in tanto per garantire che continui a riflettere accuratamente il modo in cui raccogliamo e utilizziamo i vostri dati personali. Eventuali aggiornamenti o modifiche alla presente Informativa saranno pubblicati sul sito web.

La presente Informativa sulla privacy è stata aggiornata a settembre 2022. L'Interessato è tenuto a rivedere periodicamente la presente Informativa per assicurarsi di aver compreso il modo in cui raccogliamo e utilizziamo i suoi dati personali.

13. Informazioni di contatto

In caso di domande sul contenuto della presente Informativa o sui diritti conferiti ai sensi del GDPR, l'Interessato può contattare il Responsabile per la Protezione dei Dati Personali al seguente indirizzo e-mail: [email protected].

14. Informativa sulla privacy dei dipendenti

Nel caso in cui vi venga offerto un impiego presso la Società, vi verrà rilasciata un’ulteriore Informativa sulla privacy dei dipendenti per spiegarvi come trattiamo i vostri dati personali in relazione al vostro impiego