Privatumo pranešimas

Įvadas

Šiame privatumo pranešime (toliau – Pranešimas) „Aon“ reiškia „Aon Baltic“ UADBB, įskaitant jos susijusias įmones ir patronuojamąsias bendroves (dar vadinamas „mes“, „mūsų“, mus“ arba „Bendrovė“). Jame paaiškinama, kaip „Aon“ naudoja gautus asmens duomenimis, susijusius su jūsų prašymu priimti į darbą. Visą Aon grupės įmonių sąrašą galite rasti čia.Tam tikrose jurisdikcijose jūsų prašymui priimti į darbą gali būti taikomas kitas privatumo pranešimas, kurį galite rasti čia.

Jūsų duomenų rinkimas
1. Mes renkame duomenis atsižvelgdami į atitinkamai, laisvai pareigybei, taikomus reikalavimus. Duomenys renkami laikantis galiojančių įstatymų ir reglamentų, įskaitant tos šalies, kurioje siūloma pareigybė, darbo teisės norminius aktus. Toliau pateiktame sąraše išvardytos asmens duomenų, kurie gali būti tvarkomi priėmimo į darbą „Aon“ procese, kategorijos, tačiau atkreipkite dėmesį, kad kai kuriose jurisdikcijose kai kurie iš toliau nurodytų duomenų gali būti netvarkomi.
  a. kontaktiniai duomenys, kaip antai: jūsų vardas ir pavardė, adresas, telefono numeris ir el. pašto adresas bei kita, jūsų nurodytų rekomendacijų davėjų, kontaktinė informacija;
  
  b. pagrindiniai asmens duomenys, tokie kaip jūsų gimimo data, lytis, gimimo vieta, tautybė, gyvenamoji šalis, imigracijos statusas, leidimo dirbti būsena, rasė, religija, socialinio draudimo numeris, šeiminė būklė, kalbos, kuriomis kalbate, apkaltinamieji nuosprendžiai, įtariamai dėl galimų nusikaltimų arba vykdomas baudžiamasis persekiojimas ir kiti nepalankūs Darbo santykių komisijos / darbo ginčus nagrinėjančių specializuotų teismų nutarimai;
  
  c. tapatybės patikrinimo duomenys, kaip antai: jūsų gimimo data, asmens dokumentas, su darbo užmokesčiu susijęs socialinio draudimo numeris, vairuotojo pažymėjimas, banko sąskaitos Nr., ar kita panaši tapatybės informacija;
  
  d. finansinė informacija, tokia kaip jūsų darbo užmokestis, premija, akcijų programos, kreditingumo būsena, pensijų programa arba kita informacija apie išmokas;
  
  e. informacija apie darbo patirtį, išsilavinimą ir mokymus, kaip antai: jūsų ankstesnė darbo istorija, rekomendacijos dėl darbo ir pan., išsilavinimas ir profesinė kvalifikacija, profesinės licencijos ir sertifikatai, kompetencijos vertinimo ir egzaminų rezultatai, informacija apie mokymus ir tobulinimąsi;
  
  f. informacija apie sveikatą: duomenys apie ligas ir fizinę būklę, medicininio / profesinio sveikatos vertinimo ataskaitos; ir
  
