Thông Báo về Quyền Riêng Tư khi Tuyển Dụng của Aon
Aon Recruitment Privacy Notice

 

1. Giới Thiệu
Introduction

Thông Báo về Quyền Riêng Tư này (“Thông Báo”) giải thích về cách Công ty TNHH Aon Việt Nam (cũng được gọi là “chúng tôi”, “của chúng tôi” hoặc “Công Ty”) (“Aon”) sử dụng thông tin cá nhân thu thập được về bạn liên quan đến đơn xin việc của bạn.
This Privacy Notice (“Notice”) explains how Aon Vietnam Limited (also referred to as “we”, “us”, “our” or “the Company”) (“Aon”) makes use of the personal information collected about you in connection with your application for employment.

Thông báo này cũng mô tả mục đích mà thông tin này có thể được Công Ty sử dụng.
It also describes the purposes for which this information may be used by the Company.

2. Thu Thập Thông Tin của Bạn
Collecting Your Information

2.1.   Thông tin mà chúng tôi thu thập về bạn có thể bao gồm các thông tin sau1::
The information we collect about you may include the following¹ :

1. thông tin liên hệ, chẳng hạn như tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email và các thông tin liên hệ khác về người tham khảo được chỉ định của bạn;
   contact details, such as your name, address, telephone number and email address and other contact information for your nominated referees;
2. thông tin cá nhân cơ bản, chẳng hạn như ngày sinh, giới tính, quốc tịch, quốc gia cư trú, tình trạng nhập cư, tình trạng giấy phép lao động, số an sinh xã hội và tình trạng hôn nhân
   basic personal details, such as your date of birth, gender, nationality, country of residence, immigration status, work permit status, social security number and marital status;
3. thông tin xác minh danh tính, chẳng hạn như hộ chiếu, căn cước công dân hoặc thông tin xác định danh tính tương tự khác của bạn;
   identity verification details, such as your passport, identity card or other similar identification information;
4. thông tin tài chính, chẳng hạn như tiền lương, thưởng, chế độ hưu trí hoặc các thông tin phúc lợi khác của bạn;
   financial details, such as your salary, bonus, pension scheme or other benefit details;
5. công việc, giáo dục, chẳng hạn như công việc trước đây của bạn, thông tin tham chiếu về việc làm và các tài liệu tham chiếu tương tự khác, trình độ học vấn và chuyên môn, giấy phép và chứng chỉ chuyên môn, kết quả đánh giá và kiểm tra năng lực cũng như thông tin đào tạo và phát triển;
   employment, education such as your previous employment history, employment references and other similar references, educational and professional qualifications, professional licences and certifications, competency assessment and examination outcomes and training and development details;
6. Gia đình, chẳng hạn như thông tin hôn nhân cho các mục đích trong quá trình đưa ra lời mời làm việc và nhập môn, hoặc thông tin về vợ/chồng và người phụ thuộc, người thụ hưởng được chỉ định, người thân và người liên hệ khẩn cấp; và
   Family, such as marital for offering and on-boarding purposes or spouse and dependent details, nominated beneficiaries, next of kin and emergency contacts; and
7. Các hồ sơ về việc làm khác, chẳng hạn như thông tin ứng tuyển việc làm, ngày tuyển dụng, kết quả kiểm tra, chức danh công việc, mô tả công việc, cấp bậc, đơn vị kinh doanh, mã số nhân viên, mục tiêu hiệu suất, đánh giá hiệu suất, phần thưởng, phúc lợi, ngày nghỉ việc, thông tin về nghỉ việc và thông tin nghỉ hưu.
   Other employment records, such as job application details, hire date, vetting outcomes, job title, job description, grade, business unit, employee number, performance objectives, performance reviews, rewards, benefits, leaving date, exit details and retirement details.

2.2.   Bạn cần cung cấp bất kỳ thông tin cá nhân nào mà chúng tôi yêu cầu một cách hợp lý để đánh giá đơn xin việc của bạn và đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý và quy định của chúng tôi. Khi bạn từ chối cung cấp thông tin mà chúng tôi yêu cầu một cách hợp lý để thực hiện các nghĩa vụ này, chúng tôi có thể không xem xét đơn xin việc của bạn.
You are required to provide any personal information that we reasonably require to assess your application for employment and meet our legal and regulatory obligations. Where you refuse to provide information that we reasonably require in order to fulfil these obligations we may be unable to consider your application.

