Netherlands

Verzuimregistratie: de haken en ogen

 

Stel: de telefoon gaat en uw werknemer meldt zich ziek. Hij geeft geen toelichting, geen uitleg, niets. Mag u dan doorvragen naar de aard en oorzaak van het verzuim? ‘Nee’ zegt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Ook aan het registeren van verzuiminformatie – bijvoorbeeld als een zieke werknemer zélf tekst en uitleg geeft – zijn strenge regels verbonden. De Autoriteit Persoonsgegevens volgt de Wbp strikt op en kan forse boetes uitdelen. Wat moet u weten over de verslaglegging rond verzuim?

Allereerst mag u als werkgever bij een ziekmelding alleen vragen om noodzakelijke informatie voor loondoorbetaling en voortzetting van het werk door iemand anders. Zaken als de aard en oorzaak van het verzuim en ook een eventuele zwangerschap zijn gegevens over de gezondheid van de werknemer. Zulke ‘bijzondere persoonsgegevens’ mag u als werkgever volgens de wet niet verwerken.

Wat u volgens de Autoriteit Persoonsgegevens bij een ziekmelding mag vragen:

  • het telefoonnummer en (verpleeg)adres
  • de vermoedelijke duur van het verzuim
  • de lopende afspraken en werkzaamheden
  • of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt)
  • of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
  • of er sprake is van een (verkeers)ongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid)
Bron: Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers

 

Voor het blok
Gelukkig zijn het in de praktijk alleen bijzondere gevallen die u als werkgever voor het blok kunnen zetten. Denk aan een werknemer die thuis komt met zijn been in het gips, en vervolgens bedenkt dat hij het wel prima vindt om een paar weken vrij te zijn. ‘Ziek’ geeft hij door met een simpel telefoontje. U weet wel beter, maar doorvragen mag niet en zo heeft u het nakijken. Vervangend vervoer regelen is geen optie.

Wat kunt u als werkgever wél doen tegen verzuim? Twee tips:

  1. Houd uw mensen gezond, gemotiveerd en blijf met ze in gesprek. Zo verkleint u de kans op ‘onnodig’ verzuim.
  2. Schakel zo snel mogelijk uw bedrijfsarts of arbodienst in. Zij mogen doorvragen naar de oorzaak en reden van verzuim en kunnen u zo informeren over mogelijkheden en beperkingen tot werkhervatting.
Voor uitsluitsel over wat u wel en niet aan persoonsgegevens en privacygevoelige informatie vast mag leggen, schakelt u bij voorkeur een erkende adviseur in die de precieze regelgeving op dit gebied kent. Aon kan u bijvoorbeeld (stapsgewijs) helpen met een GDPR volwassenheidstoets, Privacy-risicobeoordeling, Privacy-actieplan en met de implementatie van benodigde maatregelen.