  g. lygybės ir įvairovės stebėsenos duomenys, tokie kaip rasinė ir etninė kilmė, lytis, seksualinė orientacija, amžius, šeiminė arba civilinės partnerystės padėtis, religija ar kita panaši informacija apie įsitikinimus bei sveikatos duomenys, įskaitant informaciją apie fizinę arba psichikos negalią.
2. Jūs turite pateikti visus mūsų pagrįstai prašomus asmens duomenis, kad galėtume įvertinti jūsų prašymą priimti į darbą ir įvykdyti savo teisinius ir priežiūros įstaigų nustatytus įsipareigojimus. Jeigu jūs atsisakysite pateikti informaciją, kurios pagrįstai prašome, kad galėtume įvykdyti šiuos įsipareigojimus, gali būti, kad mes negalėsime vertinti jūsų prašymo priimti į darbą.
3. Pateikdami Bendrovei trečiųjų šalių asmens duomenis (pvz., informacija apie jus rekomenduojančius asmenis), kur taikytina, turėtumėte prieš tai pateikti šiems asmenims šio Pranešimo kopiją arba užtikrinti, kad jie kitais būdais būtų informuoti apie tai, kaip Bendrovė naudos jų asmens duomenis.
4. Šalia to, kad rinksime asmens duomenis tiesiogiai iš jūsų, galime rinkti jūsų asmens duomenis iš kitų trečiųjų šalių, tokių kaip jūsų nurodyti rekomenduojantys asmenys, buvę darbdaviai, švietimo ir profesinės įstaigos bei kiti profesionalių konsultacijų ar patikros paslaugų teikėjai.
Jūsų asmens duomenų tvarkymas

Naudosime apie jus prašyme priimti į darbą surinktus duomenis:

a. tvarkydami prašymą priimti į darbą; šiais duomenimis pagrįsime sprendimą dėl paskyrimo eiti pareigas ir naujo darbuotojo priėmimo;

b. jeigu turime tokią teisę pagal jūsų vietos įstatymus, rasinės arba etninės kilmės, lyčių įvairovės ir fizinės arba psichikos negalios stebėsenos, apibendrintų įvairovės ataskaitų teikimo tikslais arba prisitaikydami prie negalios keliamų poreikių;

c. vykdydami mums teisės aktais arba priežiūros įstaigų nustatytus įsipareigojimus;

d. vykdydami teisės aktais arba priežiūros įstaigų nustatytų įsipareigojimų, savo vidaus įvairių sričių politikų, standartų ir procedūrų laikymosi stebėseną;

e. biuro patalpų, IT sistemų, konfidencialios informacijos ir intelektinės nuosavybės fizinio ir loginio saugumo kontrolei;

f. sudarydami geresnes sąlygas nusikalstamos veiklos prevencijai, nustatymui ir tyrimui bei pažeidėjų sulaikymui arba baudžiamajam persekiojimui;

g. tirdami, reikšdami ieškinius teisme arba kitus panašaus pobūdžio reikalavimus arba vykdydami gynybą; ir

h. naudodamiesi savo teisėmis arba užtikrindami priverstinį jų įgyvendinimą.
Duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai

Bendrovė renka ir naudoja jūsų asmens duomenis šiais teisiniais pagrindais:

a. Būsimas paslaugų teikimo sutarties vykdymas
mes rinksime ir naudosime jūsų asmens duomenis, kai būtina įvertinti jūsų prašymą priimti į darbą ir nuspręsti, ar mes norėtume pasiūlyti jums pas mus darbo vietą.

b. Teisės aktais ir priežiūros įstaigų nustatytų įsipareigojimų vykdymas
kai kuriuos jūsų asmens duomenis renkame ir naudojame tam, kad galėtume įvykdyti teisės aktais ir priežiūros įstaigų nustatytus savo įsipareigojimus, susijusius su būsimu jūsų įdarbinimu. Pavyzdžiui, tai gali būti įsipareigojimai, susiję su lygių teisių ir įvairovės stebėsena, su darbo užmokesčiu susijusių draudimo ir mokesčių įmokų pervedimu, sveikatos, saugos, imigracijos ir leidimų dirbti patikra.

c. Duomenų tvarkymas informacijos apie darbuotojų sveikatą vertinimo tikslu
kai kurie neskelbtini jūsų asmens duomenys, tokie kaip informacija apie fizinę ir psichikos sveikatą bei darbingumą būtini darbuotojų sveikatos vertinimo tikslu. Pavyzdžiui, tai gali būti sveikatos patikrinimai ir diagnozės, kurių tikslas – įvertinti jūsų potencialų darbingumo lygį ir suteikti gydymą arba socialinę pagalbą.