2.3   Khi bạn cung cấp thông tin cá nhân cho Công Ty về các cá nhân thuộc bên thứ ba (ví dụ: thông tin về người tham khảo của bạn), khi thích hợp, bạn nên cung cấp trước cho những cá nhân này một bản sao của Thông Báo này hoặc đảm bảo rằng họ được biết về cách thông tin của họ sẽ được sử dụng bởi Công Ty.
Where you provide personal information to the Company about third party individuals (e.g. information about your referees), where appropriate, you should provide these individuals with a copy of this Notice beforehand or ensure they are otherwise made aware of how their information will be used by the Company.

2.4   Ngoài việc trực tiếp lấy thông tin cá nhân từ bạn, chúng tôi cũng có thể thu thập thông tin cá nhân về bạn từ các bên thứ ba khác, chẳng hạn như người tham khảo được chỉ định của bạn, người sử dụng lao động trước đây, cơ sở giáo dục và nghề nghiệp, phương tiện truyền thông xã hội và các nhà cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp khác.
In addition to sourcing personal information from you directly, we may also collect personal information about you from other third parties, such as your nominated referees, previous employers, educational and professional establishments, social media and other professional advisory service providers.

3. Xử Lý Thông Tin của Bạn
Processing Your Information

Chúng tôi sẽ sử dụng thông tin thu thập được về bạn trong đơn xin việc để:
We will use the information we collect about you in your application to:

1. xử lý các đơn xin việc làm, tiến hành kiểm tra thông tin tuân thủ và lý lịch cũng như thông báo về các quyết định tuyển dụng được thực hiện về bổ nhiệm và tuyển dụng nhân viên mới;
   process applications for employment, conduct compliance and background check as well as inform recruitment decisions taken about appointments and new hires;
2. theo dõi giới tính;
   monitor gender;
3. thực hiện các nghĩa vụ pháp lý và quy định của chúng tôi;
   fulfil our legal and regulatory obligations;
4. giám sát việc tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và quy định cũng như các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục nội bộ của chúng tôi;
   monitor compliance with our legal and regulatory obligations and internal policies, standards, and procedures;
5. quản lý an ninh về mặt vật chất và logic đối với cơ sở văn phòng, hệ thống CNTT, thông tin bí mật và tài sản trí tuệ của chúng tôi;
   manage the physical and logical security of our office premises, IT systems, confidential information and intellectual property;
6. tạo điều kiện cho việc phòng ngừa, phát hiện và điều tra tội phạm và bắt giữ hoặc truy tố tội phạm;
   facilitate the prevention, detection and investigation of crime and the apprehension or prosecution of offenders;
7. điều tra, thực hiện hoặc bảo vệ các khiếu nại pháp lý hoặc các khiếu nại khác có tính chất tương tự;
   investigate, exercise or defend legal claims or other claims of a similar nature;
8. quản lý sức khỏe, an toàn và an ninh của nhân viên của chúng tôi tại nơi làm việc; và
   manage the health, safety and security of our employees in the workplace; and
9. thực hiện hoặc thực thi các quyền của chúng tôi.
   exercise or enforce our rights.

4. Người Nhận Thông Tin của Bạn
Recipients of Your Information

Chúng tôi có thể chia sẻ thông tin cá nhân về các nhân viên tương lai của chúng tôi cho những người nhận sau:
We may share personal information about our prospective employees with the following recipients:

