FAQ: Aanbesteding

Welke vragen stel ik als aannemer bij een aanbesteding om te zorgen dat ook mijn opdrachtgever zijn verantwoordelijkheid neemt?

 

Nota van inlichtingen: een goede voorbereiding is het halve werk

Tijdens een aanbesteding kunt u voor veel vragen komen te staan. Bij werkzaamheden in de weg- en waterbouw is het bijvoorbeeld van groot belang dat u rekening houdt met de aanwezigheid van kabels en leidingen. Tijdens het aanbestedingsproces is het daarom mogelijk hierover vragen te stellen. De overheid beantwoordt uw vragen met een nota van inlichtingen.

De nota van inlichtingen is een aanvulling op de eerder gepubliceerde stukken en vormt een onderdeel van de uiteindelijke aanbesteding. In deze notitie vindt u relevante informatie die– indien onduidelijk – u via de nota van inlichtingen kunt verkrijgen.

De opdrachtgever moet er op grond van de WIBON voor zorgen dat de graafwerkzaamheden waartoe opdracht wordt gegeven op zorgvuldige wijze kunnen worden verricht. De opdrachtgever moet daarvoor voldoende tijd en geld reserveren, zodat de grondroerder in de praktijk in de gelegenheid wordt gesteld de werkzaamheden ook daadwerkelijk zorgvuldig uit te voeren.

Druk ligt vaak op de grondroerder

Uit de praktijk blijkt dat de grondroerder onder tijdsdruk wordt gezet en er te weinig geld wordt gereserveerd om de nodige voorzieningen in acht te nemen. Om de werkzaamheden toch zorgvuldig uit te kunnen voeren moeten voorafgaand aan de werkzaamheden, en dus ook voorafgaand aan de definitieve overeenkomst, goede afspraken gemaakt worden over de invulling van de verantwoordelijkheid tot zorgvuldig graven. Zo is de kans op schade aan kabels en leidingen minimaal.

Voormelding

Om te weten of en waar men in het werk kabels en leidingen kan verwachten, kan de aannemer verlangen dat de opdrachtgever zorgt voor een zogenaamde ‘voormelding’. De potentiële aannemer moet daarom beschikken over voldoende informatie om zijn verplichtingen over het zorgvuldig uitvoeren van graafwerkzaamheden te kunnen naleven en dit financieel te kunnen vertalen. Uit de voormelding blijkt met welke kabels en leidingen de aannemer bij de uitvoering van de werkzaamheden rekening moet houden.

Ligt er bijvoorbeeld een gevaarlijk net? Dan weet de aannemer dat de beheerder van dat net voorzorgsmaatregelen moet treffen en dat de aannemer pas mag beginnen met haar werkzaamheden als deze maatregelen zijn getroffen. Geeft de beheerder bij de aanbestedingstukken geen informatie over de aanwezige netten vrij? Vraag hier dan alsnog om.

Situatie ter plaatse

Betreft het werk het reconstrueren van een weg? Dan weet de aannemer dat de aanwezigheid van het asfalt het opzoeken van kabels en leidingen bemoeilijkt. Hierbij kan de aannemer denken aan een andere wijze van lokaliseren, bijvoorbeeld door middel van detectieapparatuur. De kabel of leiding kan zich bevinden in het puin, waardoor het voortzetten van de werkzaamheden tot schade zou kunnen leiden. In dit geval moet de aannemer de hulp van de netbeheerder inroepen om ter plaatse de situatie te bekijken en zo nodig verdere instructies te geven. De netbeheerder kan wellicht niet dezelfde dag op het werk aanwezig zijn, of de netbeheerder kan ervoor kiezen de betreffende kabel te verleggen. Met als gevolg dat vertraging van de werkzaamheden optreedt. De kosten die hiermee gemoeid zijn, komen voor rekening van de opdrachtgever, mits een en ander duidelijk in de opdracht (met een nota van inlichtingen) is vastgelegd. Voorkom onnodige kosten en zorg dat u hier voorafgaand aan de werkzaamheden over heeft nagedacht. Als er schade ontstaat, treedt er tevens vertraging op die niet automatisch voor rekening van de opdrachtgever komt, tenzij de opdrachtgever de aannemer heeft gevrijwaard voor schade. De opdrachtgever moet er immers voor zorgen dat de werkzaamheden op zorgvuldige wijze kunnen worden verricht.