d. Duomenų tvarkymas reiškiant, vykdant arba ginanti teisinius reikalavimus
kai kuriuos jūsų asmens duomenis būtina rinkti ir naudoti tam, kad mes galėtume reikšti, vykdyti ir ginti teisinius arba panašaus pobūdžio reikalavimus.

e. Teisėtų interesų siekimas
kai kuriuos jūsų asmens duomenis būtina rinkti ir naudoti tam, kad mes galėtume siekti savo teisėtų komercinių interesų, pvz., vykdyti savo verslą, ypač kalbant apie šio Pranešimo 3(a), 3(d), 3(f), 3(g), 3(h) sk. išvardytus tvarkymo veiksmus. Kai renkame ir naudojame jūsų asmens duomenis šiais teisiniais pagrindais, įsipareigojame imtis tinkamų priemonių užtikrinti, kad tvarkymu nebus pažeistos jums galiojančiais duomenų apsaugos įstatymais suteiktos teisės ir laisvės.

f. Sutikimas
tam tikrose ribotose situacijose, kai tai leidžiama vietos įstatymais, su jūsų sutikimu renkame ir naudojame jūsų asmens duomenis, o ypač neskelbtinus arba specialių kategorijų asmens duomenis, pvz., apkaltinamųjų nuosprendžių duomenys, informacija apie sveikatą arba rasinę ar etninę kilmę bei kita informacija, kurią galite pateikti savanoriškai. Sutikimo prašome ir norėdami naudoti jūsų asmens duomenis galimai vykdydami darbuotojų paiešką ateityje. Tais atvejais, kai renkame ir naudojame tokius duomenis su jūsų sutikimu, jūs neprivalote sutikimo duoti, o vėliau bet kuriuo metu galite duotą sutikimą atšaukti.

Asmens duomenų gavėjai

Dažniausiai dalijamės savo būsimų darbuotojų asmens duomenimis su šiais gavėjais:

a. darbuotojų paieškos agentūromis, kai tai būtina tvarkant ir valdant paieškos procesą;

b. darbuotojais, kai tai būtina vykdant mūsų verslo veiklą;

c. nepriklausomais paslaugų teikėjais, kai perleidžiame duomenų tvarkymo operacijas tiekėjams, kurie tvarko asmens duomenis mūsų vardu. Tokias duomenų tvarkymo operacijas kontroliuojame mes, ir jos bus vykdomos laikantis mūsų saugumo standartų ir griežtų instrukcijų;

d. verslo perėmėjais, kai visa Bendrovė arba jos dalis parduodama, ją įsigyja arba ji sujungiama su kita organizacija;

e. sveikatos priežiūros specialistais ir darbuotojų sveikatos konsultantais, kai yra reguliacinis reikalavimas, kad jūs pasitikrintumėte sveikatą, arba mums prireikia profesionalių konsultacijų dėl jūsų fizinės arba psichikos sveikatos. Tokie konsultantai savo ruožtu gali pasidalyti su mumis asmens duomenimis, susijusiais su sveikatos patikrinimo rezultatais ir jūsų sveikatos būkle;

f. valstybinėmis įstaigomis, priežiūros įstaigomis ar valdžios organais, kai privalome tai daryti, vykdydami teisės aktais ir priežiūros įstaigų nustatytus įsipareigojimus;

g. teisės konsultantais, draudikais ir žalos tyrėjais, kai tai būtina tiriant, reiškiant arba ginant teisinius, draudimo ar kitus panašaus pobūdžio reikalavimus; ir