1. các cơ quan tuyển dụng, khi cần thiết, để thực hiện và quản lý quy trình tuyển dụng;
   recruitment agencies, where necessary to administer and manage the recruitment process;
2. nhân viên, khi cần thiết để điều hành hoạt động kinh doanh của chúng tôi;
   employees, where necessary to operate our business;
3. các nhà cung cấp bên thứ ba, khi chúng tôi thuê ngoài để thực hiện các hoạt động xử lý, khi đó các nhà cung cấp bên ngoài này sẽ xử lý dữ liệu cá nhân thay mặt chúng tôi. Các hoạt động xử lý này sẽ nằm dưới sự kiểm soát của chúng tôi và sẽ được thực hiện theo các tiêu chuẩn bảo mật và hướng dẫn nghiêm ngặt của chúng tôi;
   third party suppliers, where we outsource our processing operations to suppliers that process personal information on our behalf. These processing operations shall remain under our control and will be carried out in accordance with our security standards and strict instructions;
4. những người kế thừa của doanh nghiệp, khi Công Ty được bán cho, mua lại hoặc sáp nhập với một tổ chức khác, toàn bộ hoặc một phần.
   successors of the business, where the Company is sold to, acquired by or merged with another organisation, in whole or in part.
5. cơ quan công quyền, cơ quan quản lý và cơ quan chính phủ, khi cần thiết, để chúng tôi tuân thủ theo các nghĩa vụ pháp lý và quy định của mình;
   public authorities, regulators and government bodies, where necessary for us to comply with our legal and regulatory obligations;
6. cố vấn pháp lý, công ty bảo hiểm và điều tra viên khiếu nại, khi cần thiết, để điều tra, thực hiện hoặc bảo vệ các khiếu nại pháp lý, các yêu cầu bồi thường bảo hiểm hoặc các khiếu nại khác có tính chất tương tự; và
   legal advisers, insurers and claims investigators, where necessary to investigate, exercise or defend legal claims, insurance claims or other claims of a similar nature; and
7. các cơ quan thực thi pháp luật, khi cần thiết, để tạo điều kiện cho việc ngăn ngừa, phát hiện và điều tra tội phạm cũng như bắt giữ hoặc truy tố tội phạm.
   law enforcement bodies, where necessary to facilitate the prevention, detection and investigation of crime and the apprehension or prosecution of offenders.

5. Chuyển Thông Tin của Bạn Ra Nước Ngoài
Overseas Transfers of Your Information

5.1   Chúng tôi hoạt động trên cơ sở toàn cầu và trên toàn thế giới và do đó, chúng tôi có quyền được chuyển thông tin cá nhân về bạn sang các quốc gia khác để xử lý cho các mục đích được nêu trong Thông Báo này. Cụ thể, chúng tôi có thể chuyển thông tin để đánh giá và quản lý đơn xin việc của bạn, điều hành hoạt động kinh doanh của chúng tôi, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của chúng tôi và tuân thủ theo các nghĩa vụ pháp lý và quy định của chúng tôi. Chúng tôi sẽ cố gắng đảm bảo rằng việc chuyển thông tin đó tuân thủ tất cả các luật và quy định về quyền riêng tư dữ liệu hiện hành và cung cấp sự bảo vệ thích hợp cho các quyền và quyền tự do được trao cho các cá nhân theo các luật đó.
We operate on a global and worldwide basis and we therefore reserve the right to transfer personal information about you to other countries to be processed for the purposes outlined in this Notice. In particular, we may make such transfers to assess and manage your application for employment, operate our business, improve the efficiency of our business operations and comply with our legal and regulatory obligations. We shall endeavour to ensure that such transfers comply with all applicable data privacy laws and regulations and provide appropriate protection for the rights and freedoms conferred to individuals under such laws.

6. Lưu Giữ Thông Tin của Bạn
Retention of Your Information

6.1   Công Ty lưu giữ hồ sơ thích hợp về thông tin cá nhân của bạn để điều hành hoạt động kinh doanh và tuân thủ theo các nghĩa vụ pháp lý và quy định của công ty. Trong trường hợp đơn xin việc của bạn không thành công, chúng tôi sẽ lưu giữ các hồ sơ thích hợp về đơn xin việc của bạn trong khoảng thời gian 4 năm trừ khi các nghĩa vụ pháp lý hoặc quy định được áp dụng với chúng tôi yêu cầu thông tin cụ thể phải được lưu giữ lâu hơn hoặc khi thông tin được lưu giữ cho các mục đích được mô tả bên dưới trong mục 6.2. Chúng tôi đã thực hiện các biện pháp thích hợp để đảm bảo thông tin cá nhân của bạn được hủy một cách an toàn một cách kịp thời và nhất quán khi không còn cần thiết nữa.
The Company retains appropriate records of your personal information to operate its business and comply with its legal and regulatory obligations. Where your application for employment is unsuccessful we will retain appropriate records of your application for a period of 4 years unless legal or regulatory obligations imposed on us require specific information to be retained for longer or where the information is being retained for the purposes described below in section 6.2. We have implemented appropriate measures to ensure your personal information is securely destroyed in a timely and consistent manner when no longer required.

