Informasjon om Aons behandling av dine personopplysninger

 

Vi beskytter personopplysningene dine
Aon samler inn personopplysninger om deg enten fra deg selv, tredjeparter som du har sendt inn personopplysninger til, eller fra eventuelle referanser som du har oppgitt til oss for å vurdere deg for en stilling hos oss. Det er svært viktig for oss å beskytte og respektere ditt personvern. Nedenfor får du informasjon om hva vi gjør for å behandle personopplysningene på en lovlig og sikker måte.

Hva er personopplysninger?
En personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til deg som enkeltperson, det vil si en type informasjon som direkte eller indirekte kan identifisere deg. Det kan for eksempel være navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato/personnummer, ansattnummer, stilling, økonomiske forhold, bilnummer, bilder og IP-adresse.

Behandlingsansvarlig
Aon Norway AS er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger når vi vurderer deg for en stilling hos Aon. Dette betyr at vi vil samle inn, lagre, behandle, slette og muligens utlevere dine personopplysninger til en tredjepart hvis det er nødvendig for å vurdere din rolle i organisasjonen vår.

Hvilke personopplysninger bruker vi og for hvilket formål?
Aon vil samle inn og behandle all informasjon du gir oss gjennom søknaden din og annen kommunikasjon med oss, inkludert kopi av din politiattest dersom du sender oss denne.

Videre kan vi samle inn personlig informasjon om deg fra følgende kilder

1. rekrutteringsbyråer og testleverandører som du har gitt din personlige informasjon til, og
2. referanser du oppgir. Vi innhenter ikke personopplysninger om barn under 18 år uten samtykke fra foresatte eller verge.

Rettslig grunnlag for databehandlingen
Personopplysningene vi samler inn behandles fordi det er nødvendig å iverksette tiltak for å inngå en arbeidsavtale når du søker på en stilling hos oss. I alle andre tilfeller vil behandling av dine personopplysninger være basert på ditt samtykke. Ved sistnevnte vil du motta mer informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler og hvorfor.

Hvem kan få tilgang til personopplysningene dine
Aon skal behandle alle personopplysninger på en korrekt og trygg måte. Vi verken selger, offentliggjør eller videreformidler opplysningene til tredjepart uten ditt samtykke med mindre det er nødvendig for å oppfylle formålene beskrevet ovenfor. Aon bruker ikke personopplysningene dine på en annen måte enn det som er beskrevet i dette skrivet.

Det kan være nødvendig å dele din personlige informasjon med våre eksterne eller interne tjenesteleverandører, for eksempel tjenesteleverandøren for personlighetsvurdering, Aon Assessment Solutions eller andre av Aon Groups selskaper for å kunne vurdere deg for en stilling hos Aon. En fullstendig liste over våre tilknyttede selskaper er tilgjengelig her.

Det er vårt ansvar at de personopplysningene vi har om deg ikke blir misbrukt. Derfor stiller vi strenge krav til våre partnere når dine personopplysninger blir behandlet utenfor Aon. Vi krever alltid at våre partnere garanterer at de beskytter personopplysningene dine på korrekt og trygg måte.

I forbindelse med IT-utvikling, - drift og - support, hender det at personopplysninger blir overført til databehandlere, det vil si en leverandør som utfører databehandling på våre vegne. Noen av leverandørene er etablert i land utenfor EU/EØS, for eksempel Storbritannia, USA, Singapore, India og Filippinene. Vi bruker flere rettslige virkemidler for å sikre at dine rettigheter og beskyttelse i henhold til gjeldende lov blir ivaretatt, inkludert standardkontrakter godkjent av EU kommisjonen eller Datatilsynet.

Dersom du ønsker å få vite mer om behandlingen av personopplysningene dine når Aon overfører disse til partnere utenfor EU/EØS, kan du ta kontakt med oss ved å bruke epostadressen angitt nedenfor. Her kan du få informasjon om sikkerhetstiltakene vi har tatt for å sikre at personopplysningene dine blir behandlet forsvarlig og korrekt også ved slike overføringer, inkludert om hvilke kontraktsbestemmelser som regulerer overføringen av dine personopplysninger.

Sikker behandling av personopplysningene
Aon er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger. Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte mot uautorisert tilgang og bruk, ødeleggelse, endringer og offentliggjøring av personopplysningene dine. Av samme grunn er det bare en begrenset gruppe av Aons ansatte med saklig grunn som har tilgang til personopplysningene dine.

Alle ansatte i Aon må følge interne retningslinjer om informasjonssikkerhet. Formålet er å beskytte dine personopplysninger mot å bli ødelagt, endret eller tapt og mot at uautoriserte personer får tilgang og kjennskap til opplysningene. Aons ansatte må jevnlig gjennomføre opplæring i korrekt behandling av personopplysninger.

Sletting av opplysninger
Dersom rekrutteringsprosessen resulterer i en ansettelse hos Aon, vil vi beholde personopplysningene vi har samlet inn under rekrutteringsprosessen inntil 5 år etter utløpet av det året hvor arbeidsforholdet ditt avsluttes.

Hvis du ved slutten av rekrutteringsprosessen ikke blir ansatt i Aon, vil vi beholde personopplysningene vi har samlet inn under rekrutteringsprosessen i 210 dager, med mindre vi får ditt uttrykkelige samtykke til å beholde personopplysningene dine lenger for å vurdere deg for eventuelle fremtidige stillinger hos Aon.

Dine rettigheter
Du har rett til å få opplyst hvilke av dine personopplysninger Aon har behandlet (dersom relevant), hvor vi har fått opplysningene fra og hvordan vi bruker dem. Du kan også få vite hvor lenge vi oppbevarer opplysningene og eventuelt hvem vi videreformidler opplysningene til i Norge og utlandet. Vær oppmerksom på at tilgangen til denne informasjonen kan være begrenset for å oppfylle kravet til å beskytte andre personers personvernrettigheter, forretningshemmeligheter eller opphavsrettigheter.

Dersom opplysningene vi har om deg er uriktige, mangelfulle eller irrelevante har du rett til å få opplysningene rettet eller slettet. Du kan også klage på Aons databehandling. Dersom din klage er rettmessig vil vi avslutte behandlingen av personopplysningene. Siden Aon er avhengig av å ha korrekt og oppdatert personinformasjon om deg for å kunne yte tjenestene våre, setter vi stor pris på om du informerer oss dersom dine opplysninger endrer seg.

Dersom du ønsker mer informasjon eller vil klage
Dersom du vil ha mer informasjon om vår behandling av personopplysningene dine, eller du ønsker å endre eller slette personopplysninger som vi har om deg, er du velkommen til å kontakte Aons personvernombud ved å sende en epost til: [email protected].

Du har også rett til å klage til Datatilsynet på Aons behandling av personopplysningene dine.

Klagen sendes til:
Datatilsynet,
P.O. Box 8177
0034 Oslo
22 39 69 00
[email protected]

Mer informasjon om Aons behandling av dine personopplysninger kan du finne i Aons Personvernerklæring: www.aon.com/norway/om-aon/personvern

Sist oppdatert 25 februar 2023