h. teisėsaugos įstaigomis, kai tai būtina siekiant sudaryti sąlygas nusikalstamos veikos prevencijai, nustatymui ir tyrimui bei pažeidėjų sulaikymui ir baudžiamajam persekiojimui.
Jūsų asmens duomenų perdavimas į užsienio šalis
1. Mes vykdome veiklą visame pasaulyje ir todėl pasiliekame teisę perduoti jūsų asmens duomenis į kitas šalis, kurie jie bus tvarkomi šiame Pranešime nurodytais tikslais. Pabrėžtina, kad galime perduoti duomenis ypač siekdami įvertinti ir tvarkyti jūsų prašymą priimti į darbą, vykdyti savo verslo veiklą, gerinti savo verslo operacijų efektyvumą ir vykdyti teisės aktais ir priežiūros įstaigų nustatytus įsipareigojimus. Įsipareigojame siekti užtikrinti, kad toks duomenų perdavimas būtų atliekamas laikantis visų galiojančių duomenų apsaugos įstatymų bei reglamentų, ir tinkamą fiziniams asmenims tokiais įstatymais suteiktų teisių ir laisvių apsaugą.
2. Kai renkame jūsų asmens duomenis Jungtinėje Karalystėje (JK) arba Europos ekonominėje erdvėje (EEE), galime perduoti duomenis šiame Pranešime nurodytais jų tvarkymo tikslais į šalis už JK arba EEE ribų, įskaitant šalis, kurias Europos Komisija (EK) ir vietos duomenų apsaugos priežiūros įstaigos vertina kaip taikančias pakankamas duomenų apsaugos užtikrinimo priemones, o taip pat šalis, kurioms toks sprendimas dėl pakankamumo nėra taikomas. Kai perduodame asmens duomenis į šalis, kurių duomenų apsaugos užtikrinimo priemonių tinkamumas nevertinamas, įsipareigojame naudoti tinkamas apsaugos priemones, tokias kaip EK, JK arba vietos duomenų apsaugos priežiūros įstaigos, kaip taikytina, patvirtintos duomenų perdavimo sutartys, o ypač standartinės sutarčių sąlygos. Daugiau informacijos apie šias apsaugos priemones galima gauti iš žmogiškųjų išteklių skyriaus.
Asmens duomenų saugojimas
1. Bendrovė saugo atitinkamus jūsų asmens duomenų įrašus, kad galėtų vykdyti savo veiklą ir laikytis teisės aktų ir priežiūros įstaigų nustatytų reikalavimų. Jeigu pateikę prašymą priimti į darbą galiausiai nesate priimami arba kai duomenys saugomi toliau 7.2 sk. nurodytais tikslais, mes saugosime atitinkamus jūsų prašymo priimti į darbą dokumentus ne ilgiau, negu leidžiama pagal galiojančius teisės aktus. Esame įdiegę tinkamas priemones, kuriomis užtikrinama, kad nebereikalingi jūsų asmens duomenys būtų laiku ir nuosekliai saugiai trinami.
2. Šalia 7.1 sk. nurodyto bendrojo duomenų saugojimo laikotarpio mes galime saugoti jūsų asmens duomenis pagrįstą laiką, kad galėtume palyginti jūsų asmens duomenis ir įvertinti jūsų tinkamumą kitoms „Aon“ laikas nuo laiko galinčioms atsirasti įsidarbinimo galimybėms, jeigu kreipdamiesi dėl darbo išreiškėte tokį sutikimą. Saugosime jūsų duomenis tik tol, kol galios jūsų sutikimas.
Jūsų asmens duomenų tikslumas

Vertindami jūsų prašymą priimti į darbą ir jūsų tinkamumą ateityje galinčioms pasitaikyti darbo galimybėms, kliaujamės tuo, kad pateikti asmens duomenys yra tikslūs. Todėl turėtumėte užtikrinti, kad asmens duomenys, kuriuos pateikiate mums su prašymu priimti į darbą, būtų tikslūs ir prireikus atnaujinami. Turėtumėte nedelsdami pranešti mums apie pasikeitusius asmens duomenis.

Duomenų saugumas

Esame įgyvendinę tinkamas saugumo priemones, kad apsaugotume renkamų jūsų asmens duomenų konfidencialumą, vientisumą ir pasiekiamumą ir užtikrintume, kad tokie duomenys būtų tvarkomi laikantis galiojančių duomenų apsaugos įstatymų.