6.2   Ngoài khoảng thời gian lưu giữ chung được nêu ở trên trong phần 6.1, chúng tôi cũng có thể lưu giữ thông tin cá nhân của bạn trong một khoảng thời gian hợp lý để cho phép chúng tôi ghép nối các thông tin của bạn với các cơ hội việc làm phù hợp khác có thể nảy sinh trong Aon vào từng thời điểm. Nếu bạn không muốn thông tin của mình được lưu giữ vì mục đích này, bạn nên thông báo cho bộ phận Nhân Sự.
In addition to the general retention period set out above in section 6.1, we may also retain your personal information for a reasonable period to enable us to match your details with other suitable job opportunities that may arise within Aon from time to time. If you do not wish your information to be retained for this purpose you should inform Human Resources.

7. Tính Chính Xác của Thông Tin của Bạn
Accuracy of Your Information

Chúng tôi dựa vào sự sẵn có của thông tin cá nhân chính xác để đánh giá đơn xin việc của bạn và ghép nối bạn với những cơ hội việc làm trong tương lai có thể nảy sinh. Do đó, bạn nên đảm bảo thông tin bạn gửi để hỗ trợ đơn xin việc của mình là chính xác và được cập nhật khi thích hợp. Bạn nên thông báo sớm cho chúng tôi về bất kỳ thay đổi nào về thông tin cá nhân của bạn.
We rely on the availability of accurate personal information to assess your application for employment and to match you with future job opportunities that may arise. You should therefore ensure the information you submit to support your application is accurate and, where appropriate, kept up to date. You should promptly notify us of any changes to your personal information.

8. Tính An Toàn của Thông Tin
Information Security

Chúng tôi đã thực hiện các biện pháp an toàn thích hợp để bảo vệ tính bảo mật, tính toàn vẹn và tính sẵn có của thông tin cá nhân mà chúng tôi thu thập về bạn và đảm bảo rằng thông tin đó được xử lý theo luật về quyền riêng tư dữ liệu hiện hành.
We have implemented appropriate security measures to protect the confidentiality, integrity and availability of the personal information we collect about you and ensure that such information is processed in accordance with applicable data privacy law.

9. Quyền đối với Thông Tin của Bạn
Your Information Rights

9.1   Theo luật về quyền riêng tư dữ liệu hiện hành, bạn có các quyền sau đối với bất kỳ thông tin cá nhân nào mà chúng tôi thu thập và sử dụng về bạn:
You have the following rights under applicable data privacy law in respect of any personal information we collect and use about you:

a.	Quyền truy cập và kiểm tra thông tin cá nhân của bạn hoặc được cung cấp một bản sao cố định của thông tin được lưu giữ về bạn. The right to access and inspect your personal information or be provided with a permanent copy of the information being held about you.
b.	Quyền yêu cầu chỉnh sửa thông tin cá nhân của bạn hoặc trong trường hợp có tranh cãi về tính chính xác của thông tin, có quyền bổ sung thông tin để đưa ra thông báo rằng bạn tranh cãi về tính chính xác của thông tin đó. The right to request the correction of your personal information or in cases where the accuracy of information is disputed, to supplement the information to give notice that you dispute its accuracy.
c.	Quyền yêu cầu xóa thông tin cá nhân, đặc biệt khi việc tiếp tục sử dụng thông tin không còn cần thiết nữa. The right to request the erasure of your personal information, particularly where the continued use of the information is no longer necessary.
d.	Quyền yêu cầu hạn chế xử lý thêm thông tin cá nhân của bạn, ví dụ: khi tính chính xác của thông tin đang gây tranh cãi và bạn yêu cầu không sử dụng thông tin đó cho đến khi xác nhận tính chính xác The right to request the restriction of your personal information from further processing, e.g. where the accuracy of the information is disputed and you request that the information not be used until its accuracy is confirmed.
e.	Quyền rút lại sự chấp thuận, trừ khi pháp luật có quy định khác. The right to withdraw your consent, unless otherwise provided by law.
f.	Quyền khiếu nại với cơ quan quản lý về bảo vệ dữ liệu có liên quan về việc chúng tôi xử lý thông tin cá nhân của bạn. The right to complain to the relevant data protection regulator about our processing of your personal information.