Als uit de voormelding blijkt dat er binnen het graafgebied kabels en leidingen aanwezig zijn, zorg er dan voor dat u op de hoogte bent van de bodemgesteldheid en bijbehorende obstakels. Dit voorkomt verrassingen tijdens de uitvoering van het werk. Een controle via Google Maps of Google Satellite geeft vaak al een goed beeld van de situatie ter plaatse. Is er sprake van geasfalteerde wegen, bomen, watergangen of vinden de werkzaamheden midden in een woonwijk plaats? Houd er dan rekening mee dat het opzoeken van kabels en leidingen hierdoor bemoeilijkt kan worden.

Het ontwerp

Het ontwerp moet afgestemd worden op de aanwezigheid van kabels en leidingen. Als de opdrachtgever voor het ontwerp heeft gezorgd, wees er bij de aanbesteding dan extra alert op dat hier daadwerkelijk aan is voldaan. Ga hierbij na of de uitvoering van het werk moet worden aangepast in verband met de theoretische ligging van de netten. Voorziet u problemen voor de uitvoering van de werkzaamheden? Waarschuw de opdrachtgever dan vooraf, zodat deze maatregelen kan (laten) treffen, zoals het (laten) verleggen van bestaande kabels en leidingen. Kijk hier voor meer informatie over het verleggen van kabels en leidingen.

Maak een afweging tussen het aanpassen van het ontwerp en het in overleg met de netbeheerder onderzoeken van de mogelijkheid om netten (tijdelijk) te verleggen of vervangen, dan wel spanningsloos te maken of buiten gebruik te stellen. Stel in het tweede geval vast wie de uitvoering verzorgt, op welke wijze, op welk tijdstip en wie de kosten hiervoor draagt.

Zorg er altijd voor dat gebruikte informatie en gemaakte afspraken met de netbeheerder of opdrachtgever vast worden gelegd.

Besteedt de opdrachtgever het opstellen van het ontwerp uit aan de aannemer? Dan moet de aannemer bij het opstellen hiervan rekening houden met de aanwezigheid van de kabels en leidingen. De aannemer voert hierover namens de opdrachtgever overleg met de netbeheerder. Denk hierbij aan het maken van (schriftelijke!) afspraken over de aanwezige netten.

Vastleggen van informatie

Het vooraf schriftelijk vastleggen van afspraken is de grondslag voor het voorkomen van discussie achteraf. Houd bij het schriftelijk vaststellen van de afspraken voldoende rekening met de tijd die nodig is om het lokaliseren van en het graven nabij netten zorgvuldig te kunnen uitvoeren. Doe bij onduidelijkheid of twijfel altijd navraag bij de netbeheerder. Onderzoek of op grond van de informatie sprake is van een net met een gevaarlijke inhoud of van een net met een grote waarde en zo ja, welke maatregelen de netbeheerder hiervoor treft. Zorg ervoor dat deze informatie onderdeel is van de aanbestedingsstukken. Staat hierover niets vermeld? Stel hier dan vragen over, zodat deze informatie in de nota van inlichtingen wordt opgenomen en hiermee onderdeel wordt van de overeenkomst.

Stel verder vragen om voldoende inzicht te krijgen over de gelegenheid die wordt gesteld voor het onderzoeken van de exacte ligging van de aanwezige netten. Zoals vermeld, moet de opdrachtgever via de nota van inlichtingen antwoord geven op deze vragen, waarmee deze onderwerpen onderdeel worden van de overeenkomst.

Financiële gevolgen

Een goede voorbereiding is het halve werk! Als de opdrachtgever naar uw mening niet voldoende tijd en geld beschikbaar heeft gesteld om de verplichtingen voortvloeiend uit de WIBON na te kunnen komen, maak dan de afweging of u dit werk wel wilt uitvoeren. Er hangt u niet alleen een boete van het Agentschap Telecom boven het hoofd, maar ook de kans op schade wordt hierdoor groot. Bovendien kunnen graafincidenten ernstige gevolgen hebben. Denk aan de grote financiële gevolgen door de onderbreking van economisch essentiële diensten, maar vooral de veiligheid voor omgeving en directe betrokkenen van de graafwerkzaamheden.

Vragen?

 

Heeft u vragen of behoefte aan advies? Raadpleeg dan onze website of neem contact met ons op.