Jūsų teisės, susijusios su asmens duomenimis
1. Kaip numatyta taikomuose duomenų apsaugos įstatymuose, galite turėti žemiau nurodytas teises mūsų renkamų ir naudojamų asmens duomenų atžvilgiu:
  
  a. teisė susipažinti su savo asmens duomenimis arba gauti turimų jūsų asmens duomenų popierinę kopiją;
  
  b. teisė prašyti ištaisyti asmens duomenis arba, tais atvejais, kai duomenų tikslumas ginčijamas, papildyti informaciją nurodant, kad abejojate jos tikslumu;
  
  c. teisė prašyti ištrinti asmens duomenis, ypač kai tolesnis duomenų naudojimas nebėra būtinas;
  
  d. teisė nesutikti, kad jūsų asmens duomenys būtų naudojami, ypač kai esate įsitikinę, kad nebėra pakankamų teisinių pagrindų mums toliau juos tvarkyti;
  
  e. teisė paprašyti apriboti jūsų asmens duomenų tolesnį naudojimą, pvz., kai duomenų tikslumas ginčijamas, ir jūs prašote, kad duomenys nebūtų naudojami, kol nebus patikslinti;
  
  f. teisė prašyti, kad kai kurie jūsų asmens duomenys būtų pateikti jums ar trečiajai šaliai jūsų pasirinktu elektroniniu formatu, kad juos būtų galima panaudoti pakartotinai;
  
  g. teisė bet kuriuo metu atsiimti sutikimą, kai esame paprašę jūsų sutikimo tvarkyti asmens duomenis;
  
  h. teisė pateikti skundą atitinkamai asmens duomenų apsaugos įstaigai apie mūsų vykdomą jūsų asmens duomenų tvarkymą.
2. Pažymėtina, kad kai kuriomis 10.1 sk. aprašytomis teisėmis galima pasinaudoti tik tam tikromis aplinkybėmis. Jeigu mes negalėsime įvykdyti jūsų prašymo pasinaudoti viena iš jūsų teisių pagal galiojantį duomenų apsaugos įstatymą, mes jums parašysime ir paaiškinsime atsisakymo priežastį. Prireikus daugiau informacijos apie šias teises ir jų taikymą galima gauti Duomenų apsaugos biure.
Skundai

Jeigu norite pareikšti skundą dėl to, kaip mes naudojame jūsų asmens duomenis, turėtumėte pirmiausia apie tai pranešti mums, kreipdamiesi į žmogiškųjų išteklių skyrių. Vis dėlto, jeigu liekate nepatenkinti tuo, kaip mes išnagrinėjome jūsų skundą, turite teisę šiuo klausimu kreiptis į šalies, kurioje gyvenate arba dirbate, arba kurioje, kaip jūs manote, galėjo įvykti duomenų apsaugos įstatymų pažeidimas, duomenų apsaugos įstaigą.

Šio Pranešimo pakeitimai

Šis Pranešimas nelaikomas sutartimi, ir mes pasiliekame teisę laikas nuo laiko pagrįstai jį koreguoti, siekdami užtikrinti, kad jis ir toliau tiksliai atspindėtų, kaip mes renkame ir naudojame jūsų asmens duomenis. Apie šio Pranešimo atnaujinimus arba pakeitimus bus skelbiama karjeros interneto svetainėje. Šis Pranešimas buvo atnaujintas 2023 m. lapkričio 28 d. Turėtumėte reguliariai peržiūrėti šį Pranešimą, kad aiškiai suprastumėte, kaip mes renkame ir naudojame jūsų asmens duomenis.

Kontaktinė informacija

Jeigu turite klausimų dėl šio Pranešimo turinio arba galiojančiais duomenų apsaugos įstatymais jums suteikiamų teisių, turėtumėte kreiptis į šalies, kurioje esate, Duomenų apsaugos biurą, adresu [email protected], arba [email protected].
Privatumo pranešimas darbuotojams

Kai Bendrovė pasiūlo jums sudaryti darbo sutartį, jums bus pateiktas atskiras darbuotojams skirtas privatumo pranešimas, kuriame paaiškinama, kaip naudojame surinktus jūsų asmens duomenis ryšium su jūsų darbu Bendrovėje.