9.2   Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là bạn chỉ có thể thực hiện một số quyền được mô tả trong phần 9.1 ở trên trong một số trường hợp nhất định. Nếu chúng tôi không thể đáp ứng yêu cầu của bạn để thực hiện một trong các quyền của bạn theo luật về quyền riêng tư dữ liệu hiện hành, chúng tôi sẽ viết thư cho bạn để giải thích lý do từ chối. Nếu cần, bạn có thể lấy thêm thông tin liên quan đến các quyền này và việc áp dụng chúng từ Trưởng Phòng Nhân Sự của Aon Việt Nam tại Phòng Nhân Sự.
It is important to note, however, that some of the rights described above in section 9.1 can only be exercised in certain circumstances. If we are unable to fulfil a request from you to exercise one of your rights under applicable data privacy law we will write to you to explain the reason for refusal. Where required, further information concerning these rights and their application can be obtained from the Aon Vietnam Head of Human Resources in the Human Resource Department.

10. Khiếu Nại
Complaints

Nếu bạn muốn khiếu nại về cách chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân của bạn, trước tiên, bạn cần đưa ra khiếu nại với chúng tôi bằng cách liên hệ với Bộ Phận Nhân Sự. Tuy nhiên, nếu bạn không hài lòng với cách chúng tôi xử lý khiếu nại của bạn, bạn có quyền khiếu nại với cơ quan quản lý về bảo vệ dữ liệu có liên quan tại quốc gia của bạn.
If you wish to make a complaint about the way we use your personal information you should raise this with us by contacting Human Resources in the first instance. However, if you are not satisfied with the way we have handled your complaint you have the right to raise the matter with the relevant data protection regulator of your country.

11. Thay Đổi đối với Thông Báo Này
Changes to this Notice

Thông Báo này không phải là hợp đồng và chúng tôi có quyền sửa đổi một cách hợp lý tùy theo từng thời điểm để đảm bảo Thông Báo này tiếp tục phản ánh chính xác cách chúng tôi thu thập và sử dụng thông tin cá nhân của bạn. Chúng tôi sẽ thông báo cho bạn khi có mọi cập nhật hoặc thay đổi đối với Thông Báo này. Bạn nên định kỳ xem lại Thông Báo này để đảm bảo bạn hiểu chúng tôi thu thập và sử dụng thông tin cá nhân của bạn như thế nào.
This Notice is not contractual and we reserve the right to reasonably amend it from time to time to ensure it continues to accurately reflect the way that we collect and use your personal information. Any updates or changes to this Notice will be notified to you. You should periodically review this Notice to ensure you understand how we collect and use your personal information.

12. Thông Tin Liên Lạc
Contact Information

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung của Thông Báo này hoặc các quyền được trao cho bạn theo luật về quyền riêng tư dữ liệu hiện hành, bạn cần liên hệ với Phòng Nhân Sự của Aon Việt Nam tại địa chỉ Phòng 1201, Tầng 12 | Tòa Nhà Văn Phòng HCO, 44B Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm | Hà Nội | Việt Nam hoặc [email protected].
If you have any questions about the content of this Notice or the rights conferred to you under applicable data privacy law you should contact the Human Resource Department of Aon Vietnam at Suite 1201, 12th Floor | Hanoi Central Office, 44B Ly Thuong Kiet, Hoan Kiem | Hanoi | Vietnam or [email protected].

13. Tuyên Bố về Quyền Riêng Tư của Nhân Viên
Employee Privacy Statement

Khi bạn được mời làm việc cho Công Ty, bạn sẽ nhận được một tuyên bố riêng về quyền riêng tư của nhân viên để giải thích cách chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân được thu thập về bạn liên quan đến việc làm của bạn.
Where you are offered employment with the Company a separate employee privacy statement will be issued to you to explain how we make use of the personal information collected about you in connection with your employment.